Отчет о работе отдела по работе с исследователями и информационных технологий за январь-апрель 2017 года

Зерттеушілермен жұмыс және ақпараттық технологиялар бөлімінің қызметі архивтің бекітілген жылдық жұмыс жоспарына, бөлімнің жұмыс жоспарына және міндеттеріне сәйкес жүргізіледі және оқу залында зерттеушілерге қызмет ету мен компьютерлік, ақпараттық технологияларды мұрағат саласына енгізу жөніндегі шаралар кешенін қамтиды.

Оқу залының негізгі қызмет түрлері ретінде келушілерді қабылдау, зерттеушілерге кеңестер беру, анықтамалық-ақпараттық аппаратты ұсыну, сұраныстары мен талаптары бойынша істерді беру және кері қабылдау, берілген құжаттардың сақтылығын қадағалау және бүлінуіне жол бермеу, тақырыптамалар мен зерттеушілердің есебін жүргізу болып табылады. Аталған қызметтер жүйелі түрде орындалуда.

Былтырғы жылдың қаңтар-сәуір айларында тіркелген зерттеуші саны 28 адам болса, архивке жұмыстануға келгендердің саны 96 құраған. Биылғы жылдың есепті мерзімімен салыстырғанда тіркелген зерттеушілердің саны 43-ке жетіп, 54% өскені және архивке келушілердің саны 139-ге жетіп, 44% өскені байқалады.

2016 жылдың 4 айында зерттеушілерге берілген анықтамалық-ақпараттық құралдардың саны 70 тізімдеме, берілген архивтік істердің саны – 168, дайындалған көшірмелер саны – 49 тапсырыс/583 парақ құраған болса, 2017 жылдың 4 айында аталған көрсеткіштердің күрт өсуі байқалады:  берілген анықтамалық-ақпараттық құралдардың саны 320 тізімдеме (4,6 есе өсті), берілген архивтік істердің саны – 658 (4 есе өсті), дайындалған көшірмелер саны – 69 (40% өсті) тапсырыс / 690 парақ.

Тіркелген тақырыптардың саны да 2 есе 28-ден 43-ке дейін өскен. Зерттеулердің тақырыптары өзгеріске ұшырамауда, жылдан жылға белгілі бір тақырыптарға байланысты, ол - 1941-1945 жылдардағы Ұлы Отан соғысының 70 жылдығына орай зерттеулер,  автобиографиялық және шежірелік зерттеулер, мекемелер мен ұйымдардың мерейтойлық даталарына және әр түрлі тақырыптағы дипломдық және ғылыми жұмыстарға тиесілі.

Архив кітапханасын толықтыру мақсатында оқу залына кітап, газет пен журналдар қабылдануда, оларды түптеу және есепке алу жұмыстары жалғасын тапты. Нәтижесінде 2017 жылдың 4 айында былтырғы жылы түскен 71 газет түптемесі тігіліп аяқталды, 70 журнал түптемесі мен 3 кітап тапсырылды. Сонымен қатар, 2016 жылы сканерлеуден өткен 28 метрикалық кітаптары мен 2017 жылдың 4 айында сандаудан өткен аса құнды құжаттардың 161 істері қайта тігілді. Барлығы 247 газеттер мен істер тігілді.

2017 жылы сайтқа жарияланған материалдар саны азайғаны байқалады, себебі жариялауға жоспарланған барлық метрикалық кітаптар, газеттер мен жеке тектік құжаттар, электрондық қорлар каталогы мен барлық тізімдемелер, тарихи анықтамалар өткен жылы толықтай сайтқа енгізіліп, сайттың дискілік кеңістігі 40 Гб жетті, ал жалданған хостингтің дискілік көлемін одан әрі ұлғайту үшін қосымша қаражат 2017 жылы қарастырылмады. Осы себептерге байланысты ағымдағы жылы сайтқа тек жедел жаңалықтарды орналастыру көзделген және олар жүйелі түрде атқарылуда. Сол сияқты, веб-сайтты техникалық сүйемелдеу шаралары жалғасуда, сайттың жұмысы қалыпты және еш ақаулықтар орын алған жоқ.

Бөлім қызметінің бір бағыты болып табылатын архивтік құжаттардың электрондық қорын қалыптастыру, оған іздеу жүйесін құру және жаппай сандау шаралары да «Ақпараттық Қазақстан 2020» мемлекетік бағдарламасын орындау аясында жүйелі түрде жүргізілуде.

Аталған қорға былтырғы жылы есепті мерзімде архивтік істердің атауларын енгізу жұмыстары атқарылған болса, ол шаралар 2016 жылы мамыр айында аяқталып, сол кезден бері әр архивтік істің ішіндегі әр құжатты сипаттау жұмыстары жүруде. Өткен 4 айда мерзімде 31348 құжаттар сипатталды, ол негізінен нотариалдық іс-әрекеттер, марапаттау, жергілікті атқарушы органдардың нормативтік-актілері бойынша құжаттары.

Сонымен қатар, осы қорға архивке жаңадан түскен сақтау бірліктері мен қорлары бойынша тиісті өзгерістер енгізіліп отырады - 2 қордың атауы, 12 тізімдеме, 373 сақтау бірлігі қосымша енгізілді. Қазіргі жағдайда қорлар,  тізімдемелер мен сақтау бірліктері толық деп айтуға болады, тиісті түгендеу шаралары атқарылуда.

Жаппай сандау жұмыстары жоспарлы түрде өз жалғасын табуда. 2017 жылдың жоспарына сай 1674 аса құнды сақтау бірліктері сканерлеуі тиіс болатын, өткен 4 айда оның 140-ы сандалып аяқталды. Былтырғы жылдың қаңтар-сәуір айларымен салыстырғанда сандау жұмыстарының деңгейі бір қалыпта қалуда: 2016 жылдың есепті мерзімінде – 17708 парақ (25 сақтау бірлігі), ал 2017 жылы 18205 парақ (161 сақтау бірлігі).

Зерттеушілермен жұмыс және ақпараттық технологиялар бөлімінің қызметі компьютерлік және ақпараттық технологияларды саласына енгізу жөніндегі шаралар кешенін де қамтиды.

2017 жылы 2 жаңа жүйелік блок алынды, басқа жаңадан алынған компьютерлік жабдықтар жоқ.  Ал 2016 жылдың қаңтар-сәуір айларында Америка Құрама Штаттарының Холокост музейінен сандау жұмыстарын атқару үшін ақысыз түрде 6 дана сканерлер алынған болатын – 3 дана А3 форматты Plustek OpticPro A360 планшетті сканерлер, 2 дана HP Scanjet Enterprise Flow 7000 s2 поточтық сканерлер және 1 дана А3 форматты ақ-қара екі түсті Bizhub 215 көпфункционалды құрылғы. Архивта сандау шаралары аталған сканерлер арқылы жүзеге асуда.

Мақсаттар мен міндеттер

3.Зерттеушілермен жұмыс және ақпараттық технологиялар бөлімі бойынша.

 Қазақстан Республикасы Үкіметінің 2013 жылғы 7 ақпандағы № 101 Қаулысымен бекітілген "Ақпаратты Қазақстан - 2020" мемлекеттік бағдарламасын іске асыру жөніндегі 2013 - 2017 жылдарға арналған іс-шаралар жоспарының" 234-ші тармағын орындау мақсатында келесідей мақсаттар мен міндеттер алға қойылды:

-      Біріншіден, алдағы 5 жылда қолданыстағы электрондық мәліметтер қорына барлық жеке құрам бойынша мәліметтер мен барлық жергілікті атқару органдарының құжаттарын сипаттап енгізуді аяқтау қажет. Оның нәтижесінде толыққанды іздеу жүйесі қалыптасады деп айтуға болады, архивтік анықтамаларды тез арада және сапалы орындауға барлық мүмкіндіктер туады.

-      Екіншіден,  алдағы 5 жылда жаппай сандау жұмыстарын аяқтау қажет. Оның нәтижесінде қағаз түріндегі архивтік құжаттардың сақтылығы арта түседі, олардың сақтық электрондық көшірмелері пайда болады.

-      Үшіншіден, 2018 жылы республикалық бірыңғай электрондық құжаттар қоймасына интеграциялану үдерістеріне дайындық жұмыстарын қолға алу қажет. Ол үшін тез арада ақпараттық технологияларды архивтік үдерістерге енгізу шараларын ақпараттық технологиялар саласын реттейтін стандарттар мен талаптарға сай ұйымдастыру және сәйкестендіру қажет, жоғарыда аталған жұмыстардың нәтижесінде пайда болған электрондық ақпараттың жойылмауын қамтамасыз ету, одан әрі сақтап қалу және талаптарға сай кеңінен қолданысқа енгізу мәселесін шешу міндеті тұр.

Аталған міндеттер мен мақсаттарға қол жеткізу үшін серверлік жабдықтар мен арнайы архивтік үдерістерді автоматтандыратын бағдарламалық өнім сатып алып, қолда бар электрондық көшірмелерді соларға көшіру қажет. Сонымен қатар, атқарылып келетін архивтердің материалдық-техникалық қорын күшейту мәселесі өзекті - архивтерге архивтік құжаттарды сканерлейтін арнайы жоғары технологиялы өнеркәсіп жабдықтар, яғни сканерлер, бөлу керек және штаттық бірліктер санын ұлғайту мәселесін қарастырған жөн.

Зерттеушілермен жұмыс және
ақпараттық технологиялар
бөлімінің басшысы                                                            А.Искакова

15.05.2017 жыл