Мұрағатта барлық қызмет бағыты бойынша 2016 жылдың 1 тоқсанында атқарылған жұмыстар туралы есеп (08.04.2016)

БҚО мемлекеттік мұрағатының 2016 жылдың 1-ші тоқсан бойынша атқарған қызметі туралы есебі

Мемлекеттік мұрағаттың ең басты атқаратын қызметтерінің бірі ол құжаттаманы жасау мен басқару, мекеменің ведомостволық мұрағатын ұйымдастыру,  құжаттарды   уақытша  сақтауды және Қазақстан Республикасы Ұлттық мұрағат қорына меншік иесінің қызметі барысында пайда болған құжаттарды тұрақты мемлекеттік сақтауға тапсыруды, оларға ғылыми-техникалық өңдеу өткізу және іс қағазын жүргізу мен істі басқару саласындағы мәселелерді іске асыру болып табылады.

БҚО мемлекеттік мұрағатының есебіне мұрағат қорының толықтыру көздері ретінде 401 мекемелер мен кәсіпорындар енгізілген. Осы жылғы жоспар бойынша 90 істер номенклатурасын СТК-нан өткізу жоспарланса, есепті мерзімге 63 істер номенклатурасы, сараптау-тексеру комиссиясымен (СТК) келісілді, биылғы жылы мекемелердің құжаттарына 30 ғылыми-техникалық өңдеу жоспарланса, есепті мерзімге 11 мекеменің тізімдемелері сараптау-тексеру комиссиясымен (СТК) келісілді, 2016 жылдың 1-ші тоқсанында 73  мекемелер мен ұйымдардың мұрағатшыларына әдістемелік-тәжірибелік көмек көрсетілді, бұл былтырғы жылмен салыстырғанда 10,4% артық.

2015 жылдың 3 айында мемлекеттік мұрағатқа жеке тұлғалардан - 1417, заңды тұлғалардан - 135 өтініш келіп түссе, биылғы жылы жеке тұлғалардан- 1304, заңды тұлғалардан- 240 өтініш келіп түсті. Жеке тұлғалардан түскен өтініш 14,7%-ға кеміген, ал заңды тұлғалардан 2,4%-ға өскені байқалады

Батыс Қазақстан облысының 1-ші, 2-ші, 3-ші хатшыларының номенклатурасы анықтамалығының 2 томы және жеке тектік қорлар анықтамалығы баспада дайындалуда. Сонымен қатар Батыс Қазақстан облысының әкімшілік-территориялық бөлінісі туралы анықтамалық,   "Эвакуация в Западно-Казахстанскую область в период Великой Отечественной войны 1941-1945 гг" құжаттар жинағы жазылуда.

Мұрағаттың веб-сайтында Қоғам қайраткері Шолақ Артығалиевтың туғанына 105 жыл,  Татар композиторы, СССР халық артисі, СССР Мемлекеттік премиясының 3 мәрте лауреаты, Социалистік Еңбек Ері  Назиб Жигановтың туғанына 105 жыл толуына арналып көрме ұйымдастырылды.

Мұрағат Батыс Қазақстан облысында тұратын Кеңес Қарулы Күштерінің әскери қызметкерлері болып тұтқынға түскен ардергерлерді іздестіріп, Президент мұрағатымен бірлесіп жұмыс жасауда.

Мұрағат қоймасында 2016 жылдың есепті мерзімінде істерді түптеп тігу жұмыстарының 26% -ы атқарылды.      Ағымдағы жылдың 3 айында  құжаттарды беру және кері тексеріп алу жұмыстары 13,4%-ы орындалды. Қорды жетілдіру жұмыстарының 72 %-ы жасалды.

Зерттеушілермен жұмыс және ақпараттық технологиялар бөлімінің қызметі мұрағаттың бекітілген жылдық жұмыс жоспарына, бөлімнің жұмыс жоспарына және міндеттеріне сәйкес жүргізіледі және оқу залында зерттеушілерге қызмет ету мен компьютерлік, ақпараттық технологияларды мұрағат саласына енгізу жөніндегі шаралар кешенін қамтиды.

Биыл веб-сайттың қалыпты жұмыс жасауын қамту жөнінде шаралар іске асырылуда, сайттағы электронды қорлар каталогының жұмысы жаңа ақпаратпен тұрақты түрде толықтырылады.

Барлығы 2016 жылы екі тілде 25 ақпарат енгізілді (оның 7-і бөлімнің жұмысы бойынша), 1 рет электронды қорлар каталогы жаңартылды, оның ішіне филиалдар бойынша да мәліметтер кірістірілді, тұрақты түрде үздіксіз жұмыс жасауына мониторинг жүргізілді.

Электрондық мұрағат қоры бойынша аталған қорға өткен мерзімде 3 қордың атауы қосымша енгізілді, ол жаңадан қоймаға сақтауға түскен қорлар, сол сияқты сол қорлар бойынша қосымша 39 тізімдеме енгізілді. Қазіргі жағдайда қорлар мен тізімдемелер толық деп айтуға болады.

Ал істердің атауларына келетін болсақ, биыл аталған шаралар қарқынды жүруде – 44418 атауы енгізілген. Жалпы істердің атауының саны 650939 сақтау бірлігін құраса, күні бүгін оның 620903 атауы қорға енгізілді (95,4%).

 «Зерттеушілер» қоры 2012 жылы толықтырыла басталды. Жылма жыл оқу залына келген зерттеушілердің сауалнамалары, тақырыптары және сұраулары енгізілуде.

Қазіргі таңда 2011-2013, 2014 жылдың қаңтар айы және 2015 жылы жұмыс жасаған зерттеушілер туралы мәліметтер енгізілген. 2016 жылы осы жұмыстар жалғасын табуда – 22 сауалнама, 21 тақырып және 278 тапсырыстар енгізілген.

Алдағы уақытта 2001-2010 және 2014 жылдары оқу залына келген зерттеушілердің 792 істерін енгізу қажет етеді.

2016 жылдың 1 тоқсанында сканерленген істер – газет түптемелері, зерттеушілердің көшірме жасауға тапсырыс берген сақтау бірліктері мен метрикалық кітаптар.

Жалпы өткен мерзімде 8 газеттер түптемесі, 9 метрикалық кітаптар және 21 мұрағаттық істер. Барлығы 38 атау.

    Сонымен қатар өзекті мәселелер де баршылық, мекемелердің мұрағат қоймалары тиісті талаптарға сәйкес келмейді. Мекемелер ҰМҚ құжаттарын және жеке құрам құжаттарын арнайы жабдықталған қоймаларға сақтаудың орнына ғимараттардың жертөлелеріне сақтап келеді. Ал заңның талабы сақталудағы құжаттардың көлемі мен құрамына қарай мұрағат құжаттарын сақтау арнайы салынған немесе ыңғайластырылған жеке ғимарат, әлде әкімшілік ғимараттың бір бөлігі және барлық қауіпсіздік құралдарымен жабдықталған болуы керек. Аталған талаптарға ведомостволық мұрағаттардың 25% ғана сәйкес келеді. Осы аталған факторлар ҰМҚ құжаттары және жеке құрам бойынша істердің мүлдем жойылып кетуіне немесе физикалық жай-күйінің бұзылып, пайдасыз қалуына әкеліп соқтыруы мүмкін. Бұл мәселе бойынша Ұлттық мұрағат қорларын сақтап қалу мақсатында ұйымдар мен мекемелермен жұмыстар (семинар, мекеме басшыларына хат) жүргізіліп жатыр.

     Ақпаратты Қазақстан-2020 бағдарламасы бойынша Ұлттық мұрағат қорлары мен жеке құрам бойынша құжаттарды цифрлау жұмыстары жүргізіліп жатырғанымен заманауи қажетті техникалық құралдардың жетіспеуі және  штат құрамының аз болуы цифрлау жұмысының жеделдетуге кедергісін тигізуде.

         Мұрағаттың асыл қазынасы сақтаулы тұрған мұрағат қоймасының жағдайы да күрделене түсуде, қоймадағы температура-ылғалдылық денгейі нормативтік талаптарға сай келмейді. Өйткені мұрағат қоймасында жылу жүйесі жүргізілмеген, сондай-ақ терезелері ескірген және мұрағат қоймасының 100 пайызға толуына байланысты ҰМҚ жататын құжаттар ұйымдар мен мекемелердің өздерінде сақталуда. Сондықтан облыстық мұрағатқа жаңа ғимарат салуды қажет етеді. Бұл сұрақтың шешілуі облыста мұрағат ісінің одан әрі дамуына өз септігін тигізер еді.

Мұрағат басшысы А.Савгабаева

08.04.2016