О состоянии работы по оцифровке и созданию электронных каталогов
В послании Президента Республики Казахстан народу Казахстана «Стратегия «Казахстан-2050». Новый политический курс состоявшегося государства» и Указе Президента Республики Казахстан №464 «О Государственной программе "Информационный Казахстан - 2020" и внесении дополнения в Указ Президента Республики Казахстан от 19 марта 2010 года № 957 "Об утверждении Перечня государственных программ" от 8 января 2013 года было поручено обеспечение деятельности интернет-ресурсов государственных органов, создание страхового фонда архивных документов, их перевод на новые цифровые носители, выработка предложений по созданию единой системы автоматизированного учета документов Национального архивного фонда с функционалом информационного поиска документов, выработка предложений по созданию Единой системы электронных архивов. Во исполнение данных поручений были приняты соответствующие программы и постановления Правительства РК.
В целях реализации поставленных задач, внедрения новых технологий и методов работы в деятельности архивистов и потребителей архивной информации нами проводится определенная системная работа.
Следует отметить, постановлением акимата области архив был выделен в самостоятельное учреждение в августе 2012 года. С этого момента при читальном зале архива был создан отдел информационных технологий с 3 штатными единицами.
За последние два года компьютерный парк архива обновился на 50%: дополнительно было закуплено 10 компьютеров, приобретен сканер формата А3 и многофункциональное устройство. На сегодня все сотрудники архива обеспечены новыми компьютерами, копировальной и сканирующей техникой. Все используемые принтеры и сканеры А4 формата.
С 2006 года подключен интернет и установлена локальная сеть, услуги населению оказываются посредством е-акимат. Впервые в 2014 году создан и введен в эксплуатацию веб-сайт архива.
Вместе с тем, в целях создания электронных каталогов разработаны и отданы для наполнения 7 шаблонов баз данных. Среди них «Электронный архив», «Источники комплектования», «Нотариальные действия», «Награжденные», «Исследователи», «Метрические книги» и «Перечень дел с указанием сроков хранения». Следует отметить, что наиболее активно проводятся работы по наполнению следущих баз данных - «Электронный архив», «Источники комплектования», «Награжденные» и «Исследователи».
Например, по состоянию на 1 ноября 2014 года в базу данных «Электронный архив» внесено 1912 наименований фондов, 5033 наименований описей, 185987 наименований дел и 50732 наименований документов.
Наряду с этим, отсканировано аннотаций по 284 фондам, оцифровано исторических справок по 323 фондам, отсканировано 1725 описей по 739 фондам и по 8 фондам оцифровано 89 дел.
Следует отметить, что объем сканируемой информации очень велик. В частности необходимо по 1912 фондам сначала внести в базу, а затем отсканировать свыше 5 тысяч описей и свыше 550 тысяч архивных дел. Поэтому всестронне привлекается труд общественных работников, студентов и специалистов по молодежной практике. Такие же работы проводятся в Сырымском и Жалпакталском филиалах.
Перевод архивной информации в электронный формат имеет огромное значение, которое невозможно переоценить. Это дало бы возможность создать более комфортные условия для работы не только архивистов, но и пользователей архивной информации. Перевод на электронные носители – это оперативность в работе с документами, надежность и долговечность, многопользовательский уровень доступа, дистанционный доступ, возможность последующей интеграции в любое программное обеспечение, сохранность бумажных оригиналов и обеспечение гигиеничности работы архивистов и многое другое.
Но самое главное, накопленную в базе данных информацию мы планируем разместить на сайте архива в виде электронного каталога с поисковой системой к базе данных по аналогу с российскими архивами. В настоящее время подобных проектов на сайтах отечественных архивов не имеется.
Размещение баз данных в веб-среде с возможностью автоматизированного поиска предоставит пользователям возможность заранее ознакомиться с составом содержащейся в архиве информации и при необходимости позволит искать архивную информацию по ключевым словам, архивному шифру и по годам.
Нами разработано соответствующее техническое задание на разработку поисковой системы к базам данных в веб-среде, определен исполнитель работ и уже активными темпами ведутся работы по программированию модуля и интеграции данных. Надеемся что уже в начале следующего года вы сможете воспользоваться услугами поисковой системы на сайте архива не выходя из дома.
Руководитель отдела по работе с исследователями и информационных технологий ГА ЗКО
А.Искакова
21.11.2014 год
Сотрудники отдела по работе с исследователями и информационных технологий в процессе внесения описей и оцифровки (2014 год)
Внешний вид электронной базы данных "Электронный архив"
Внешний вид разрабатываемого поискового модуля к базе данных "Электронный архив" на веб-сайте архива
