Методические рекомендации по использованию электронного шаблона по составлению номенклатуры дел организации
Электронный шаблон составления номенклатуры дел организации является разработкой сотрудников нашего архива и реализован в Microsoft Office Excel 2003.
Шаблон составления номенклатуры дел предназначен для максимальной автоматизации и исключения ошибок в процессе составления номенклатуры дел организаций.
Данный шаблон разработан для сотрудников организаций, на которых возложены функции по составлению номенклатуры дел организации.
Использование данного шаблона предоставляет ряд преимуществ, в том числе:
1) Отпадает необходимость набирать заголовки дел вручную, так как происходит автоподстановка из предложенного типового перечня, но при этом сохраняется возможность внесения незначительных изменений в наименование дел;
2) Обладает функциональной поисковой возможностью - автофильтрацией, так как нужные заголовки дел можно искать по любым параметрам;
3) Исключает ошибочное введение сроков хранения и пунктов перечня, подставновка которых происходят автоматически при выборе заголовка;
4) Предотвращает ошибочный выбор заголовков дел, не относящихся к тематическому разделу;
5) Осуществляется автоматическое просчитывание итогов;
6) Осуществляется автоматическая нумерация;
7) Максимально автоматизирован процесс оформления формы номенклатуры;
8) Предусмотрено автозаполнение справочных данных организации;
9) Отпадает необходимость перевода с официального языка на государственный язык.
В методических рекомендациях по использованию электронного шаблона по составлению номенклатуры дел организации приведено обоснование использования электронного шаблона составления номенклатуры дел организации, его функции, предназначение и возможности, порядок и принцип работы с ним, пошаговая инструкция по его использованию с фотоиллюстрациями.
Данная разработка приняла участие в республиканском конкурсе методических работ, проведенном в 2013 году Министерством культуры и информации в рамках 90-летия архивной службы РК и 15-летия со дня принятия Закона РК "О национальном архивном фонде и архивах", и заняла 3-е место в конкурсе.
Версия для печати опубликована в журнале "Вопросы документооборота" №1 (49) за январь 2014 года.
