Методические рекомендации по использованию электронного шаблона по проверке номенклатуры дел организации
Электронный шаблон проверки номенклатуры дел организации является разработкой сотрудников нашего архива и реализован в Microsoft Office Excel 2003.
Шаблон проверки номенклатуры дел предназначен для проведения автоматизированной проверки и выявления несоответствий выбранных в номенклатуре дел организации номеров пунктов, сроков хранения и содержания по каждому наименованию дела при его сравнении с соответствующими номерами пунктов, сроками хранения и содержанием по переченю.
Данный шаблон разработан для сотрудников отдела по работе с ведомственными архивами Западно-Казахстанского областного архива и его филиалов, а также может быть использован членами экспертно-проверочной комиссии местного исполнительного органа.
Использование данного шаблона предоставляет ряд преимуществ, в том числе:
1) Позволяет автоматически выявить ошибки в сроках хранения;
2) При автоматическом выявлении ошибки в сроках хранения позволяет на одном с номенклатурой листе увидеть каким должен быть срок хранения по типовому перечню;
3) Позволяет автоматически выявить в номенклатуре те номера пунктов, которые не существуют в типовом перечне;
4) При верном написании номера пункта и срока хранения дает возможность на одном с номенклатурой листе увидеть каким должен быть заголовок дела по типовому перечню и сравнить его с фактическим заголовком дела по номенклатуре;
5) При верном написании номера пункта и срока хранения дает возможность на одном с номенклатурой листе увидеть из какого раздела перечня внесен данный пункт и определить соответствует ли этот выбор конкретной ситуации;
6) При проверке номенклатуры дел организаций отпадает необходимость работы с бумажными данными и ручным поиском, все поисковые операции и подстановка значений в шаблоне происходят автоматически.
В методических рекомендациях приведено обоснование использования электронного шаблона проверки номенклатуры дел организации, его функции, предназначение и возможности, порядок и принцип работы с ним, пошаговая инструкция по его использованию с фотоиллюстрациями.
