Итоги работы за 2011-2014 годы отдела по работе с исследователями и информационных технологий

Зерттеушілермен жұмыс және ақпараттық технологиялар бөлімінің 2014 жылы атқарған жұмыстары туралы 
САЛЫСТЫРМАЛЫ    ТАЛДАУ (ЕСЕП)

Зерттеушілермен жұмыс және ақпараттық технологиялар бөлімінің қызметі мұрағаттың бекітілген жылдық жұмыс жоспарына, бөлімнің жұмыс жоспарына және міндеттеріне сәйкес жүргізіледі және оқу залында зерттеушілерге қызмет ету мен компьютерлік, ақпараттық технологияларды мұрағат саласына енгізу жөніндегі шаралар кешенін қамтиды.

1. Зерттеушілермен жұмыс бойынша.

2014 жылыоқу залында зерттеушілерге сапалы және үздіксіз қызмет көрсету жұмыстары жалғасты, жұмыстың нәтижелері келесідей: зерттеушілер бойынша тіркелген сауалнамалар – 76, журнал бойынша келушілер саны – 317 келуші.

Есепті жылы оқу залы пайдаланушыларына 225 ғылыми-анықтамалық аппарат құралдары және 1208 сақтау бірліктері  пайдалануға ұсынылды. Орта есеппен оқу залында жұмыстану үшін күн сайын 1,4 зерттеуші келіп, оларға 5,4 сақтау бірлігі беріліп тұрған, яғни әр пайдаланушы күн сайын 3,8 сақтау бірлігін зерттеген.

Мұрағаттың оқу залындағы зерттеу тақырыптары өте кең, ауқымды және әр түрлі болып табылады:

1. Мекемелер мен ұйымдардың құрылу және даму тарихына қатысты – 20;
2. тарихи оқиғаларды зерттеу (1941-1945 жылдардағы ҰОС қатысты және эвакуация туралы, 1921-1923 және 1932-1933 жылдардағы ашаршылық туралы, ұжымдастыру туралы, Жаңақала ауданындағы ұжымдастыруға қарсы көтеріліс туралы) – 15;
3. Өмірбаяндық зерттеулер – 12;
4. өлкетану зерттеулері – 12;
5. шежірелік зерттеулер – 10;
6. өндірістік қажеттіліке байланысты өндірістік құжаттарды іздеу - 7.

Көріп отырғанымыз, әдеттегідей зерттеу тақырыптары жылма жыл қайталануда және өз деңгейінде қалуда.

Пайдаланушылардың зерттеу нәтижелері бойынша 135 көшіру-көбейту тапсырысы берілді, 645 мұрағаттық құжат беттері көшірмеленді. 

Барлығы 76 зерттеу тақырыптары бойынша тақырыптық кәртішкелер жүргізілді.

Сол сияқты оқу залы кітапханасына 2014 жыл бойы келіп түскен газеттер, журналдар мен кітаптар есепке алынды, оларды өңдеу мен қатты түптеу жұмыстары жалғасуда. Барлығы 1365 газет, 144 журнал және 7 кітап түсті, оның ішінде 2014 жылдың 31 желтоқсандағы жағдайы бойынша еңбек биржасынан жолданған 2 қызметкерлер күшімен өңделіп, түптелгені: газеттер – 62 түптеме, журналдар мен кітаптар өңдеу кезегін күтуде.

Оқу залының қызметі негізінен бекітілген ережелерге сәйкес ұйымдастырылды: талаптарға сай қабылданған пайдаланушыларға жұмыс ережелері түсіндіріліп, кеңестер берілді, барлық есеп нысандары мен шаралары сақталуда, жұмыс барысында түскен барлық 76 зерттеушінің өтініштеріне тиісті жауаптар дер кезінде берілді, қоймадан алынған және кері қайтарылған істер тексеріліп, құжаттардың бүлінуі туралы 1 акт тұрғызылды, құжаттарды оқу залында пайдалану мерзімдері қадағаланып, сақталды.

Соңғы 4 жылдағы көрсеткіштерін салыстыратын болсақ (2011-2014) жылма жыл келушілер саны тұрақты 251-317 аралығында қалыптасып, 2014 жылы ең жоғары көрсеткішке жетті.

Берілген анықтамалық-ақпараттық аппарат 202-368 аралығында қалыптасып 2013 жылы ең жоғары көрсеткішке жеткен. Ал 2011-2012 және 2014 жылдары бір деңгейде қалуда.

Берілген істердің саны мен дайындалған көшірмелер саны әр түрлі: ең жоғары көрсеткіш 2013 жылы болған болса, ең төменгісі 2014 жылы байқалады.

Тіркелген зерттеушілер мен тақырыптардың саны жылма жыл азайып келеді: 2011 жылы 89 ден 76-ға дейін түскен.

Көрсеткіштердің жылма жыл динамикасынан көріп отырғанымыз тіркелген зерттеушілер және тақырыптар саны азаюына қарамастан, берілген анықтамалық аппарат, істер мен көшірмелер саны керісінше өсуде, бұл дегеніміз – соңғы жылдары зерттеудің сапасын артып келеді деген сөз, зерттеушілердің аз саны көптеу құжаттарды көтеріп зерттеген.

Ең көп тапсырыс жасалған жыл  - 2013 жыл, осы жылы берілген анықтамалық аппарат, істер мен көшірмелер саны күрт өскен. Оған себеп болғаны - 2013 жылы көптеген мекемелер торқалы жылдарды атап өткен болатын. Мысалы, облыстық прокуратура, Тасқала аудандық соты, қалалық мәслихат, облыстық мұрағат және т.б. көптеген мекемелер.

Атап өту қажет, осы тақырыптар бойынша бір мекемеден бірнеше зерттеуші топтасып зерттеу орын алды, сондықтан да 2013 жылы тақырыптар саны аз болғанымен берілген анықтамалықтар мен істер саны өсуде.

Сонымен қатар, облыстық Орал өңірі мен Приуралье газеттерінің торқалы жылдарын атап өтуге байланысты ауқымды зерттеулер өткізілді. Оған қоса 2013 жылы Сталинград шайқасының 70 жылдығына және  Ж.Досмухамедовтың 130 жылдығына орай істер берілді, Орал қаласы күніне арнап кітап жазу үшін Орал қаласы әкімінің аппараты көптеген материалдар көтерді, 2013 жылдың мамыр айында Америка Құрама Штаттарының «Холокост» мемориалдық мұражайының өкілі арнайы келісім бойынша жұмыстанып аз ғана уақытта ауқымды құжаттармен танысты және Ш.Уәлиханов  атындағы Тарих және этнология институтының 6 өкілі бір тақырып бойынша топтасып зерттеулер өткізді.

Осының барлығы 2013 жылы берілген істер мен көшірмелер санының өсуіне себеп болды.

Ал 2014 жылы оқу залы қызметі көрсеткіштері біркелкі азайып келеді, басым көпшілігінде зерттеушілер 2015 жылы ҰОС 70-жылдығына байланысты, ұйымдар мен мекемелердің мерейтой күндері бойынша олардың құрылу мен даму тарихы және шежіре зерттеулермен айналысуда.

Келесі 2015 жылы ҚР Президентінің 2014 жылы Қазақстан халқына жолдауында атап өткен мерейтойлы оқиғаларды абыроймен атап өту қажеттілігі туралы тапсырмасына байланысты оқу залы қызметі одан әрі қыза түсетіні мәлім. 

2. Мұрағат саласын ақпараттандыру және компьютерлендіру бойынша.

Жоспар бойынша мұрағат саласын ақпараттандыру және компьютерлендіру жұмыстар кешені келесі шараларды қамтыған – электрондық мәліметтер қорларын құрып толықтыру, олардың сақтылығын қамту, мұрағаттық құжаттарды жаппай сандау, мұрағат үдерістерін автоматтандыру, мұрағат веб-сайтын құру, оны жетілдіру, мұрағат қызметкерлерін қажетті компьютерлік құралдармен қамту және олардың жұмысын қалыптастыру.

Аталған бағыттар бойынша мұрағатта бірқатар жұмыстар атқарылуда.

2.1. Электрондық мәліметтер қорларымен жұмыс.

Бекітілген жоспар бойынша 2014 жылы ең көп сұранысқа ие болған 12 электрондық мәліметтер қорын жасақтап толықтыру жоспарланған болатын, ол «Электрондық мұрағат», «Зерттеушілер», «Толықтыру көздері», «Нотариат», «Марапатталғандар», «1941-1945 жылдардағы ҰОС туралы құжаттар», «Жеке құрам бойынша құжаттар», «Аса құнды құжаттар», «Сақтау мерзімдері көрсетілген істер тізілімі», «Метрикалық кітаптар», «ҚР және РФ мұрағаттары», «Жеке тектік құжаттар» қорлары.

Күні бүгін 12 қордың 5-інің қалыптары Access  форматында дайындалып, толықтыру жұмыстары жүруде (ол «Электрондық мұрағат», «Зерттеушілер», «Толықтыру көздері», «Нотариат», «Марапатталғандар»), 5-інің қалыптары Word форматында дайындалып, толықтыру жұмыстары аяқталды (ол «1941-1945 жылдардағы ҰОС туралы құжаттар», «Жеке құрам бойынша құжаттар», «Аса құнды құжаттар», «ҚР және РФ мұрағаттары», «Жеке тектік құжаттар»), ал 2-інің қалыптарын дайындау және толықтыру 2015 жылға жоспарланды (ол «Метрикалық кітаптар» мен «Сақтау мерзімдері көрсетілген істер тізілімі»).

Аталған қорлардың ішінде зерттеушілермен жұмыс және ақпараттық технологиялар бөліміне жүктелгені келесілер: «Электрондық мұрағат», «Зерттеушілер» және «Метрикалық кітаптар» қоры.

«Электрондық мұрағат» электрондық мәліметтер қорын толықтыру жұмыстары қарқынды жүруде: соңғы 3 жылда 1913 (100%) қорлар атауы, 5033 (100%) тізімдемелердің атауы, 197043 (35,8%) істердің атауы және 50364 құжаттардың атауы енгізілді. Оның ішінде 2014 жылы енгізілгені сәйкесінше 10 (0,5%), 403 (7,9%), 59757 (10,8%) және 49996.

Мәліметтерді енгізу динамикасынан көріп отырғанымыз, 2013 жылы бұл жұмыстар қарқынды жүргізілген, мұның себебі – 2013 жылы 1 бөлім қызметкерінен басқа қосымша 6 айға жастар практикасынан 5 тәлімгер және АТИСО жоғары оқу орнынан оқу практикасына жұмсалған 3 тәлімгер жұмыстанды, ал 2014 жылы қосымша тек 2 айдан 3 еңбек биржасының қызметкері тартылды, 2012 жылы тек қана бөлімнің 1 қызметшісі жұмыстанды.

Өткен жылы «Зерттеушілер» мәліметтер қорына 2013 жылдың мәліметтері енгізілген, ал 2014 жылдың мәліметтері 2015 жылы енгізу жоспарланып отыр. Барлығы соңғы 3 жылда 2011-2013 жылдары жұмыстанған  зерттеушілердің мәліметтері енгізілді, барлығы 267 сауалнама, 268 тақырып және 5543 сұраулар енгізілді. 2015 жылдың жоспарында – 2011 жылға дейінгі 795 зерттеушінің мәліметтерін енгізу қажет етеді.

Сонымен қатар, Қостанай облысы мемлекеттік мұрағаты дайындаған «Нотариат», «Марапатталғандар», «Толықтыру көздері» мәліметтер қорының қалыптары алынып, бөлімдерге толықтыруға берілді. Күні бүгін толықтыру жағдайы сәйкесінше 1, 12613 және 279 жазу.  

2.2. Электрондық мәліметтер қорларының сақтылығын қамту.

Қолданыстағы мәліметтер қорларының сақтылығын қамту мақсатында олар локалды желіге жалпы қолданылатын папкаға салынып, көппайдаланушы режиміне көшірілді, пайдаланушылар топтарға бөлініп қолжетімділіктері ажыратылды, жою немесе өзгерту мүмкіндіктері шектелді.

Сонымен қатар, күн сайын олардың сақтық көшірмелері жасалып, қатты дискіде сақталуда.

2.3. Мұрағаттық құжаттарды жаппай сандау.

Мұрағаттық құжаттарды жаппай сандау жұмыстары 2013 жылы басталған болатын және 3 кезеңге бөлінген: 1 кезең қорларға аңдатпалар мен тарихи анықтамаларды сандау, 2 кезең – тізімдемелерді сандау, 3 кезең – істерді сандау.

Күні бүгін қатарынан барлық кезең бойынша жұмыстар жүруде: сандалған аңдатпалар саны - 284 (100 %), тарихи анықтамалар (саны / парақ) - 378 / 1788 (оның ішінде 2014 жылы жасалғаны - 55 / 322), тізімдемелер  (саны / парақ) - 2311 / 21154 (45,9%) (2014 жылы - 563 / 6410), істер (саны / парақ) - 93 /8359 (2014 жылы - 27 / 1144).

Қазіргі таңда бөлімнің басым күштері тізімдемелерді қорға енгізіп, сандауға жұмсалып келеді, ал істерді сандауға келетін болсақ – ең бастысы метрикалық кітаптар мен көне газеттерді, 1941-1945 жылдардағы ҰОС туралы құжаттарды, аса құнды құжаттарды сандау қажет. Сандалған 93 істердің ішінде 2 метрикалық кітап, 1 дана «Яицкая правда» газеті, №9 қордың 4 сақтау бірлігі, №39 қордың 5 сақтау бірлігі, №58 қордың 14 сақтау бірілігі, №298 қордың 61 сақтау бірлігі, және №58, П-37, 578, 1588, 453, 53 қорлардың кейбір істері.

3. Мұрағат веб-сайтын құру, оны жетілдіру.

Мұрағат веб-сайтын құру және оны одан әрі жетілдіру бағытында 2014 жылы айтарлықтай ауқымды жұмыстар жүргізілді.

Веб-сайт жасақтау жұмыстары 2012 жылы алғаш рет қолға алынған болатын. 2012 жылы сайтты құрастыру және толықтыру жөнінде барлық Қазақстан Республикасы және Ресей Федерациясы мұрағаттарының веб-сайттарының жұмыс тәжірибелері зерттеліп облыстық мұрағаттың веб-сайты бойынша алдын ала ұсыныстар дайындалды, веб-сайттың сыртқы құрылымы жасалды.

Ал 2013 жылдың сәуір-мамыр айларында веб-сайтты жасау жөнінде арнайы техникалық тапсырма дайындалды, сайтты толықтыру жөнінде жоспар-кесте бекітілді, веб сайттың сыртқы құрылымының концепциясы жасалды, сайттың ішкі құрылымына қажетті материалдар дайындалды. Жалпы 45-ке жуық материал әзірленді. Оның ішінде мұрағаттың қызметін сипаттайтын негізгі құжаттар – тарихы, қорлар құрамы, байланыс мәліметтері және тағы да басқа анықтамалық сипаттағы мәліметтер. Сонымен қатар, 2013 жылы дайындалған материалдар екі тілде болуы үшін ауқымды аударма жұмыстары жүргізілді. Барлығы 280-ке жуық беттер аударылды.

Өкінішке орай, веб-сайттың сыртқы және ішкі құрамы негізінен дайын болғанымен қаржы тапшылығына және басқа да мәселелерге байланысты 2013 жылы веб-сайт жасалмай тек 2014 жылы дайындалды.

2014 жылы ИП «Бурбель Е.А.» мемлекеттік сатып алуды ұтып ақпан-наурыз айларында мұрағаттың веб-сайтын дайындап табыстады.

Зерттеушілермен жұмыс және ақпараттық технологиялар бөлімінің күшімен веб-сайтты дайындау барысында веб-сайттың дизайны мен құрылу концепциясы белгіленді, Joomla бағдарламасы негізінде веб-сайттың ішкі құрылымы құрастырылды, атауы тиісті органдарда тіркелді, ішкі құрылымына қажетті өндірістік және методикалық сипаттағы материалдар дайындалып жинақталды. Барлығы 25 материал дайындалды, 100 парақ құжат екі тілге аударылды.

Сонымен қатар, 2014 жылы сайтты одан әрі материалдармен толықтыру жөнінде жоспар-кесте жасалып, сайтқа орысша-қазақша 2013-2014 жылдары барлық бөлімдерде дайындалған жалпы 373 материал енгізілді және жаңалықтар тарауы жаңартылып отырды.

Енгізілген құжаттардың арасында ерекше айта кететін жайт – электрондық кітапхана. Сайтқа пайдаланушылардың жиі сураныстарына бөленген «Азалы кітап», «Зерде кітабы», атаулы күндер күнтізбелері, Бөкейорда тарихы және тағы да басқа облыстық мұрағатта сақталған құжаттар негізінде дайындалған көптеген шығарылымдар орналастырылды. Сөйтіп сайттың бірінші бөлігі аяқталды.

Мұрағаттың веб-сайты 2014 жылдың 23 шілдесінен бастап іске енгізіліп, тұрақты түрде жұмысын жалғастыруда.

Осы жылдың сәуір-мамыр айларында веб-сайтты одан әрі жетілдіру мақсатында сайттың екінші бөлігіне техникалық тапсырма жасақталды. Онда қолданыстағы «Электронный архив» мәліметтер қорына веб-ортадағы автоматтандырылған іздестіру жүйесін енгізу қарастырылған. Осы мақсатта «Электронный архив» электронды мәліметтер қорына веб-ортада іздеу жүйесін жасақтау,  мәліметтерді интеграциялау және конвертатор жасақтау жөнінде үш бөлек техникалық тапсырма жасақталды, нәтижесінде қолданыстағы «Электронный архив» мәліметтер қорының деректері веб-сайтқа электронды қорлар каталогы түрінде енгізілді, ол автоматтандырылған іздестіру жүйесімен қамтылды.

2014 жылдың 19 желтоқсанында БҚО мемлекеттік мұрағатының оқу залында облыстың бұқаралық ақпарат құралдары өкілдерінің қатысуымен және облыстық мәдениет, мұрағаттар және құжаттама басқармасының  басшысының төрағалығымен облыстық мұрағат веб-сайтының таныстырылымы өтті.

Сонымен қатар, веб-сайтты техникалық жағынан сүйемелдеуін қамту мақсатында келісім-шарт жасалып, жүйелі түрде мониторингілеуі жүргізілді.

4. Мұрағат қызметкерлерін қажетті компьютерлік құралдармен қамту және олардың жұмысын қалыптастыру.

Зерттеушілермен жұмыс және ақпараттық технологиялар бөлімінің қызметі компьютерлік және ақпараттық технологияларды мұрағат саласына енгізу жөніндегі шаралар кешенін де қамтиды.

2012-2014 жылдары мұрағаттың құрылымдық бөлімшелерінің жұмысында есептегіш, көшірмелеу-көбейту техникасы мен локалды есептегіш желісін тиімді пайдалануын жетілдіру, мұрағат қызметкерлерінің есептегіш техникалар мен бағдарламалық құралдарды қолдану деңгейлерін көтеру, желіні басқару, Интернет желісі мен электрондық поштаны тиімді қолдану жұмыстары да қалыпты атқарылды.

2012 жылы мұрағатқа тек А3 форматтағы планшетты сканер алынған болса, 2013 жылы компьютерлік паркі қосымша жаңартылды - 7 компьютер, 10 үздіксіз қуат көзі алынды. Ал 2014 жылы 3 компьютер, 1 көпфункционалды құрылғы алынды. Сөйтіп, мұрағаттың компьютерлік паркінің 50 % жаңартылды, алынған компьютерлердің 2-і филиалдарға ұсынылды.

2013-2014 жылдары қажетті компьютерлік жабдықтарға арналған 5 сұраныс ұсынылған болатын, өкінішке орай әлі де болса А1 форматтағы сканер, А3 форматтағы 5 дана сканерлер, кәсіби сандық фотоаппарат, түрлі түсті принтер және А3 форматты көпфункционалды құрылғы қаражат тапшылығынан алынған жоқ.

Мұрағатта жыл сайын компьютерлік техникасына түгендеу жұмыстары да жүргізіліп тұрады, 2014 жылдың қазан айында кезекті түгендеу өткізіліп, мұрағатта келесі жабдықтар бар екені анықталды: жүйелік блок  – 37 дана, монитор – 38 дана (соның ішінде 26 жинақтағы компьютерлер), ноутбук – 1 дана, КФҚ (көп функционалды құрылғы) – 2 дана, А4 форматтағы лазерлік принтерлер – 23 дана, А4 форматтағы 3/1 принтер – 2 дана, А3 форматтағы планшетты сканер – 1 дана, А4 форматтағы планшетті сканерлер – 6 дана, А4 форматтағы ксерокс – 1 дана,  ҮҚК(үздіксіз қуат көзі)  – 32 дана.

Соның ішінде 2014 жылдың соңында тозығы жетіп, есептен шығаруға жататындары: 13 жүйелік блок (35%), 13 монитор (35%), 2 дана А4 форматтағы 3/1 принтер (100%), 10 дана А4 форматтағы лазерлік принтерлер (43%), 1 дана А4 форматтағы планшетті сканер (17%), яғни қолданыстағы 111 бірлік техниканың 39-і жарамсыз (35%).

Көріп отырғанымыз, егер мұрағаттағы 28 қызметкердің әр қайсысы кем дегенде жүйелік блок, монитор, принтер және сканермен қамтылуы тиіс деп есептегенде, олардың қамтылу жағдайы келесідей: жүйелік блокпен қамтылғандары – 24 адам (86%), монитормен – 25 адам (89%), принтермен – 13 адам (46%), сканермен – 6 адам (21%).

5. Ұйымдастыру-әдістемелік жұмыстар.

Негізгі қызметтен басқа зерттеушілермен жұмыс және ақпараттық технологиялар бөлімі мұрағат ісін дамыту бағытындағы мемлекеттік саясатты іске асыруда белсенді түрде өз үлесін қосуда.

2013 жылы бөлімде 6 әдістемелік нұсқаулар дайындалды. Ал 2014 жылы «Электрондық қорларды пайдалану жөніндегі жаднама» дайындалды.

Сонымен қатар, мұрағат ісі тәжірибесіне жаңа әдістер мен ақпараттық технологияларды енгізу шеңберінде ведомстволық бөлімімен біріккен семинарлар ұйымдастырылады, онда мекемелердің қызметкерлері істер номенклатурасын жасақтауда электрондық қалыпымен таныстырылды. 2013 жылы осы тақырыпта 3 семинарда лекция оқылды, ал 2014 жылы 6 семинар өтті.

Сол сияқты 2013 жылы «Пайдаланушылардың мұрағаттық құжаттарға қол жеткізуін ұсыну, көшірмесін беру тәртібі» бойынша және «Істерді қатты түрде түптеу әдісіне үйрену жөнінде» өндірістік оқуда лекция мен практикум өтті.

2014 жылы филиал қызметкерлері мен еңбек биржасынан жолданғандарға арнап «Электрондық мұрағат» қорымен жұмыс бойынша көптеген практикумдар ұйымдастырылды.

2013 жылы «Мұрағаттың 90 жылдығына» арнап виртуалды көрмеге қажетті материалдар іріктеліп мұрағаттың веб-сайтына енгізілді және 2014 жылы бөлім қызметкерлерінің тікелей қатысуымен 84 беттен құралатын «История становления и развития архивной службы и Государственного архива Западно-Казахстанской области (1923-2013 годы)» атты буклет дайындалып жарық көрді, барлығы 50 дана шығарылды.

2012 жылы мұрағаттағы латынша жазылған құжаттарға шолу дайындалып, «Приуралье» газетінде жарияланды.

2013 жылы «Мұрағаттық қызмет ақпараттандыру үдерісінде» мақаласы «Жайық үні» газетінде, «Бумажный архив в цифровом формате» мақаласы «Приуралье» газетінде, ал 2014 жылы - «Время газетной строй» мақаласы мұрағаттың веб-сайтында жарық көрді және «Батыс Қазақстан облысы мемлекеттік мұрағатының веб-сайтындағы  автоматтандырылған іздестіру функциясы бар электрондық қор каталогы» атты мақала республикалық журналдарға екі тілде дайындалып ұсынылды.

2014  жылдың 7 қарашасында мұрағаттың оқу залында Орал қаласының Назарбаев Зияткерлік мектебінің оқушылары үшін «Жаңақала ауданында ауыл шаруашылығын ұжымдастыруға қарсы орын алған көтеріліс» және «Батыс Қазақстан облысындағы ұжымдастыру үдерісі мен оның салдары туралы» тақырыптары бойынша практикалық көмек ұйымдастырылды.

Одан бұрын осы жылдың 8 шілдесіндереспублика бойынша Назарбаев Зияткерлік мектептер мұғалімдерінің бастауымен мектеп оқушыларының еліміздің әр түрлі қалаларына сапарлары ұйымдастырылған болатын. Сапар шегінде біздің оқу залында Қостанай қаласының оқушылары өңірдің тарихымен танысып, мұрағатта 1941-1945 жылдардағы Ұлы Отан соғысы кезінде Орал өңірі және біздің жерлестеріміздің майдан мен тылдағы каһармандығы туралы құжаттарды зерттеді.

Осы тақырып бойынша А.Тайманов атындағы №34 мектеп-гимназияның  оқушылары да зерттеулер жүргізді. Оқушылар үшін тақырыптық топтама дайындалып, ұсынылды.

Мұрағаттың басқа бөлімдеріне практикалық көмек ретінде жоғарыда айтылған жұмыстардан басқа жоспарда қарастырылмаған жұмыстар да іске асырылды – 1С бухгалтерлік бағдарламаға мәліметтерді енгізу, өзекті мәселелер бойынша жоғары органдарға хат дайындау, кадрлар туралы есеп беру, тематикалық сұраныстарға жауап дайындау, ғылыми-анықтамалық аппарат шығаруға бағалық ұсыныстар жинақтау, оларды түзету үшін ID-дизайн бағдарламасын орнату және тағы да басқа жұмыстар.

Зерттеушілермен жұмыс және ақпараттық технологиялар бөлімінің басшысы
А.Искакова

06.01.2015 жыл.

Отчет о работе отдела по работе с исследователями и информационных технологий за 2011-2014 годы

№№ пп	Показатели	2011	2012	2013	2014
	1. Организация работы читального зала
1	Количество посетителей	251	304	302	317
2	Выданов описей и НСА	202	205	368	225
3	Выдано единиц хранения	2314	1366	4354	1208
4	Изготовлено заказов на копии (заказов / страниц)	44 / 964	36 / 884	170 / 1177	135/645
5	Заведено личных дел исследователей	89	87	83	76
6	Заведено тематических карточек	91	87	75	76
7	Поступило номеров газет, журналов и книг в библиотеку читального зала	-	127	118	62
	2. Разработка, усовершенствование и сопровождение веб-сайта архива
1	Регистрация веб-сайта	-	-	-	1
2	Подготовка материалов для наполнения	-	-	45	10
3	Обновление сущестуюещго контента и добавление новых материалов (на двух языках) Всего – 373	-	-	-	373
4	Переводческие работы Всего – 380 стр	-	-	280	100
5	Усовершенствование внутренней структуры веб-сайта (техническое задание) Всего  - 5	-	-	1	4
6	Техническое сопровождение (договор) Всего - 1	-	-	-	1
	3. Наполнение электронных баз данных
	3.1. База "Электронный архив"
1	Наименований фондов (кол-во / %). Всего внесено  – 1913 (100%)	-	1657 (100%)	246 (12,9%)	10 (0,5%)
2	Наименований описей (кол-во / %). Всего внесено – 5050 (100%)	-	3047 (60%)	1600 (31,8 %)	403 (7,9%)
3	Наименований дел (кол-во / %). Всего внесено – 197043 (35,8%)	-	32588 (6%)	103249 (18,8 %)	59757 (10,8%)
4	Наименований документов (кол-во -/ %). Всего внесено – 50364	-	368	-	49996
	3.2. База "Метрические книги"
1	Единиц хранения	-	-	-	-
2	Записей	-	-	-	-
	3.3. База "Исследователи"
1	Единиц хранения	7	7	8	-
2	Записей
	Анкеты	90	87	87	3
	Тематика	90	87	88	2
	Заказы	2281	1270	1889	103
	4. Оцифровка
1	Аннотации Всего оцифровано - 284 (100 %)	-	-	284	-
2	Исторические справки (кол-во / стр) Всего оцифровано- 378 / 1788	-	-	323 / 1466	55 / 322
3	Описи (кол-во /стр) Всего оцифровано - 2311 / 21154 (45,9%)	-	-	1748 / 14744	563 / 6410
4	Дела (кол-во /стр) Всего оцифровано – 93 /8359	-	-	66 / 7215	27 / 1144
	5. Обеспечение рабочих мест техническими средствами и компьютерами
1	Сопровождение работы локальной сети и Интернет	-	-	Постоянно	Постоянно
2	Мониторинг и сопровождение используемых в работе компьютерных программ	-	-	Постоянно	Постоянно
3	Учет и сопровождение работы компьютерной и оргтехники	-	1	17	4
	6. Организационно-методическая работа
1	Разработка методических рекомендаций	-	4	6	1
2	Подготовка, проведение и участие в семинарах и лекциях	-	-	5	6
3	Подготовка изданий	-			1
4	Подготовка статей к публикации	-	1	2	2
5	Презентация веб-сайта	-	-	-	1
6	Встреча и практикумы со школьниками	-	-	-	3

 

Руководитель отдела по работе с исследователями и информационных технологий
А.Искакова

06.01.2015