Отчет отдела по работе с исследователями и информационных технологий за 2016 год

Зерттеушілермен жұмыс және ақпараттық технологиялар бөлімінің қызметі мұрағаттың бекітілген жылдық жұмыс жоспарына, бөлімнің жұмыс жоспарына және міндеттеріне сәйкес жүргізіледі және оқу залында зерттеушілерге қызмет ету мен компьютерлік, ақпараттық технологияларды мұрағат саласына енгізу жөніндегі шаралар кешенін қамтиды.

1. Зерттеушілермен жұмыс бойынша

Оқу залының негізгі қызмет түрлері ретінде келушілерді қабылдау, зерттеушілерге кеңестер беру, анықтамалық-ақпараттық аппаратты ұсыну, сұраныстары мен талаптары бойынша істерді беру және кері қабылдау, берілген құжаттардың сақтылығын қадағалау және бүлінуіне жол бермеу, тақырыптамалар мен зерттеушілердің есебін жүргізу болып табылады. Аталған қызметтер жүйелі түрде орындалуда.

Есепті мерзімде 74 зерттеуші тіркелген, олар 257 рет мұрағатқа жұмыстануға келген.

Берілген анықтамалық-ақпараттық аппараттың саны – 265 тізімдеме, берілген істердің (газет, журналдардың) саны – 1220 сақтау бірлігі.

Дайындалған көшірмелер саны – 144 тапсырыс, 1358 парақ.

Тіркелген тақырыптардың саны - 74. Тақырыптардың басым көпшілігі 1941-1945 жылдардағы Ұлы Отан соғысының 70 жылдығына орай зерттеулерге,  автобиографиялық және шежірелік зерттеулерге, мекемелер мен ұйымдардың мерейтойлық даталарына және әр түрлі тақырыптағы дипломдық және ғылыми жұмыстарға тиесілі.

Мұрағаттың кітапханасын толықтыру мақсатында оқу залына 2016 жылы 12 атауы бойынша 1226 газет пен журналдардың нөмілері қабылданды, оларды түптеу және есепке алу жұмыстары атқарылды. Нәтижесінде 2016 жылы қабылданған 37 газет түптемесі, 2015 жылдың 2-ші жартыжылдығында қабылданған газеттердің 47 түптемелері тігіліп аяқталды,  сканерлеуден өткен 43 метрикалық кітаптар мен АҚШ-ның Холокост музейінің тапсырысы бойынша сканерленген 96 істер реставрациялаудан өтіп, қайта тігілді. Барлығы 223 газеттер мен істер тігілді.

Өңделген істер мен газеттер акттер бойынша қоймаға тапсырылды, барлығы 5 акт тұрғызылды.

2. Ақпараттық технологиялар бағыты бойынша

2.1. Веб-сайттың жұмысы

Биыл веб-сайттың қалыпты жұмыс жасауын қамту жөнінде шаралар іске асырылуда, сайттағы электронды қорлар каталогының жұмысы жаңа ақпаратпен тұрақті түрде толықтырылады.

Барлығы 2016 жылы екі тілде 60 (120) ақпарат енгізілді (оның 16-і бөлімнің жұмысы бойынша), 4 рет электронды қорлар каталогы жаңартылды, оның ішіне филиалдар бойынша да мәліметтер кірістірілді, тұрақты түрде үздіксіз жұмыс жасауына мониторинг жүргізілді.

2016 жылы ағымды ақпараттар мен виртуалды көрмелерден басқа жоспар бойынша сайтқа барлық метрикалық кітаптарды енгізуді аяқтау көзделген болатын, аталған жұмыстар дер кезінде атқарылды, сайтқа барлығы 201 метрикалық кітаптар орналастырылды, соның 192-і 2016 жылы сканерленіп енгізілді.

Айта кету қажет, осы жылдың тамыз айында ҚР-ның Ақпарат және коммуникациялар министрлігінің «Мемлекеттік техникалық қызмет» шаруашылық жүргізу құқығындағы рРМК-ны өткізген тексеру нәтижесінде екі мәрте мұрағаттың интернет-ресурсының бірқатар осалдықтары анықталған болатын, қазіргі уақытта оларды жою шаралары аяқталды.

Сонымен қатар, 2017 жылға арналып веб-сайтқа хостинг жалдау және веб-сайтты техникалық сүйемелдеу бойынша техникалық тапсырмалар дайындалды.

2.2. Электрондық мәліметтер қорларын толықтыру жұмыстары

Бөлімде электрондық мәліметтер қорларын құру бойынша бірқатар жұмыстар атқарылды.

Өткен мерзімде бөлімге белгіленген келесі электронды мәліметтер қорларымен тұрақты түрде жұмыстар атқарылды:

1. «Қорлар тізімі, тізімдемелер, істер және құжаттар тізілімі (Электрондық мұрағат)» электрондық мәліметтер қоры, соның ішінде филиалдар бойынша;
2. «Зерттеушілер» электрондық мәліметтер қоры;

Аталған қорға өткен мерзімде 7 қордың атауы қосымша енгізілді, ол жаңадан қоймаға сақтауға түскен қорлар, сол сияқты сол қорлар бойынша қосымша 37 тізімдеме енгізілді. Қазіргі жағдайда қорлар мен тізімдемелер толық деп айтуға болады, тиісті түгендеу шаралары атқарылды.

Ал істердің атауларына келетін болсақ, биыл аталған шаралар сәуір айында аяқталды, 2016 жылы қосымша 94207 істің атауы енгізілген (тек облыстық мұрағат бойынша). Жалпы істердің атауының саны 2016 жылдың 1 қаңтарындағы жағдайы бойынша 655534 сақтау бірлігін құраса, күні бүгін оның барлығы енгізіліп аяқталды (100%) – қорда 669839 жазба бар. Түгендеу және артық енгізілген істерді анықтау жұмыстары жүруде.

2016 жылы құжаттардың атауларын енгізу жұмыстары басталды, өткен мерзімде барлығы 68317 құжаттың атауы енгізілді (тек облыстық мұрағат бойынша), оның ішінде жоспарланған №289 қордың нормативтік актілері толықтай енгізілді және №584 қордың 1992-1994 жылдардағы нотариалдық іс әрекеттердің алғашқы құжаттамалары енгізілуде.

Сырым және Жалпақтал филиалдары бойынша да осы жұмыстар қолға алынып, қарқынды жүруде. Қазіргі кезде екі филиалда да марапаттау жөніндегі құжаттар енгізіліп болып, нотариалдық құжаттар енгізілуде. Жалпақтал филиалы бойынша 2016 жылы 2987 істер, 27601 құжаттар атауы енгізілді, ал Сырым филиалы бойынша 2016 жылы 5776 құжаттар атауы енгізілді.

Айта кету қажет, осы жылдың мамыр-тамыз айларында Жалпақтал филиалының жаңадан қабылданған 3 қызметкері облыстық мұрағатта тиісті теориялық және практикалық оқудан өтті, екі филиалда да аталған электрондық қорлар облыстық мұрағаттың серверінде тұрған электрондық қорға тікелей қосылды, нәтижесінде жұмыстың сапасы мен деңгейі жоғарылауда.

«Зерттеушілер» қоры 2012 жылы толықтырыла басталды. Жылма жыл оқу залына келген зерттеушілердің сауалнамалары, тақырыптары және сұраулары енгізілуде.

Қазіргі таңда 2011-2013, 2014 жылдың қаңтар айы және 2015-2016 жылы жұмыс жасаған зерттеушілер туралы мәліметтер енгізілген. 2016 жылы осы жұмыстар жалғасын табуда – 73 сауалнама, 74 тақырып және 1408 тапсырыстар қосымша енгізілген.

Алдағы уақытта 2001-2010 және 2014 жылдары оқу залына келген зерттеушілердің 792 істерін енгізу қажет етеді.

2.3. Сандау жұмыстары

2016 жылы сканерленген істер – ол газет түптемелері, зерттеушілердің көшірме жасауға тапсырыс берген сақтау бірліктері, №289 қордың нормативтік-актілеріне қатысты істер, №584 қордың кейбір істері мен барлық метрикалық кітаптар. Сонымен қатар, АҚШ Холокост Музейінің тапсырыс бойынша 96 іс сканерленіп аяқталды.

Жалпы өткен мерзімде 29 газеттер түптемесі, 192 метрикалық кітаптар және 187 мұрағаттық істер. Барлығы 408 сақтау бірлігі.

2.4. Компьютерлік құралдармен жабдықтау жұмыстары

Зерттеушілермен жұмыс және ақпараттық технологиялар бөлімінің қызметі компьютерлік және ақпараттық технологияларды мұрағат саласына енгізу жөніндегі шаралар кешенін де қамтиды.

Өткен мерзімде мұрағаттың құрылымдық бөлімшелерінің жұмысында есептегіш, көшірмелеу-көбейту техникасы мен локалды есептегіш желісін тиімді пайдалануын жетілдіру, мұрағат қызметкерлерінің есептегіш техникалар мен бағдарламалық құралдарды қолдану деңгейлерін көтеру, желіні басқару, Интернет желісі мен электрондық поштаны тиімді қолдану жұмыстары да қалыпты атқарылды. Ақпан, маусым және желтоқсан айларында қолданыстағы компьютерлік техникаға бекітілген жоспар бойынша профилактикалық жұмыстар жүргізілді, істен шыққан компьютерлік техникалар тиісті жөндеуден өтті.

2016 жылы жаңа компьютерлер алынған жоқ. Бірақ қолданыстағы серверлік компьютердің жұмысын жақсарту және жылдамдылығын ұлғайту мақсатында 4 Гб оперативтік жады алынып, орнатылды. Сол сияқты, 250 Гб қатты диск алынып, ескі компьютерлер күшейтілді, 3 үздіксіз қуат көзі жөндеуден өтті, 13 дана жаңа катридждер алынды, 111 рет картридждерге бояу құйылды, 4 жүйелік блок жөндеуден өтті.

Сонымен қатар, Америка Құрама Штаттарының Холокост музейінен сандау жұмыстарын атқару үшін ақысыз түрде 6 дана сканерлер алынды – 3 дана А3 форматты Plustek OpticPro A360 планшетті сканерлер, 2 дана HP Scanjet Enterprise Flow 7000 s2 поточтық сканерлер және 1 дана А3 форматты ақ-қара екі түсті Bizhub 215 көпфункционалды құрылғы. Мұрағатта сандау шаралары аталған сканерлер арқылы жүзеге асуда.

2016 жылы қолданыстағы «1С Бухгалтерия» (2 пайдаланушы қосылған), «Қазына Клиент» (3 пайдаланушы), «Статистика комитеті» (2 пайдаланушы), «Мемлекеттік сатып алу» (4 пайдаланушы), «Е-акимат»  (11 пайдаланушы), «Электронды деректер базасы» (35 пайдаланушы), «Жүгінулер» (1 пайдаланушы) және «ЕССО» (1 пайдаланушы) бағдарламалары қалыпты жұмыс жасады, оларға ағымды сүйемелдеу шараларын жүргізілді, 16 заңды тұлғаның ЭЦҚ ауыстырылды.

Күні бүгін жергілікті желіге 35 пайдаланушы қосылған, жерлілікті желіні байланыстыратын 7 құрылғы жұмыс жасайды.

Интернет желісіне 1 модем арқылы қосылуда, интернет желісіне 34 қосылып тұрған  IP бар.

Сол сияқты, мекемеде телефон желісінің қалыпты жұмыс жасауына қажетті шаралар іске асырылды. Архивте 1 дана кіші АТС қорабы, 4 дана тікелей телефон желісі және 4 дана ID Phone желісі жұмыс жасауда, тиісті мекемелермен сүйемелдеу жұмыстарына шарт жасалды, үнемі қадағалау жүргізілді.

3. Ұйымдастыру-әдістемелік жұмыстар

Негізгі қызметтен басқа зерттеушілермен жұмыс және ақпараттық технологиялар бөлімі мұрағат ісін дамыту бағытындағы мемлекеттік саясатты іске асыруда белсенді түрде өз үлесін қосуда.

Веб-сайттың электронды қорлар каталогы іске енгізілуіне және оқу залы қызметінде кеңінен қолданылуына байланысты зерттеушілер үшін веб-сайттағы электронды қорлар каталогы туралы арнайы нұсқаулық-брошюра дайындалды (екі тілде).

Тамыз-желтоқсан айларында Халам Жамашұлы Сүйіншәлиевтың жеке тектік қоры бойынша жаңадан түскен құжаттарға аңдатпалар мен тізімдемелер жасалды, бұрынғы қорға болған тізімдемелерді жетілдіру жұмыстары атқарылды.

Бұдан басқа 2016 жылы облыстық мұрағат басшылығы ҚР Президентінің мұрағаты құрамында Америка Құрама Штаттарына іс-сапармен баруына байланысты дайындалып жатқан материалдарды әзірлеу жұмыстарына белсенді атсалысылды – мұрағат туралы бейнежазбаға қажетті құжаттарды іріктеу, аңдатпалар жазу, аудару, сканерлеу, слайдтар жасау, компакт-дисктің дизайнын дайындау, тапсырыс дайындау, бейнежазбаны жазу және т.б. басшының жоспардан тыс тапсырмалары жүзеге асырылуда.

Аталған жұмыстар болашақта да жалғастырылып, жоспарлы түрде орындалатын болады.

Зерттеушілермен жұмыс және
ақпараттық технологиялар
бөлімінің басшысы А.Искакова

29.12.2016 жыл