Методические рекомендации по созданию и наполнению электронной базы данных «Список фондов, реестр описей, дел и документов» в государственном архиве Западно-Казахстанской области
Шаблон для электронной базы данных "«Список фондов, реестр описей, дел и документов» (далее - база данных) является разработкой сотрудников нашего архива и создан на основе Microsoft Office Access 2003 и рекомендован к использованию работникам государственных архивов, а также архивариусам ведомственных архивов.
Цель и предназначение базы данных – сохранение на электронных носителях имеющегося бумажного научно-справочного аппарата и архивных документов. В нем предусмотрено создание и постепенное накопление взаимосвязанных между собой четырех основных баз данных архива.
- «Фонды» (перечень наименований архивных фондов);
- «Описи» (перечень наименований описей архивных единиц хранения);
- «Дела» (перечень заголовков архивных дел);
- «Документы» (внутренние электронные описи документов).
Преимущества переноса бумажного архива в электронный архив достаточно многочисленны и убедительны.
1) Оперативность в работе с документами;
2) Надежность и долговечность;
3) Многопользовательский режим;
4) Дистанционный доступ;
5) Возможность последующей интеграции в любое программное обеспечение.
6) Паралельное решение проблемы сохранности оригиналов и обеспечения гигиеничности работы архивистов.
При условии полного наполнения базы данных ее можно использовать как основу для создания автоматизированных каталогов, электронных описей и путеводителей.
В методических рекомендациях рассматриваются функции, предназначение и возможности электронной базы данных, принципы, структура и порядок создания и наполнения электронной базы данных, а также предусмотрены меры по обеспечению сохранности информации, вводимой в электронную базу данных.
