Электронный фондовый каталог на веб-сайте архива

Электронный фондовый каталог
с функцией автоматизированного поиска
на веб-сайте государственного архива Западно-Казахстанской области

(статья опубликована в журнале "Вопросы документооборота" в №1(61) от 2015 года)

 

В январе 2013 года Указом Президента Республики Казахстан №464 утверждена Государственная программа «Информационный Казахстан - 2020» (далее – программа).

Программа стала одним из важнейших документов, направленных на дальнейшую реализацию инновационной и информационной политики государства, и  явилась логическим продолжением ранее принятых государством масштабных проектов – Государственной программы по форсированному индустриально-инновационному развитию Республики Казахстан на 2010 - 2014 годы, а также Программы по развитию информационных и коммуникационных технологий в Республике Казахстан на 2010 - 2014 годы.

Ей отводится ведущая роль в создании условий для перехода к информационному обществу, а одной из задач Программы обозначено расширение доступа граждан к объектам и материалам архивных учреждений посредством выработки предложений по созданию единой системы автоматизированного учета документов Национального архивного фонда Республики Казахстан с функционалом информационного поиска документов, выработки предложений по созданию Единой системы электронных архивов.

Вместе с тем, в программе отмечено, что «в целом необходимо будет взять курс на улучшение качества информации и прикладных сервисов государственных интернет-ресурсов (веб-сайтов и порталов)».

С 2013 года областным государственным архивом ведется системная работа для достижения поставленных целей.

Для начала был разработан шаблон электронной базы данных «Электронный архив» в формате Access, предусматривающий перевод научно-справочного аппарата архива в электронный формат, уже два года продолжается его наполнение и успешное использование сотрудниками архива, а также пользователями читального зала. Паралельно велись работы по созданию собственного веб-сайта архива.

Однако, как предусматривалось программой, для улучшения качества интернет-ресурса, а также в целях обеспечения широкого доступа граждан к ретроспективной открытой архивной информации, в перспективе было решено предоставить возможность пользоваться созданной базой не только в служебных целях, но и опубликовать на веб-сайте архива для пользователей наших услуг в Интернете.

Изучив опыт работы в этом направлении российских веб-сайтов архивов, нами было проведено обобщение и систематизация подобных проектов и разработано техническое задание на создание электронного фондового каталога с функцией автоматизированного поиска в веб-среде на веб-сайте архива.

В настоящее время мы рады представить первые результаты нашей работы – с июля 2014 года начал свою работу веб-сайт архива под доменным именем www.muragat-bko.gov.kz, где мы смогли реализовать нашу идею электронного фондового каталога, снабженного автоматизированным поиском.

Проект реализован на веб-сайте в горизонтальном меню в разделе «Базы данных» в пункте вертикального меню «Каталог фондов». Каталог имеет вложенную структуру, воспроизводящую точно такую же последовательность поиска архивной информации, как и при самостоятельной работе исследователя в читальном зале архива. То есть «Список фондов» - «Реестр описей» - «Описи дел» - «Внутренняя опись дел». Тем самым мы постепенно углубляемся от фонда к описям, от описей - к делам, от дел – к документам.

Изначально при входе в каталог отображается список фондов архива (рис.1). Имеется возможность сортировки по № фонда, по алфавиту наименования фондов. Для этого достаточно кликнуть на заголовке таблицы «№фонда», «Названия фондов». Имеется возможность быстрого пролистывания и перемещения с помощью «бегунка» по страницам каталога.

В списке фондов Вы можете увидеть номер фонда, наименование организации-фондообразователя, крайние даты документов в фонде и количество единиц хранения по конкретному фонду. Все наименования фондов кликабельны, при нажатии на них раскрывается следующий уровень вложенности – реестр описей внутри фонда (рис.2).

Следующий уровень вложенности содержит в заголовке номер выбранного пользователем фонда; его наименование; рубрику, к которой относится фонд; принадлежность фонда; крайние даты документов в фонде; количество единиц хранения, а также время первого поступления фонда в архив.

Здесь же отображены аннотации, исторические справки и описи по фонду.

Описи фонда приводятся с подробными характеристиками: номер описи, крайние даты дел внутри описи и количество единиц хранения внутри описи.

Все наименования описей кликабельны, при нажатии на них осуществляется переход на следующий уровень – список дел внутри каждой описи (рис.3).

В заголовке выбираемых описей предусмотрено отображение номера выбранной описи, номера фонда, к которому принадлежит выбранная опись, крайние даты документов внутри описи и количество единиц хранения (дел) внутри описи.

Здесь же имеется кликабельная надпись «Показать сканированную копию описи». Нажав на нее можно просмотреть отсканированную опись дела. Это необходимо для установления идентичности данных в базе и в бумажной описи.

Само собой, уровень перечня дел внутри описи также содержит полный список наименований дел по данной описи. Пользователь имеет возможность увидеть раздел, к которому относится конкретное дело, номер дела, индекс дела по номенклатуре, заголовок дела и крайние даты документов в деле. Все наименования дел внутри описей кликабельны, при нажатии на них открывается новый уровень вложенности – уровень документов внутри дела (рис.4).

Следующий уровень предусматривает отображение в заголовке номера выбранного дела, № описи и № фонда.

Содержимое контентной части будет содержать заголовок дела, номер дела, индекс дела, номер связки, раздел описи, дата самого раннего документа в деле, дата самого позднего документа в деле и количество внесенных в базу документов по этому делу.

Вместе с тем ниже приводится список документов внутри дела, в котором указан номер и дата документа, вид документа, характер вопроса, краткое содержание документа  и номера страниц в деле, на которых находится документ.

Таким образом, электронный фондовый каталог с точностью воспризводит механизм поиска архивной информации на бумажном носителе.

Помимо этого, фондовый каталог, как было сказано выше, снабжен функцией автоматизированного поиска.

Все мы знаем, как сложно найти нужную информацию в огромной массе документации, и насколько при этом упрощает данный процесс наличие таких инструментов, как поисковая система. В сущности для этого и создаются электронные базы данных. Такие системы прочно вошли в нашу жизнь и мы каждодневно пользуемся ими как чем-то само собой разумеющимся. К ним относятся такие гиганты, как Google, Yahoo! и другие.

Поисковая система нашего веб-сайта также позволяет пользователю искать определенную информацию, но только в определенной базе, расположенной на сайте – «Электронный архив». Это дает пользователю неограниченные возможности в поиске точечной информации, то есть, вводя в поисковую систему конкретное слово или фамилию, Вы сможете получить ответ от системы: есть ли такая информация в архиве и в каком архивном фонде она содержится. Поиск реализован по всем параметрам, которые только могут заинтересовать пользователя – по архивному шифру, по ключевому слову или по дате события и документа.

Данная функция реализована в пункте меню «Расширенный поиск», для этого предусмотрены специальные поля выбора критерия поиска. В расширенном поиске имеется специальная строка для ввода искомого слова или цифры (рис.5).

Можно путем проставления звездочек в нужных критериях задать системе задачу и указать, где нужно искать нужную информацию.

Во-первых, предусмотрен поиск по заголовкам фондов, разделов описей, заголовков дел, кратких содержаний документов, по автору документа и по месту составления документа.

Во-вторых, предусмотрен поиск по номерам - №фонда, № описи, № документа.

В-третьих, предусмотрен поиск по крайним датам документов, в ближайшие дни появится поиск по временным периодам.

После ввода искомого слова (цифры) и выбора нужных параметров поиска, нужно нажать «Искать» и системы выдаст результат в виде количества найденных совпадений в базе данных.

Результаты поиска отображаются с подсвеченными искомыми данными и при этом будет подробно написано, в каком из заданных параметров и сколько совпадений обнаружено. На каждом из обнаруженных результатов будет отображен архивный шифр найденного документа (№фонда, №описи, №дела и так далее).

Все обнаруженные результаты в списке кликабельны и по ним можно углубляться и просмотреть результатат дальше, при этом отображение реквизитов будет индентичным каталогу фондов.

Также у пользователя имеется возможность быстро и оперативно попасть в конкретный фонд, опись, дело и/или документ через пункт меню «Архивный шифр», если ему известен точный архивный шифр. Это необходимо в случаях, если пользователь уже знаком с каким либо фондом и ему нужно уточнить и посмотреть заголовок конкретного фонда, описи, дела и уточнить номер документа или номер связки.

Таким образом, теперь пользователи смогут искать нужную архивную информацию не выходя из дома за своим компьютером.

Наличие такого каталога на веб-сайте архива безусловно дает массу преимуществ пользователям архивной информации. Электронный каталог фондов, а особенно функция автоматизированого поиска, предоставляет неограниченные возможности для поиска информации и значительно экономит затраты времени. Возможности поиска намного шире и качественнее, чем при заданном поиске на бумаге вручную.

Каталог содержит 100 % сведений об организациях (фондах), которые когда-либо сдавали документы на хранение в архив, 100% сведений об описях по фондам, 30 % сведений о наименованиях дел, газет, журналов и книг, хранящихся в этих фондах, а также некоторые наименования документов внутри дел. Со временем наполнение базы данных на сайте будет наиболее полным. Для этого предусмотрено ежеквартальное обновление данных в каталоге с помощью специального прикладного программного обеспечения – конвертатора.

В будущем в этом разделе предполагается разместить все шесть баз данных – электронный архив, награжденные, нотариальные действия, исследователи, метрические книги и перечни дел с указанием сроков хранения. К каждой базе данных предполагается внедрить функцию автоматизированного поиска.

Вместе с тем, еще одно преимущество сайта - небольшая электронная библиотека, помещенная в модуль «Издания и публикации» (рис.6). Содержит перечень изданий из библиотеки архива и их сканированные файлы-образы (флеш-бук). Издания подготовлены в разное время краеведами и историками области по материалам областного и районого архивов и пользуются наибольшим спросом у читетелей. Список изданий включает в себя фотоизображение издания, краткую аннотацию к нему и является кликабельным, то есть при нажатии на изображение в новом окне открывается сканированный образ (флеш-бук) издания, издание  предстает перед пользователем в виде листаемой книги (рис.7,8).

Здесь размещены «Календари знаменательных дат», «Книга скорби», «Книга памяти», а также начато размещение коллекции газет и метрических книг раннего периода. Для примера размещена одна метрическая книга из 237 фонда, 2 описи, №97 и одна подшивка газеты «Яицкая правда» 1919 года. Со временем планируется полное размещение на сайте всех метрических книг и газет, имеющихся в архиве.

Издания предназначены только для прочтения и исключена возможность массового копирования и тиражирования, то есть соблюден принцип работы в читальном зале архива.

Помимо этого, сайт архива традиционно содержит много полезной справочной информации -  здесь Вы найдете информацию об истории создания, функциях, структуре и штатной численности, о текущей деятельности и планах работы архива, описи газет, книги журналов, описи метрических книг, описи особо ценных фондов и дел, помещен справочник по награжденным лицам и алфавитные книги нотариальных действий, уже опубликован обзор фондов личного происхождения, есть справочники по местонахождению документов по личному составу, издана книга по номенклатурным работникам, имеется лента баннеров со ссылкой на многие партнерские сайты и многое другое. Эти сведения будут полезны и интересны для всех категорий пользователей сайта – учащимся, студентам, ученым, пенсионерам, для тех, кто изучает родословную, кто проводит биографические исследования.

Архивистам будут интересны электронные шаблоны баз данных, а также научно-методические разработки сотрудников областного архива по вопросам архивного дела, делопроизводства и информатизации архивных процессов, шаблоны бланков и законодательная база.

Вместе с тем, на сайте архива предусмотрена тематическая подборка в виде вертикального бокового меню. Здесь вся информация с сайта сгруппирована по тематикам и предназначена для конкретных категорий пользователей – исследователи, делопроизводители, а также лица, ходатайствующие о представлении архивной справки или претендующие на занятие вакансий, смогут напрямую попасть в нужные им разделы.

Также на сайте можно задать интересующие вопросы и узнать самые последние новости архива.

Подытоживая обзор структуры и содержимого веб-сайта, хотелось бы отметить, что на территории Казахстана немногие архивы имеют свои сайты, но и те, которые представлены в Интернете, не имеют подобных электроных библиотек и электронных фондовых каталогов, снабженных автоматизированным поиском. Данный проект является исключительным и не имеющим аналогов в масштабе республики и явился продуктом, созданным на основе опыта работы российских коллег. Наш сайт вобрал в себя все лучшее, что было представлено на сайтах российских архивов и в некоторой части даже превзошел их.

Мы не просто ведем работу по переводу архивной информации в электронные базы, это делается во многих архивах, но мы смогли с помощью веб-сайта предоставить первые  результаты своей работы широкому кругу наших пользователей. Надеемся, что теперь с помощью электронного каталога фондов интересная, полезная, объективная и оперативная информация станет доступна более широкому кругу населения.

Для сведения также хотелось бы сообщить, что в текущем году веб-сайт архива принял участие в конкурсе на «Национальную интернет-премиюAWARD.kz 2014» и признан одним из 10-ти лучших сайтов по версии казахстанских экспертов в номинации «Органы власти и самоуправления», а также был зачислен в число 30-ти претендентов на специальную премию «Лучший двуязычный сайт».

Руководитель отдела по работе с исследователями и информационных технологий А.Искакова

08.01.2015