Усовершенствование базы данных "Электронный архив" (21.08.2015)

Вниманию потенциальных поставщиков услуг!

Для заинтересованных лиц сообщаем, что в областном архиве начаты работы по усовершенствованию электронной базы данных «Электронный архив».

С этой целью разработано и утверждено техническое задание на оказание услуг по разработке и внедрению автоматизированной системы управления базами данных Microsoft SQL Server  с архитектурой «клиент-сервер» для существующего электронного научно-справочного аппарата областного архива и его филиалов, на сайте госзакупок размещено объявление о конкурсе по предоставлению данной услуги.

Номер объявления 4897764, лот номер - 15981540, срок подачи заявки на участие в конкурсе - 7 дней календарных дней с момента размещения данного объявления, срок реализации услуги – 60 календарных дней с момента регистрации договора в территориальных органах Казначейства.

Всех потенциальных поставщиков, кого заинтересовало данное предложение, просим принять участие в конкурсе.

Всегда рады сотрудничеству с Вами!

В настоящее время в областном архиве и его филиалах (Жалпакталский и Сырымский) с 2012 года созданы и используются электронные научно-справочные аппараты  -  базы данных «Электронный архив», реализованные в программной среде Microsoft Access 2003 (далее – базы данных).

Базы данных имеют файл-серверную структуру, при которой файл базы данных располагается централизованно на файл-сервере - отдельном персональном компьютере Заказчика в папке с общим доступом (далее – Общая папка). База данных защищена от физического удаления из Общей папки, однако отсутствует защита от замены файла. База данных реализована в многопользовательском режиме, имеет разграничение по уровню доступа и используется одновременно свыше, чем 10 пользователями посредством локальной сети, связывающей компьютеры с общей папкой. Разбиение базы данных на серверную и клиентскую части в настоящее время отсутствует.

Ядром СУБД Microsoft Access является Microsoft Jet – система с совместным доступом к файлам. ЯдроСУБД располагается на каждом клиентском компьютере. Доступ к данным осуществляется, как было сказано выше, через локальные сети - в облархиве и его филиалах. Синхронизация чтений и обновлений осуществляется посредством файловых блокировок. Преимуществом этой архитектуры является низкая нагрузка на ЦП сервера, а недостатком— высокая загрузка локальной сети, так как Microsoft Jet работает в многопользовательской среде, операции чтения, записи и блокировки совместно используемой базы данных выполняются многими клиентскими процессами. Из-за возможности доступа многих клиентских процессов к одной базе данных, а также из-за того, что в Microsoft Jet не используется журнал транзакций (в отличие от СУБД более высокого класса, таких как SQL Server), надежно защитить базы данных от повреждения невозможно.

В  базе данных содержится весь имеющийся в архиве научно-справочный аппарат и архивные документы, которые предполагается использовать в дальнейшем для оперативного поиска документов при исполнении запросов и обращений граждан (организаций).

Необходимо отметить, в используемой базе данных отсутствует интуитивно понятный (дружественный) пользовательский интерфейс, примитивны средства поиска и фильтрации данных по заданным критериям, в последних версиях Microsoft Access отсутствует файл рабочих групп (mdw), что усложняет разграничение прав пользователей и построение защиты БД на новых компьютерах, а также в данном продукте существует ограничение размера базы данных в 2 Гб и по количеству записей, в то время как требуемая для работы архивистов база данных «Электронный архив» должна работать в многопользовательской среде 8 часов в сутки 5 дней в неделю, реализовать одновременный доступ для пользователей общей численностью не менее 40 клиентов, хранить и обрабатывать данные в миллион записей, обеспечить простой и полнотекстовый автоматизированный поиск информации в базе, а также формировать многочисленные запросы и отчеты пользователей.

Аналогично состояние работы с базой данных и в филиалах облархива.

В связи с этим было принято решение разработать и внедрить автоматизированную систему управления базами данных Microsoft SQL Server  с архитектурой «клиент-сервер» для существующего электронного научно-справочного аппарата областного архива и его филиалов.

Конечный продукт, получаемый в результате предоставления услуги, должен представлять из себя аппаратно-программный комплекс, включающий в себя клиентскую часть (которая входит в состав прикладной программы) и сервер,  которые в отличие от существующей файл-серверной базы данных обеспечили бы разграничение доступа между пользователями и мало загружали бы сеть  и клиентские машины.

Разрабатываемая система позволит ее пользователям производить ее наполнение и поиск данных в ней в удобном интерфейсе и на более качественном уровне, позволяющем автоматически формировать различные запросы, формы и отчеты, распечатывать их и сохранять, при этом будет обеспечена устойчивая и бесперебойная работа при одновременной работе в системе до 40 пользователей 8 часов в сутки 5 дней в неделю, будет обеспечена сохранность данных и резервное копирование.

Разрабатываемая система позволит автоматизировать функции Читального зала, функции архивистов по поиску необходимой информации при исполнении запросов, а также функции Операторов, осуществляющих наполнение базы данных «Электронный архив». В этих целях потребуется создание дополнительных баз данных и справочников по пропускам читателей, журналам посещения читателей, а также потребуется связать базы данных «Электронный архив» с имеющейся базой данных «Исследователи». Алгоритм действия системы для связывания с базой данных «Исследователи» приводится в приложении 1.

Вместе с тем, в рамках данного проекта необходимо изыскать и реализовать на практике оптимальное техническое и технологическое решение по объединению всех трех баз данных «Электронный архив», которые используются в областном архиве и двух его филиалах – Жалпакталском и Сырымском (далее – филиалы) в единую СУБД «Электронный архив» с центром фактического и физического расположения на сервере в здании областного архива.

Всегда рады сотрудничеству с Вами!

Приложение 1