Методические рекомендации по организации и проведению выставок в государственном архиве Западно-Казахстанской области

УТВЕРЖДЕНО
Директор государственного архива
по Западно-Казахстанской области
_________________ А.Савгабаева
«20» ноября 2013 года

МЕТОДИЧЕСКИЕ РЕКОМЕНДАЦИИ
по организации и проведению выставок в государственном архиве Западно-Казахстанской области

Составители:
Отдел по работе с исследователями и
информационных технологий -
заведующий отдела А.Искакова,
старший специалист-архивист отдела
Г.Сагинова

Согласовано Согласовано
Протоколом ЭК государственного архива Протоколом ЭПК управления культуры,
Западно-Казахстанской области архивов и документации по
№4от «18» ноября 2013 года Западно-Казахстанской области
№13от «29» ноября 2013 года

г.Уральск
2013 год

Содержание № стр

Введение.................................................................................................................3

1. Общие положения..............................................................................................3-6

1.1. Основные понятия о выставке......................................................................3-4

1.2. Классификация выставок архивных документов..........................................5-6

2. Подготовка выставки архивных документов....................................................6-19

2.1. Общие организационные мероприятия по подготовке выставки................6-15

2.1.1. Определение темы и разработка концепции выставки..............................7

2.1.2. Выявление и отбор архивных документов для экспонирования...............7-9

2.1.3. Аннотирование документов...................................................................... 9-11

2.1.4. Составление тематико-экспозиционного плана........................................11

2.1.5. Подготовка архивных документов и иных материалов
для экспонирования..................................................................................11-12

2.1.6.Подготовка текста экскурсии....................................................................12-14

2.2. Подготовительные мероприятия к презентации и
открытию выставки.......................................................................................14-15

2.3. Выбор помещения и оборудования, обеспечение мер
сохранности экспонируемого материала и монтаж выставки...................16-17

2.4. Художественное оформление выставки.....................................................17-18

3. Организационные мероприятия по открытию/презентации,
проведению и завершению выставки.............................................................18-19

4. Порядок возврата выставочного материала и экспонатов.............................19

Список использованной литературы.................................................................19-20

Введение

Использование документов заключается в применении пользователями и архивами информации, содержащейся в архивных документах, в целях удовлетворения информационных потребностей граждан, общества, государства. Одной из основных форм использования архивных документов является их экспонирование на выставках.

В целях систематизации и унификации работ по проведению выставок в Государственном архиве Западно-Казахстанской области (далее – архив)нами разработаны настоящие методические рекомендации по организации и проведению выставок в Государственном архиве Западно-Казахстанской области.

В методических рекомендациях рассматриваются основные понятия, вопросы составления тематического и тематико-экспозиционного планов, выявления и отбора архивных документов и материалов, составления аннотаций к экспонируемым документам, монтажа и оформления выставки, подготовки экспонатов и сопроводительного текста к ним, информирования общественности об открытии выставки, обеспечения сохранности документов при экспонировании.

Настоящие методические рекомендации разработаны в соответствии с Постановлением Правительства РК от 22 декабря 2011 года № 1604 «Об утверждении Правил комплектования, хранения, учета и использования документов Национального архивного фонда, других архивных документов государственными и специальными государственными архивами» (далее -Правила).

Данные методические рекомендации составлены в соответствии с научно - методическим планом работы архива на 2013 год и предназначены для использования сотрудниками архива.

1. Общие положения

1.1. Основные понятия о выставке

Выставка документов – художественно оформленная подборка документов и/или копий документов на определенную тему, предназначенная для публичной демонстрации (экспонирования).

Использование документов – применение пользователями и архивом архивных документов и/или информации, в них содержащейся, в целях удовлетворения информационных потребностей граждан, общества, государства.

По категориям доступа архивные документы делятся на открытые и ограниченного доступа.

Открытыми являются все архивные документы, доступ к которым не ограничен в соответствии с международными договорами Республики Казахстан, законодательством Республики Казахстан, а также в соответствии с распоряжением собственника или владельца архивных документов, находящихся в частной собственности.

К архивным документам ограниченного доступа относятся:

1) архивные документы, содержащие сведения, составляющие государственные секреты или иные охраняемые законами Республики Казахстан тайны;

2) архивные документы, содержащие сведения о личной и семейной тайне гражданина, его частной жизни, а также сведения, создающие угрозу его безопасности;

3) архивные документы, собственники или владельцы которых, передавая их в архив, установили в договоре условия доступа к ним и их использования.

Доступ пользователя к таким документам, базам данных и их использование осуществляется с учетом ограничений, установленных законодательством Республики Казахстан, и условий, которые установили собственники или владельцы архивных документов при их передаче в архив.

К архивным документам ограниченного доступа также относятся подлинники особо ценных документов, в том числе отнесенные к объектам национального культурного достояния Республики Казахстан, и документы Национального архивного фонда, признанные находящимися в неудовлетворительном физическом состоянии.

Доступ к указанным документам, а также их использование осуществляются в исключительных случаях с письменного разрешения руководителя архива.

Архив выставляет только открытые документы Национального архивного фонда и другие архивные документы, издания библиотечного (справочно-информационного) фонда.

Обеспечение сохранности архивных документов – это комплекс мероприятий по созданию оптимальных условий хранения, соблюдению нормативных режимов хранения и надлежащей организации хранения документов, исключающих хищение и утерю их и, обеспечивающих поддержание документов в нормальном физическом состоянии.

Поисковые данные архивного документа – сведения о месте хранения документа, включающие наименование учреждения, где хранится архивный документ, архивный шифр (номер фонда, номер описи, номер единицы хранения) и ссылку на номер листа документа.

Фонд пользования – совокупность копий архивных документов, предназначенных для использования вместо оригинала (подлинника) с целью предотвращения его износа.

Виртуальная выставка – представление электронных копий архивных документов и материалов, кино-, фотодокументов в виртуальном пространстве.

1.2. Классификация выставок архивных документов

По времени функционирования выставки различают:

1) постоянно действующие (срок функционирования экспозиции - постоянно). Такая выставка является многоплановой и посвящается истории края, города или учреждения.

2) временные (срок функционирования экспозиции от 2 недель до нескольких месяцев). Выставка приурочивается к юбилейным и памятным датам в истории региона, юбилеям государственных или общественных деятелей, деятелей науки и культуры, юбилейным датам предприятий, организаций и учреждений.

3) краткосрочные (срок функционирования экспозиции от 1 до 10 дней).

По месту демонстрации выставки делят:

1) стационарные – рассчитаны на демонстрацию в одном помещении или в одном месте, имеющем соответствующее оборудование: стенды, витрины, планшеты. Выставки могут быть постоянными или временными.

2) передвижные – демонстрируются в различных помещениях или перемещаются с одного объекта на другой. Выставки могут быть временными или краткосрочными.

По тиражированию выставки подразделяются:

1) однокомплектные – существует в одном экземпляре;

2) многокомплектные – существует в нескольких экземплярах и охватывает более широкую аудиторию.

Документы на выставке могут экспонироваться в виде подлинников и/или копий. Современной разновидностью копийной выставки является выставка документов в электронном формате (мультимедийные издания, виртуальные выставки).

Для усиления визуальной стороны экспозиции кроме архивных документов на выставке могут быть представлены музейные экспонаты, иллюстративные материалы, репродукции картин, печатные издания.

Выставка организуется архивом самостоятельно или совместно с другими государственными или частными архивными учреждениями, музеями, библиотеками, учреждениями образования, общественными, конфессиональными и другими учреждениями и организациями. Архив может принимать участие в подготовке и проведении международных, российских, региональных, межархивных и межотраслевых выставок.

Совместно подготовленные выставки дают возможность значительно обогатить содержание экспозиции, широко использовать музейные экспонаты, иллюстративный материал.

При организации персональной выставки архив согласовывает с фондообразователем или правообладателем возможность публичного показа документов личного происхождения, содержащих сведения о нем самом, членах его семьи, а также о третьих лицах, в соответствии с требованиями законодательства, а также согласно Правил.

2. Подготовка выставки архивных документов

2.1. Общие организационные мероприятия по подготовке выставки

Планирование выставочной деятельности архива осуществляется ежегодно на основе графика общественно-значимых мероприятий, планируемых органами исполнительной власти и архивом, а также календаря знаменательных и памятных дат.

План проведения выставок включается в годовой план работы архива. План проведения выставок на следующий год составляется заведующим отдела научно-справочного аппарата и использования архивных документов (далее – ответственный отдел) до 20 декабря текущего года и согласовывается с заместителем директора. Согласованный план проведения выставок утверждается директором архива.

Мероприятия по подготовке выставок, включенных в ежегодный план архива, целесообразно начинать не позднее, чем за 2 (два) месяца до начала выставки.

Для подготовки выставки приказом директора архива создается специальная рабочая группа, в которую входят сотрудники ответственного отдела, а также при необходимости сотрудники других структурных подразделений архива. При подготовке совместной выставки в рабочую группу могут входить представители заинтересованных учреждений и организаций.

В рабочей группе назначается ответственное лицо (куратор выставки), на которое возлагается руководство и контроль за всей работой и ответственные за выполнение отдельных видов работ и/или разделы выставки. Работа каждого исполнителя регламентируется и контролируется куратором выставки на основе рабочего плана-графика.

В совместной работе с организациями, учреждениями и отдельными гражданами допускается подготовка и проведение выставки в качестве платной услуги. В этом случае права и обязанности сторон регулируются договором, который составляется в двух экземплярах.

Процесс организации выставки состоит из ряда самостоятельных видов работ:

1) определение темы выставки;

2) определение круга фондов, потенциально содержащих архивные документы, позволяющие в полной мере раскрыть содержание заявленной темы;

3) изучение литературы, научно-справочного аппарата архива;

4) разработка концепции (тематического плана) выставки;

5) выявление и отбор архивных документов сведений;

6) аннотирование архивных документов, экспонатов;

7) составление тематико-экспозиционного плана выставки;

8) подготовка архивных документов для экспонирования;

9) подготовка текста экскурсии;

10) выбор помещения и оборудования, монтаж выставки;

11) художественное оформление выставки;

12) подготовка пригласительных билетов, пресс-релиза для средств массовой информации и издание буклета выставки.

13) открытие/презентация, проведение и закрытие выставки;

14) возврат выставочных документов и экспонатов.

2.1.1. Определение темы и разработка концепции выставки

Работа по подготовке выставки начинается с выбора темы или события, которое займет центральное место в будущей экспозиции.

Основными критериями при выборе темы выставки являются:

1) актуальность;

2) новизна представления архивных документов;

3) наличие архивных документов, позволяющих в полной мере раскрыть содержание заявленной темы.

Для подготовки выставки архивных документов готовится тематический план (концепция) и тематико-экспозиционный план.

Концепция (тематический план) выставки определяет цель, время, место проведения выставки, способ экспонирования архивных документов (по сроку и месту размещения), вид документов, структуру выставки (количество и содержание ее разделов), принцип систематизации экспонатов, список участников выставки.

Приложением к концепции выступает список архивных фондов, печатных изданий, в которых будет производиться выявление и отбор архивных документов и других иллюстративных материалов.

2.1.2. Выявление и отбор архивных документов для экспонирования

На основании концепции производится выявление и отбор архивных документов, иллюстративных и иных материалов.

Вместе с архивными документами (управленческая документация, документы личного происхождения, фотодокументы) на выставке могут быть представлены музейные экспонаты. Для их получения из музейного фонда направляется специальное гарантийное письмо от имени руководства архива, в котором информируется о проведении планируемой выставки, указываются цель, тематика, место, время и тираж выставки выставки. Собственнику музея предлагается изыскать возможность предоставления экспонируемого материала по теме выставки и оговаривается гарантия обеспечения сохранности и своевременого возврата запрашиваемых экспонатов со стороны архива.

При получении экспонируемых материалов из других организаций составляется акт приема-передачи. Акт составляется заведующим ответственного отдела с перечислением наименований, количества и указанием физического состояния всех получаемых экспонатов, а также срока, на который они принимаются. Акт составляется в двух экземплярах в произвольной форме, один из которого передается организации, предоставившей экспонируемый материал, второй экземпляр акта подшивается в номенклатурное дело ответственного отдела.

Значительную часть выставочного пространства справедливо занимают фотодокументы. Значительный иллюстративный материал может содержаться в документах личного происхождения (открытки, альбомы, плакаты).

Поскольку выявление и отбор архивных документов является наиболее значимым этапом при подготовке выставки, то этот вид работы начинается с изучения всего круга источников по теме: опубликованных монографий, периодических изданий, материалов справочно-информационного фонда архива, имеющихся каталогов, перечней документов.

После этого выявление документов производится непосредственно по фондам, начиная с просмотра наиболее значимых для раскрытия темы по степени их насыщенности необходимыми архивными документами.

Далее выявление архивных документов осуществляется непосредственно по делам. При выявлении в учет принимается максимально возможное количество архивных документов, с целью дальнейшего отбора наиболее содержательных и выразительных документов.

Выявление управленческих документов следует начинать с основных структурных подразделений организации или учреждения, документы которых наиболее полно отражают их деятельность.

При подготовке персональной выставки выявление документов личного происхождения производится в первую очередь в документах фондообразователя. Однако для выявления максимально большого количества архивных документов, просматриваются фонды лиц, учреждений, общественных организаций, в которых могли отложиться документы о деятельности фондообразователя, относящиеся к теме выставки.

После выявления архивных документов по теме производится выявление и отбор фотодокументов, а также иллюстративных и иных материалов.

При отборе документов для экспонирования непосредственно на выставку следует исходить, в первую очередь, из содержания документов. Отбираются наиболее значимые по содержанию документы, имеющие историческую, политическую, культурную значимость, научную и познавательную ценность, содержащие достоверные сведения. Особый интерес представляют малоизвестные документы, раскрывающие детали отдельных фактов. При отборе документов на двух и более листах, для экспонирования определяются необходимые страницы, содержащие сведения, необходимые для раскрытия темы.

При отборе нескольких документов в одном деле, выставляется один документ, а остальные копируются.

Не меньшее значение имеет и внешняя выразительность документов, их наглядность, а также физическое состояние.

При отборе документов для экспонирования необходимо учитывать видовое разнообразие представляемых документов. При этом следует исходить из того, чтобы содержащиеся в них сведения не дублировали друг друга.

При отборе архивных документов недостаточно выразительных по своему внешнему виду, но интересных по содержанию, во время проведения экскурсии на них следует обратить особое внимание.

При подготовке выставки (в том числе по документам личного происхождения, например: персональная выставка или презентация личного фонда) необходимо учитывать требования законодательства, регламентирующие использование документов, содержащих сведения, составляющие государственную, коммерческую тайну, сведения о личной жизни гражданина, его частной жизни, а также сведения, создающие угрозу для личной безопасности гражданина, а также членов его семьи. Также необходимо учитывать условия, которые установили собственники или владельцы архивных документов при передаче их в архив. Экспонирование документов, имеющих ограничения для использования, не допускается.

Сведения об информации ограниченного распространения приведены в п.1.1. настоящих рекомендаций.

2.1.3. Аннотирование документов

Отобранные к показу на выставке архивные документы и другие материалы аннотируются, к ним составляются аннотациии.

Аннотация документа включает:

1) заголовок. Заголовок архивного документа включает: наименование вида архивного документа; автора; адресата или корреспондента, которому направлен или от которого получен документ; вопрос или предмет, событие, факт, лицо, название местности, к которым относится содержание указанного документа; дату события. В случае отсутствия необходимых сведений в заголовок включается поясняющая информация: «автор не установлен», «без даты». При необходимости заголовок дополняется аннотацией, раскрывающей не отраженное в заголовке содержание данного документа;

2) справочные данные об архивном документе. Справочные данные об архивном документе состоят из элементов архивного шифра (номера фонда; номера описи дел, документов; номера единицы хранения/единицы учета, номеров листов); объема (количества листов) архивного документа; даты его создания;

3) указание на подлинность/копийность;

4) вид носителя (или способ воспроизведения);

5) условия доступа и использования. Условия доступа к архивному документу и использования включают сведения о наличии ограничений на доступ и ограничений по использованию, установленных законодательством Республики Казахстан или фондообразователем, а также об отнесении его к числу особо ценных документов, в том числе, документов, отнесенных к объектам национального достояния Республики Казахстан и документов, находящихся в неудовлетворительном физическом состоянии; сведения о наличии фонда пользования; о языке и внешних особенностях архивного документа.

Даты, к которым относятся изложенные в документах события, вносятся в заголовок, если точная датировка отражает исторические связи между событиями и фактами и необходима для понимания конкретного содержания документов.

Аннотация составляется в порядке, принятом для описания отдельного документа или как краткое изложение части содержания документа.

При аннотировании печатных материалов указывается вид документа, его наименование или начальные слова документа (при отсутствии наименования), выходные данные.

В аннотациях чертежных и других изобразительных материалов рекомендуется указывать материал, вид, формат документа и способ его исполнения, для карт – масштаб.

В аннотации могут также приводиться имена лиц, наименования организаций, географические наименования и так далее, упоминающиеся в документах и имеющие существенное значение (перечисляются в конце аннотации под рубрикой «упоминаются»).

При аннотировании не следует употреблять фраз и выражений, не несущих основной смысловой нагрузки («в документах содержится», «документы касаются»), а также таких субъективных формулировок, как «весьма ценные документы», «очень интересные документы» и тому подобное.

При описании документов дела указывается их копийность и подлинность.

Признаками подлинности официальных документов являются:

1) официальный бланк организации, наличие подписи должностного лица, печати организации, дата и регистрационный номер документа и тому подобное;

2) для документов личного происхождения – их автографичность или наличие подписи автора документа.

Указание о подлинности или копийности дается после аннотации с прописной буквы.

Способ воспроизведения указывается для документов в случае, если он необычен для данного вида (разновидности) документов или имеет принципиальное значение для характеристики содержания.

Для обозначения способа воспроизведения документов употребляются термины: «рукопись», «автограф», «машинопись», «печатный», «гектограф», «стеклограф» и другие.

Данные о степени полноты, способе воспроизведения, внешних и других особенностях документов дела приводятся после заголовка и аннотации с новой строки.

Полная дата (число, месяц, год) словесно-цифровым способом указывается при описании нормативных правовых актов, творческой документации, документов, касающихся прав и законных интересов граждан, финансовых документов, дел по одному вопросу, а также документов, для которых датировка имеет важное значение (доклады, листовки, стенограммы, письма и тому подобное).

При обозначении даты сначала указывается число, затем месяц и год.

Даты следует указывать по тому стилю, по какому датированы сами документы (без перевода на другой стиль), за исключением:

1) документы, относящиеся ко времени перевода старого на новый стиль, то есть с 14 февраля по 1 июля 1918 года, которым дается двойная датировка: сначала приводится дата по новому стилю, а за ней в скобках – по старому;

2) документы, образовавшиеся до перевода старого на новый стиль и относящиеся к событиям, имеющим международное значение, которым дается дата по старому стилю, а за ней в скобках – по новому.

В архиве эти документы представлены коллекцией метрических книг и газетами дореволюционного периода.

Если полные даты документов или отдельных их элементов определяются приблизительно, на основании анализа содержания документов, то пределы колебаний оговариваются, а даты или отдельные их элементы заключаются в квадратные скобки. Полные или отдельные их элементы, не абсолютно достоверные, сопровождаются вопросительным знаком.

Материалы, представленные на других языках, при необходимости сопровождаются переводом или же к их содержанию даются полные аннотации.

Если размеры экспонируемых копий не совпадают с размерами оригинала, то это сообщается в аннотации.

2.1.4. Составление тематико-экспозиционного плана

Тематико-экспозиционный план – ключевой документ, на основе которого создается экспозиция выставки. Он составляется на основе концепции (тематического плана), аннотированного перечня отобранных архивных документов и иных иллюстративных материалов.

В тематико-экспозиционном плане по порядку перечисляются все экспонаты выставки с указанием их размеров и порядка размещения на стендах, планшетах или в витринах в соответствии с разделами выставки. Заголовки всех экспонатов воспроизводятся в соответствии с аннотацией с указанием даты создания документа, события, подлинности или копийности. Также указываются полные поисковые данные документов.

К тематико-экспозиционному плану дополнительно составляется графическая схема, иллюстрирующая размещение документов на стендах, планшетах или в витринах.

2.1.5. Подготовка архивных документов и иных материалов для экспонирования

Отобранные к экспонированию документы должны быть предварительно подготовлены. При подготовке документов осуществляется проверка физического состояния дел, производится изъятие экспонируемых оригиналов документов из дела, на оригиналы документов с оборотной стороны прикрепляются ярлычки, на которых прописываются их архивные шифры. На изъятые оригиналы архивных документов составляется список и ведется их учет, в списке указываются реквизиты документа (номер, дата, автор, адресат, содержание) и его архивный шифр с тем, чтобы в последующем иметь возможность вернуть его на свое место.

При необходимости проводится реставрация документов. Экспонирование подлинных документов, находящихся в плохом физическом состоянии и нуждающихся в реставрации, не допускается.

При кратковременной выставке допускается частичное экспонирование оригиналов архивных документов, находящихся в удовлетворительном физическом состоянии с обязательным соблюдением условий хранения и сохранности, изложенным в разделе 2.1.8. настоящих рекомендаций. Обычно используются размеры подлинника документа не более 13х18, 18х24, 24х30 см.

При длительном по времени, многократном или стационарном размещении выставки используются только копии архивных документов. В таком случае осуществляется их копирование посредством фотографирования, сканирования или ксерокопирования. Если в процессе копирования имеется угроза нанесения ущерба физическому состоянию документа, то копирование не допускается.

Размеры изготавливаемых копий зависят от размеров площади выставки, размеров подлинников и вида выставки.

Следует избегать экспонирования документов в виде машинописных копий, так как они в значительной мере снижают зрительное восприятие. В случае плохой физической сохранности документа (наличия текста недоступного для прочтения), представляющего интерес для экспонирования на выставке, машинописную копию можно поместить рядом с подлинным документом или его фото-, ксерокопией.

Вспомогательные материалы: схемы, диаграммы, чертежи также могут быть изготовлены путем фото- и ксерокопирования.

Все печатные экспонаты (брошюры, листовки, плакаты и т.п.) надо давать только в оригиналах изданий. Иллюстративные материалы лучше всего давать в подлинниках, если позволяют условия обеспечения сохранности, либо в художественно выполненных копиях.

При подготовке и оформлении аннотаций к документам текст необходимо выделять шрифтом, фоном, цветом. Аннотации и комментарии к документам должны быть легко читаемы.

2.1.6. Подготовка текста экскурсии

Для проведения выставки руководитель рабочей группы по согласованию с директором архива назначает ведущего выставки. Как правило, ведущим выставки назначается заведующий либо, при его отсутствии, другой сотрудник ответственного отдела.

После этого необходимо подготовить текст ведущего выставки (далее – ведущий), который определяет последовательность и полноту изложения мыслей, помогает ведущему логично строить свой рассказ. Такой текст каждый ведущий составляет самостоятельно.

Подготовка текста экскурсии начинается с определения цели и задач, далее осуществляется отбор литературы и изучение архивных документов по теме. Текст экскурсии обязательно должен быть связан с экспонируемыми на выставке архивными документами, музейными экспонатами и иными материалами.

Текст представляет из себя структуру экскурсии и построен в полном соответствии с тематико-экспозиционным планом выставки. Изложение фактов в тексте идет в той последовательности, в которой показываются объекты на выставке, и имеет четкое деление на части. Каждая из них посвящается одному из подразделов. Составленный в соответствии с этими требованиями текст ведущего представляет собой готовый для использования рассказ. Текст ведущего согласовывается с руководителем рабочей группы.

Экскурсию по выставке следует начинать с введения, в которой ознакамливается тематика выставки, поясняется цель выставки и обозначаются её основные моменты. Для большей заинтересованности слушателей введение должно занимать не более 3-5 минут.

Переходя к основной части выставки, следует раскрыть историю затронутого вопроса, последовательно переходя от разделов к подразделам согласно тематико-экспозиционного плана.Основная чась выставки не должна превышать 30 минут.

В ходе демонстрации архивных документов необходимо посредством рассказа воссоздать зрительную картину исторического события, которое происходило в то или иное время и месте, следует придерживаться исторических фактов и периодически акцентировать внимание зрителей на тех документах, которые являются документальным подтверждением констатируемого факта с использованием цитирования текста документа, отдельных выдержек из них.

При изложении сущности исторических событий не должно быть сокращений, не допустима оценка их значения.Не допускается также упоминание фактов без их датировки, без ссылок на источники.

При проведении выставки по фондам личного происхождения следует наиболее полно охарактеризовать личность человека, его основные вехи становления и развития, особо обратить внимание на его заслуги перед обществом и награды, при наличии соответствующего разрешения фондообразователей и правообладателей необходимо наиболее полно осветить не только профессиональную и общественную, но и семейную стороны его жизни, формируя тем самым у участников цельный и гармоничный портрет личности.

Составляя текст, его автору нельзя забывать о логике звучащей речи, о том, что слово и изображение (документ) действуют, как правило, на чувства посетителей синхронно. Стремление к живости подачи материала на экскурсии не должно вести к попыткам развлекать посетителей. Участники выставки должны получить максимум познавательной информации по заявленной тематике.

После изложения основной части выставки, переходим к заключению. В заключении делается обобщение озвученных сведений и пожелания участникам выставки. Рекомендуется заключительная часть на 3-5 минут.

Ведущий во время ознакомления выставки может пользоваться своим текстом. Для удобства пользования им рекомендуется перенести содержание рассказа на специальные карточки, где записываются краткие данные об экспонируемом документе, основные направления рассказа, отдельные цитаты, исторические даты. По каждому подразделу тематико-экспозиционного палана заполняется несколько карточек (обычно по числу основных вопросов).

Используя карточки, ведущий не читает их содержание в ходе экскурсии, а лишь заглянув в них, припоминает содержание рассказа. Если в экскурсии появляется значительный перерыв между разделами, ведущий может еще раз посмотреть карточки, освежить в памяти материал рассказа.

Карточка должна быть удобной для использования. Рекомендуется небольшой размер, примерно четверть листа плотной писчей бумаги, пригодной для длительного применения. Карточки имеют порядковые номера и складываются перед экскурсией с учетом последовательности раскрываемых подразделов.

Наличие текста экскурсии по выставке не означает, что он весь должен заучиваться наизусть и доноситься до экскурсантов слово в слово. Перед проведением выставки ведущему рекомендуется провести репетицию своей ознакомительной речи.

2.2. Подготовительные мероприятия к презентации и открытию выставки

После завершения мероприятий по отбору и подготовке экспонируемых материалов проводятся подготовительные мероприятия, включающие в себя назначение даты проведения открытия/презентации выставки, утверждение макета пригласительного билета, определения списка приглашаемых участников, подготовки буклета выставки и текста пресс-релиза для средств массовой информации.

Руководителем рабочей группы по согласованию с директором архива назначается день открытия/презентации выставки, список приглашаемых участников. С приглашенными лицами заранее согласовывается возможность публичного выступления по теме выставки или по содержанию архивных документов. В список приглашенных, помимо других, обязательно включаются представители средств массовой информации – газеты, телевидения.

Рабочая группа готовит сценарий проведения открытия/презентации выставки, в котором прописывается порядок выступающих, определяется время проведения экскурсии по выставке. Сценарий утверждается директором архива. Выступающие и докладывающие лица должны быть проинформированы о теме, очередности и длительности выступления заблаговременно по телефону, но не позднее чем за 3 (три) рабочих дня до выставки.

Открытие/презентацию выставки следует сопровождать собственной видео- и фотосъемкой. Для этого назначаются ответственные должностные лица из числа сотрудников архива.

Целесообразно предусмотреть показ аудиовизуальных материалов (демонстрация сканированных архивных документов (например, в виде слайд-шоу), фрагментов фильмов, фотодокументов, музыкальных произведений).

С целью информирования об открытии выставки может быть подготовлен и издан небольшой буклет, содержащий обзор документов выставки, фотокопии двух-трех интересных документов.

Буклет выставки содержит вступительную часть, в которой указываются название, цели и задачи выставки, хронологические рамки документов, называются организаторы и участники выставки.

Вторая часть буклета представляет аннотированный перечень экспонируемых документов и материалов с указанием их поисковых данных.

В пригласительном билете указывается фамилия, имя и отчество приглашаемого лица, название выставки, дата, время и место открытия, название архива.

Оборотная сторона пригласительного билета должна содержать сведения о теме, цели и программе (сценарии) проведения выставки. Готовые пригласительные билеты рассылаются получателям не позднее, чем за 3 дня до предполагаемого события.

Одновременно с этим готовится пресс-релиз – это документ для средств массовой информации, который отправляется журналистам с сообщением о событии с расчетом на появление публикаций на основе пресс-релиза или видеосюжетов о событии.

Основные принципы составления пресс-релиза:

1) текст размещен на бланке архива на одной странице формата А4;

2) каждый абзац должен содержать не более трех предложений;

3) первый абзац пресс-релиза включает в себя максимум информации о предстоящем событии: название выставки, дата и место открытия;

4) недопустимо использование аббревиатур, названия должны быть расшифрованы;

5) текст не должен быть эмоционально окрашен за счет знаков препинания (восклицательные знаки, многоточия и т.д.);

6) в конце пресс-релиза указывается фамилия, имя и отчество и контактный телефон сотрудника архива, к которому можно обратиться за дополнительной информацией, дается ссылка на сайт архива.

Пресс-релиз рассылается по электронной почте, факсу средствам массовой информации не позднее, чем за три дня до открытия/презентации выставки. По возможности желательно обратиться к адресату по имени и отчеству.

По завершению всей подготовительной работы оформляется номенклатурное дело в соответствии с номенклатурой дел архива. Дело содержит концепцию (тематический план) выставки, тематико-экспозиционный план, графическую схему расположения экспонируемых документов, текст ведущего, текст пресс-релиза, изданный буклет выставки, список приглашенных лиц, листы регистрации посетителей.

После проведения выставки номенклатурное дело дополняется фотографиями с открытия/презентации выставки, видеосъемкой в виде электронного файла формата Avi, записанного на компакт-диск, копиямиэкспонируемых документов, рецензиями и отзывами и т.д.

За 1 (один) рабочий день до проведения выставки ответственный отдел предоставляет должностному лицу, ответственному за наполнение веб-сайта архива, электронную версию выставки с целью ее размещения на веб-сайте и информирует его о дате проведения выставки. Ответственный за наполнение веб-сайта архива сотрудник в день проведения выставки размещает электронную версию выставки на веб-сайте архива, срок пребывания электронной версии выставки на веб-сайте не ограничивается.

2.3.Выбор помещения и оборудования, обеспечение мер сохранности экспонируемого материала и монтаж выставки

Ответственными за сохранность архивных документов являются организаторы выставки. Архив, представивший архивные документы для выставки, обеспечивает контроль за соблюдением требований обеспечения сохранности документов при экспонировании.

Экспонируемые архивные документы выставляются в условиях обеспечивающих их сохранность.

Нормативные условия экспонированиявыставочных архивных документов обеспечиваются:

1) использованием специально оснащенных выставочных помещений либо приспособленных площадей;

2) созданием оптимальных (нормативных) противопожарного, охранного, температурно-влажностного, светового и санитарно-гигиенического режимов в помещении, в котором организуется выставка;

3) применением специальных средств экспонирования и перемещения экспонируемых архивных документов (закрываемые на ключ стеклянные стеллажи, шкафы и другие).

Выставка может проводиться в специальном выставочном зале, предоставляемом на договорной основе третьими лицами и отвечающие условиям противопожарной, охранной, санитарно-эпидемиологической безопасности и обеспечивающие соответствующий Правилам температурно-влажностный, световой и санитарно-гигиенический режимы.

При отсутствии возможности экспонирования в специальном выставочном зале, предоставляемом на договорной основе третьими лицами, выставка проводится в читальном зале самого архива.

Оборудование для выставки выбирается исходя из объема и вида экспонируемых документов и материалов. Оно должно быть очищенным от пыли и герметичным. Витрины или стенды должны закрываться и опечатываться. Экспонаты не должны находиться на расстоянии менее 1,5 – 2 метров от отопительных приборов и подвергаться воздействию прямых солнечных лучей.

В витринах, на стендах или планшетах документы располагаются таким образом, чтобы исключить их смещение или падение. При этом запрещено применение любых материалов, которые могут повредить основу и/или текст документа (клей, липкая лента, булавки, скрепки и т.д.).

Оригиналы архивных документов как правило размещаются в запираемых стеклянных витринах или шкафах, копии документов размещаются на стеллажах, стендах или же оформляются в виде планшетов.

Обрудование и приспособления для экспонирования должны быть размещены и расставлены так, чтобы позволять посетителям рассмотреть и прочитать выставленные документы. Экспонаты должны быть хорошо освещены, легко просматриваться как сверху, так и снизу от угла зрения.

Расположение стеллажей и стендов должно обеспечивать свободный проход и доступ к экспонатам, а также не препятствовать маневренности ведущего.

Монтаж выставки производится в соответствии с тематико-экспозиционным планом и графической схемой расположения документов.

В рабочие часы непосредственно во время проведения выставки для охраны документов привлекаются не менее 2 (двух) сотрудников ответственного отдела с целью контроля за действиями посетителей выставки и предотвращения фактов порчи и утраты экспонируемого материала.

На период проведения выставки во время простоя и подготовки экспонируемых материалов организуется охранаэкспонируемых материалов силами сотрудников учреждения, предоставившего помещение для выставки в рамках исполнения договора. Если выставка организуется в архиве, охрана обеспечивается в обычном для архива режиме.

При проведении в архиве стационарной и длительно действующей выставки помещение выставки обязательно опечатывается после завершения последнего в течении рабочего дня сеанса выставки.

Порядок хранения ключей в рабочее и нерабочее время устанавливается в соответствии с Правилами.

В выставочное помещение имеют доступ руководство архива, руководитель рабочей группы, а также заведующий и работники ответственного отдела.

Вынос посторонними лицами из выставочного помещения экспонируемых архивных документов, материальных ценностей и другого экспонируемого материала строго воспрещен и преследуется в соответствии с действующими нормами закона.

2.4. Художественное оформление выставки

После выбора помещения и оборудования, принятия мер сохранности и безопасности осуществляется непосредственно само хужожественное оформление выставки.

Успех выставки во многом зависит от ее зрительной привлекательности. Поэтому большое значение приобретает хорошо продуманное расположение экспонатов, их размещение на стендах, планшетах и в витринах.

Расположение экспонатов выставки может осуществляться в хронологическом порядке либо в соответствии с разделами и подразделами, освещающими тот или иной вопрос темы выставки.

При оформлении планшетной выставки также руководствуются изложенными выше принципами. Планшеты размещают на уровне глаз посетителей выставки. Центральное место в такой выставке отводится наиболее значимым и визуально привлекательным документам.

При подготовке выставки копий документов создается макет выставки и печать плакатов в соответствии с размерами выставочного оборудования (планшетами). При изготовлении цифровых копий документов современная техника позволяет увеличивать и уменьшать размеры копий, соединять разрозненные документы в единый плакат, создавать коллажи документов на определенную тему, объединяя как текстовые, так и фотодокументы.

Художественное оформление выставки требует выделения разделов и подразделов, наиболее важным разделам отводится центральное, видное место.

Статистический материал можно оформить на стенде в виде диаграмм и таблиц. Чтобы проследить достижения в какой-либо области, экспонируемый материал размещают в сравнении старого с новым.

Для усиления внимания к ведущим экспонатам используются такие композиционные средства, как контраст, цвет, размер и др. Не следует допускать излишней скученности экспонатов - это снижает выразительность выставки.

Особое место занимают выставки документов в электронном формате (мультимедийные выставки, виртуальные выставки). Архивисты в основном используют этот вид выставки, так как он обладает большими преимуществами.

Монтаж электронной версии выставки представляет из себя текстовый документ MicrosoftOfficeWord, содержащий текст ведущего и сопровождаемый в промежутках вставками фотографий архивных документов и других материалов выставки.

3. Организационные мероприятия по открытию/презентации, проведению и завершению выставки

В день открытия/презентации выставки специально назначаемый сотрудник ответственного отдела не позднее чем за час до открытия выставки проводит контрольную проверку готовности экспонатов, видеокамер и помещения, докладывает о готовности руководителю рабочей группы и директору архива.

За полчаса до открытия/презентации выставки им проводится регистрация приглашенных участников по заранее подготовленному списку приглашенных. Приглашенным участникам выставки вручается буклет выставки.

В это же время уточняется список выступающих со стороны приглашенных. В случае отсутствия приглашенных из числа выступающих об этом заранее делается отметка в сценарии проведения выставки и докладывается руководителю рабочей группы и руководству архива.

В назначенное время начинается открытие/презентация выставки, которая проводится строго в соответствии с утвержденным сценарием. Специально назначенный сотрудник производит видео- и фотосъемку мероприятия.

По окончании каждого сеанса выставки рабочая группа по проведению выставки производит учет и инвентаризацию экспонируемого материала с целью определения его полноты и сохранности.

В случае недостачи и/или порчи экспонируемого материала составляется акт о пропаже и/или порче экспонатов в произвольной форме, в котором указываются наименование, архивный шифр пропавших/испорченных документов, описывается характер причинения вреда документам. По факту пропажи/порчи архивных документов сообщается в установленном порядке в соответствующие органы с целью проведения следственных мероприятий. Акт составляется в трех экземплярах, один из которых прилагается к заявлению о пропаже/порче экспонатов в соответствующие органы, второй – передается по месту получения экспонатов, третий остается в материалах номенклатурного дела.

Фото- и видеосъемка с места события в день окончания выставки передается для обработки в отдел информационных технологий.

Сотрудник отдела информационных технологий в течении трех рабочих дней производит перенос фотосъемки на компакт-диск в формате Jpeg, а видеосъемка переносится на компакт-диск в формате Avi, фотоматериалы дополнительно распечатываются на фотобумагу форматом 9*12 см в цветном оформлении. Все обработанные (компакт-диски и фотографии) материалы передаются сотрудником отдела информационных технологий заведующему ответственного отдела с целью дальнейшего их приобщения к номенклатурному делу.

4. Порядок возврата выставочного материала и экспонатов

При проведении однократной выставки архивные материалы и экспонаты, полученные из других организаций, возвращаются по месту получения незамедлительно в течении следующего за днем проведения выставки рабочего дня. Все мероприятия по возврату экспонатов по месту получения производятся рабочей группой, ответственной за проведение выставки.

Оригиналы архивных документов перед передачей в хранилище вновь подшиваются в соответствующие архивные единицы хранения, копии архивных экспонатов подшиваются в номенклатурное дело.

Порядок передачи архивных документов в хранилище определяется Правилами.

Полученные из других организаций экспонируемые материалы после завершения выставочных мероприятий возвращаются предоставившим их организациям по акту приема-передачи, в котором указывается наименование, количество и физическое состояние передаваемого экспоната. Акт составляется заведующим ответственного отдела в двух экземплярах в произвольной форме, один из которого передается вместе с экспонатами организации, предоставившей экспонируемый материал, второй экземпляр акта подшивается в номенклатурное дело ответственного отдела.

В случае проведения стационарной (многократной) выставки после инвентаризации экспонатов предпринимаются меры обеспечения сохранности в промежутках между сеансами выставки согласно пункту 2.1.8. настоящих рекомендаций.

Список использованной литературы

Закон Республики Казахстан «О Национальном архивном фонде и архивах» от 22 декабря 1998 года № 326-1;
Постановление Правительства РК от 22 декабря 2011 года №1604 «Об утверждении Правил комплектования, хранения, учета и использования документов Национального архивного фонда, других архивных документов государственными и специальными государственными архивами»
Методические рекомендации по организации выставок архивных документов в ГКУСО «Центр документации общественных организаций Свердловской области» - 2011.