Правила и схема учета архивных документов в Государственном архиве Западно-Казахстанской области

УТВЕРЖДЕНО
Приказом №10 от 4 сентября 2014 года
Государственного учреждения «Государственный
архив Западно-Казахстанской области
Западно-Казахстанского управления
архивов и документации»

Правила и схема
учета архивных документов в Государственном архиве Западно-Казахстанской области

1. Общие положения.

1.В государственном архиве Западно-Казахстанской области правила и схема учета архивных документов (далее Правила и схема) закрепляют состав учетных документов и учетных баз данных, ведущихся централизованно и в каждом архивохранилище данного архива, а также определяют последовательность выполнения работ по учету.

Схема учета архивных документов в графической форме фиксирует порядок учета.

Определение количества и состава документов Национального архивного фонда и других архивных документов в архиве в установленных единицах учета и отражение этого количества и состава в учетных документах обеспечивает организационную упорядоченность и возможность адресного поиска архивных документов, контроля за их наличием и состоянием.

2. Настоящие правила разработаны в соответствии с Законом Республики Казахстан «О Национальном архивном фонде и архивах» от 22.12.1998 года №326-1 с изменениями и дополнениями, Положения о Национальном архивном фонде Республики Казахстан, утвержденного Постановлением Правительства РК от 07.10.1999 года № 430, Правил комплектования, учета и использования документов НАФ, других архивных документов государственными и специальными государственными архивами, утвержденного Постановлением Правительства Республики Казахстан от 26 декабря 2011 года №1604.

3.В Правилах и Схеме используются такие основные понятия:

архивное дело – сфера деятельности физических и юридических лиц, связанная с формированием Национального архивного фонда, образованием архивов, архивных фондов и коллекций, организацией их хранения и использования;

архивный документ – документ, сохраняемый или подлежащий сохранению в силу его значимости для общества, а равно имеющий ценность для собственника;

архив – совокупность архивных документов, а также архивное учреждение или структурное подразделение учреждения, организации или предприятия, осуществляющее прием и хранение архивных документов в интересах пользователей;

архивные фонды – совокупность документов, исторически или логически связанных между собой;

архивная коллекция – совокупность документов, образовавшихся в деятельности фондообразователей и объединенных по одному или нескольким признакам;

дело фонда – комплекс документов по истории источника комплектования (фондообразователя) и архивного фонда, ведущийся на каждый архивный фонд, объединенный архивный фонд и архивную коллекцию; при нефондовой организации аудиовизуальных и электронных документов - дело организации - сдатчика документов;

единица хранения архивных документов на бумажной основе – дело - отдельный архивный документ, заключенный в обособленную папку.

2. Принципы учета архивных документов.

4.Архив осуществляет государственный учет архивных документов.

5.Учет документов в архиве строится на основе принципов централизации, унификации, динамичности, полноты, достоверности и преемственности учетных документов на всех стадиях работы (в делопроизводстве, в архиве организации – источнике комплектования и архиве).

6.Указанные принципы реализуются на основе:

1) установления общих для всех основ формирования и источников комплектования Национального архивного фонда единиц учета;

2) единства организации хранения и учета документов;

3) сопоставимости учетных показателей;

4) строгой регламентации и стабильности форм учетных документов и требований к их заполнению;

5) оперативного внесения во все учетные документы изменений об объеме и составе документов Национального архивного фонда, отражающих их фактическое количество и состав.

3. Правила ведения документов централизованного государственного учета архивных документов.

7.Состав и порядок ведения документов централизованного государственного учета архивных документов, в том числе формы паспорта архива и паспорта источника комплектования архива, и порядок их представления устанавливаются нормативными правовыми актами уполномоченного органа.

8.Учету подлежат: хранящиеся в архиве архивные документы, в том числе неописанные и непрофильные для данного архива, а также страховые копии архивных документов и копии фонда пользования, описи дел и документов;

документы Национального архивного фонда, а также документы по личному составу, хранящиеся в источниках комплектования архива.

9.Учет производится путем присвоения архивным документам (единицам хранения/единицам учета) учетных номеров, являющихся составной частью архивных шифров.

Архивный шифр (обозначение, наносимое на каждую единицу хранения с целью обеспечения её учета и идентификации) состоит из следующих элементов: сокращенного названия архива (его официальной аббревиатуры) и номеров: архивного фонда, описи дел, документов, единицы хранения, единицы учета.

В состав архивного шифра единицы хранения аудиовизуальных документов включаются также обозначения (буквенные и цифровые) элемента комплекта, размера негатива, вида носителя звуковой информации; единицы хранения электронных документов - формата записи и вида носителя информации.

10.Учет архивных документов в архиве осуществляется заместителем директора. Записи в учетные документы вносятся только работниками, ответственными за учет.

11. Учетные документы, кроме описей дел, документов, предназначены для служебного пользования и пользователям не выдаются. В отдельных случаях по решению директора архива может быть выдано дело фонда.

12. Основными единицами учета архивных документов независимо от вида носителя, способа и техники закрепления информации являются архивный фонд и единица хранения.

13.К документам НАФ подлежащих централизованному учету относятся:

паспорт архива;

карточка фонда;

об изменениях в составе и объеме фондов архива;

учетные данные по фондовому каталогу;

сводный паспорт по источникам комплектования

14.В состав основных (обязательных) учетных документов архива помимо документов централизованного государственного учета документов Национального архивного фонда входят:

книга учета поступлений документов– для учета каждого поступления архивных документов в архив, а также количества и состава архивных документов, поступивших на хранение за определенный хронологический период времени; состояния их описания;

список фондов– для регистрации принятых на хранение архивных фондов, присвоения им номеров, учета количества архивных фондов, находящихся на хранении и выбывших;

лист фонда– для учета в рамках архивного фонда количества и состава описей дел, документов и их нумерации, количества и состава архивных документов, состояния их описания, динамики изменений по каждой описи дел, документов и архивному фонду в целом, фиксации изменений в названии архивного фонда;

лист учета аудиовизуальных документов– для учета количества аудиовизуальных документов определенного вида при их нефондовой организации; учета и нумерации описей аудиовизуальных документов, динамики их изменений;

опись дел, документов– для поединичного и суммарного учета архивных документов, закрепления порядка их систематизации, учета изменений в составе и объеме архивных документов, включенных в данную опись;

реестр описей дел, документов – для регистрации описей дел, документов, учета их количества и состава;

инвентарная книга учета дел, имеющих в оформлении или в приложении к ним драгоценные металлы и камни– для поединичного и суммарного учета состава и состояния таких дел;

паспорт архивохранилища (произвольной формы) – для суммарного учета архивных фондов и архивных документов данного архивохранилища;

лист учета и описания документа, отнесенного к объектам национального достояния Республики Казахстан;

список фондов, содержащих особо ценные документы;

опись особо ценных дел, документов или перечень номеров особо ценных дел (номерник);

реестр описей особо ценных дел, документов;

книга учета поступлений страхового фонда и фонда пользования;

опись страхового фонда;

лист-заверитель дела – для учета количества листов;

внутренняя опись документов дела– для дел, в состав которых входят документы, отнесенные к объектам национального достояния Республики Казахстан.

15. В состав вспомогательных учетных документов архива входят: карточки и книги движения фондов, описей дел, документов, книги учета документов, переданных в другие архивы, книги учета фондов и документов, выделенных к уничтожению, книги повидового учета документов и другие.

4.Учет поступления документов.

16.Описи дел.

Архивные документы принимаются в архив в упорядоченном состоянии с соответствующим научно-справочным аппаратом. Прием документов осуществляют заведующий архивохранилищем, хранитель фондов поединично в соответствии с описательными статьями описи, проверяется наличие каждого дела. При этом, кроме количества дел, проверяется: наличие и выборочно правильность нумерации листов дел, наличие листа-заверителя, соответствие заголовков дел на обложках описательным статьям описи, правильность шифровки дел, физическое состояние дел. Все обнаруженные недостатки в обработке дел предъявляются организации для их устранения. Если при приеме фонда (части фонда) обнаруживается, что отдельные дела, включенные в опись, отсутствуют, прием-передача документов не оформляется до представления организацией справки о причинах отсутствия документов.

Утраченные подлинные архивные документы могут быть заменены их копиями.

17.По результатам проверки составляется итоговая запись о количестве дел, принятых по данному годовому разделу (если в ходе приема выявлено, что составленная в учреждении итоговая запись не соответствует фактическому количеству принятых дел), и сводная итоговая запись о количестве всех принятых по данной описи дел со ссылкой на соответствующий акт. Итоговые записи составляются к каждому из 4-х экземпляров описи, 4-й экземпляр передается в учреждение. Три экземпляра остаются в архиве.

Итоговые записи составляет заведующий архивохранилищем.

18.Прием архивных документов оформляется актом приема-передачи архивных документов на хранение в двух экземплярах на основе итоговой записи к описи. Первый экземпляр остается в архиве, второй экземпляр передается учреждению. При отсутствии единиц хранения, указанных в описи дел, в акте указываются номера отсутствующих единиц хранения. Акту присваивается очередной номер в рамках конкретного фонда.

19.Акт составляется заведующим архивохранилищем и утверждается директором Государственного архива.

20. Книга учета поступлений документов.

В книгу учета поступлений документов вносятся все данные по фонду. Книга заполняется на основании данных акта приема-передачи и описи. В графе 8 указывается номер и название описи.

Ежегодно на 01 января и ежеквартально по состоянию на 1-е число первого месяца квартала, следующего за отчетным, подводится итог количества поступивших в архив архивных документов.

21. Реестр описей дел, документов.

Каждой новой описи дел присваивается очередной порядковый номер по реестру описей. Порядковый номер по реестру описей проставляется на обложке описи дел в верхнем левом углу (во всех экземплярах описей).

Ежегодно на 1 января к реестру описей составляется итоговая запись о количестве описей дел, поступивших и выбывших в течение года, их общем количестве. Изменения в реестр описей вносит заведующий архивохранилища.

22. Список фондов.

Проверяется наличие фонда в архиве, уточняется его номер. При первом поступлении фонда ему присваивается номер по списку фондов только после фактического поступления документов в архив. Номер, присвоенный архивному фонду по списку фондов, является его учетным номером, сохраняется за ним во всех учетных документах.

Название архивного фонда вносится на основании исторической справки или титульного листа описи дел, документов.

Ежегодно на 01 января к списку фондов составляется итоговая запись, где показывается общее количество фондов и количество поступивших и выбывших в течение года фондов. Список фондов заключается в твердую обложку, листы нумеруются, составляется лист заверитель.

Изменения в список фондов вносит заместитель директора.

Список фондов может пересоставляться только с разрешения Управления архивов и документации Западно-Казахстанской области.

23. Лист фонда и карточка фонда.

На впервые поступивший фонд лист фонда составляет ответственный за учет архивных документов. Карточка фонда составляется в 2-х экземплярах, один из которых высылается в Управление архивов и документации с годовым отчетом. В них учитываются все архивные документы фонда. При последующем поступлении документов по фонду, уже имеющемуся на хранении, делается новая запись о поступлении дел в соответствии с данными акта приема-передачи и описи, подводится итог о количестве хранящихся в архиве дел по каждой описи и по фонду в целом.

24. Сведения об изменении в составе и объеме фондов.

Графы заполняет заместитель директора в соответствии с данными описи и листа фонда. В конце года «Сведения» систематизируются в порядке номеров фондов, перепечатываются и направляются в Управление архивов и документации с годовым отчетом.

25. Дело фонда.

В дело фонда подшивается акт приема-передачи с отметкой: «Изменения в учетные документы внесены, должность, подпись, расшифровка подписи, дата», историческая справка к фонду или дополнение к ней, вносится дополнение во внутреннюю опись, пересоставляется лист-заверитель. Изменения вносит заведующий архивохранилищем.

26. Паспорт архива составляется ежегодно заместителем директора по состоянию на 01.01.наступающего года. Предоставляется ежегодно с объяснительной запиской в Управление архивов и документации ЗКО с годовым отчетом. Паспорт архива на бумажной основе и в электронном варианте должны быть идентичными.

5. Учет выбытия документов.

27. Учет выбытия архивных документов из архива осуществляется на основании:

акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению;

акта о неисправимых повреждениях документов;

акта приема-передачи документов на хранение;

акта о необнаружении документов, пути розыска которых исчерпаны;

акта возврата архивных документов собственнику;

акта об изъятии подлинных единиц хранения, документов.

28. Акт приема-передачи документов на хранение составляется по результатам работ с архивными фондами, в ходе которых выявлены непрофильные для данного архива дела, идет плановая передача дел в другой архив. Акт составляет исполнитель по результатам работ с архивными документами, утверждает директор Государственного архива. Первый экземпляр остается в архиве, второй экземпляр передается учреждению.

29.Опись дел, документов.

Заведующий архивохранилищем составляет новую итоговую запись во всех экземплярах описи данного фонда, в которой фиксируется изменение количества дел в результате передачи части из них в другой архив, со ссылкой на соответствующий акт. Напротив соответствующих заголовков дел в описи ставится штамп: «Выбыло». При передаче архивного фонда из одного архива в другой передаются 3 экземпляра описей дел и дело фонда. Копия описи дел остается в архиве-сдатчике и в качестве приложения к акту приема-передачи дел включается в архивный фонд архива-сдатчика.

30. Лист фонда и карточка фонда.

Делается новая запись о выбытии дел в соответствии с данными акта приема-передачи и описи, подводится итог количества остающихся на хранении в архиве дел по описи и по фонду в целом.

Изменения вносит заместитель директора.

31. Реестр описей дел, документов.

Изменения вносятся в случае передачи дел описи в целом. При этом номер этой описи другим описям не присваивается и остается свободным. В графе «Примечание» делается отметка, куда выбыла опись, номер, дата, название акта. В конце года делается новая итоговая запись с учетом выбывших описей.

Изменения вносит заместитель директора.

Список фондов.

Изменения вносятся только в случае передачи фонда в целом. В четвертой графе «Отметка о выбытии» указывается, в какой архив (учреждение) выбыл фонд, а также основание выбытия – номер, название и дата акта приема-передачи. При составлении итоговой записи в конце года показывается общее количество фондов и количество выбывших в течение года фондов.

Изменения в список фондов вносит заместитель директора.

32.Сведенияоб изменениях в составе и объеме фондов.

Графы заполняются в соответствии с данными описи и листом фонда. Если фонд выбыл полностью, в графе «Объем фонда на 01.01… г.» записывается «О». В конце года «Сведения» систематизируются в порядке номеров фондов, перепечатываются и направляются в Управление архивами с годовым отчетом. Изменения составляет заместитель директора.

33.Дело фонда.

В дело фонда подшивается акт приема-передачи с отметкой заведующего отделом организации хранения и учета архивных документов: «Изменения в учетные документы внесены, должность, подпись, расшифровка подписи, дата», вносятся дополнения во внутреннюю опись, пересоставляется лист-заверитель. Если фонд выбывает полностью в другой архив, то дело фонда передается вместе с документами, если в ведомственный архив учреждения, то остается в фонде архива.

34. Паспорт архива заполняет заместитель директора. В объяснительной записке к паспорту указывается, какие фонды (документы), в каком количестве и куда переданы.

6.Учет изменений в составе и объеме фондов по результатам внутри архивных работ.

Количество архивных документов архива изменяется в результате:

выверки учетных документов, по итогам которой выявлены ошибки, допущенные при подсчете количества хранящихся архивных документов;

проверки наличия и состояния архивных документов, в ходе, которой обнаружены неучтенные, за литерными или пропущенными номерами единицы хранения/единицы учета;

реставрации архивных документов, после которой одно дело разделено на несколько дел;

описания архивных документов, переработки описей дел, документов, в процессе которых возможно разделение или объединение единиц хранения/единиц учета.

36. Акты: описания архивных документов, переработки описей; о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению; о технических ошибках в учетных документах; возврата архивных документов собственнику; о разделении, объединении дел, включении в дело новых архивных документов; об обнаружении архивных документов; о неисправи-мых повреждениях документов; о необнаружении документов, пути розыска которых исчерпаны составляются по результатам соответствующих работ с архивными фондами исполнителями. Каждый вид акта нумеруется отдельно в пределах данного вида документа и конкретного фонда, утверждается директором архива.

37. Опись дел, документов.

Составляется новая итоговая запись во всех экземплярах описи данного фонда, фиксирующая изменение количества дел по результатам проведенной работы со ссылкой на соответствующий акт. В тексте описи напротив заголовков выбывших дел ставится штамп: «Выбыло». При обнаружении дел, не относящихся к данному фонду и переданных в профильный фонд, новая итоговая запись составляется соответственно к описям двух фондов. По результатам описания документов, переработки описей составляется новая опись, итоговая запись которой соответствует данным акта описания документов, переработки описей. При выделении к уничтожению всех документов архивного фонда один экземпляр описей дел помещается в дело фонда.

Изменения в учетные документы вносит заведующий архивохранилищем.

38. Лист фонда и карточка.

Делаются записи в соответствии с данными актов, указывается итог по описи и по фонду в целом. На основании акта об обнаружении дел, не относящихся к данному фонду архива, изменения вносятся соответственно в карточки и листы двух фондов. На основании акта описания документов, переработки описей карточка и лист фонда по согласованию с Управлением архивов документации Западно-Казахстанской области могут быть пересоставлены. Один экземпляр карточки высылается в Управление архивов и документации с годовым отчетом.

Изменения в лист фонда и карточку вносит заместитель директора.

39. Реестр описей дел, документов.

Изменения вносятся при составлении новой описи или передаче документов описи в целом.

Изменения в реестр описей вносит заместитель директора.

40. Список фондов.

При выбытии всего фонда в графе 4 делается соответствующая отметка – куда, на основании, какого документа выбыл фонд (номер, название и дата акта). При выделении к уничтожению всех документов архивного фонда один экземпляр описей дел, карточка и лист фонда помещаются в дело фонда.

Изменения в список фондов вносит заместитель директора.

41. Сведения об изменениях в составе и объеме фондов.

Графы заполняются в соответствии с данными описи, карточки и листа фонда.

Изменения в сведения об изменениях в составе и объеме фондов вносит заместитель директора.

42.Дело фонда.

Подшивается соответствующий акт с отметкой: «Изменения в учетные документы внесены, должность, подпись, расшифровка подписи, дата», вносятся дополнения во внутреннюю опись, пересоставляется лист-заверитель. Дело фонда оформляет заведующий архивохранилищем. При выделении к уничтожению всех документов фонда дело фонда включается в фонд архива.

43. Паспорт архива заполняется заместителем директора в установленном порядке. В объяснительной записке к паспорту сведения даются в случае изменения объема документов по архиву в целом.

7. Учет поступления документов личного происхождения

44. Учет поступлений архивных документов личного происхождения, передаваемых собственником в государственную собственность, ведется на основании акта приема на хранение документов личного происхождения. К акту прилагается сдаточная опись архивных документов и решение ЭПК архива или (местного исполнительного органа) о приеме этих документов в архив.

Архивная сдаточная опись составляется сотрудником отдела НСА и использования архивных документов при передаче архивных документов собственником в архив. Акт составляется сотрудником отдела НСА, использования архивных документов, подписывается собственником и директором Государственного архива. В акте оговариваются условия передачи документов на государственное хранение и их использование. Составляется в двух экземплярах: первый экземпляр остается в архиве, второй экземпляр передается собственнику.

45. Опись дел, документов составляется сотрудником отдела НСА и использования архивных документов, утверждается экспертно-проверочной комиссией Управления архивов и документации Западно-Казахсианской области.

46. Акт описания архивных документов.

Изменения количества и состава архивных документов личного происхождения в результате их описания документируется актом описания архивных документов, на основании которого вносятся изменения в учетные документы. На документы, не подлежащие хранению в архиве, составляется акт возврата архивных документов собственнику в двух экземплярах, один из которых вместе с документами передается собственнику.

Акт описания архивных документов составляется сотрудником отдела использования и публикации архивных документов, утверждается директором Государственного архива.

Прием документов осуществляет заведующий архивохранилищем и хранитель фондов поединично в соответствии с описательными статьями описи, проверяется наличие каждого дела, правильность нумерации листов дел, наличие листа-заверителя, соответствие заголовков дел на обложках описательным статьям описи, правильность шифровки дел, физическое состояние дел. По результатам проверки заведующей архивохранилищем составляется итоговая запись о количестве дел, принятых по данному годовому разделу. В итоговой записи к описи дел, включающей единицы хранения (единицы учета) на разных носителях, дополнительно указывается количество таких единиц хранения (единиц учета).

Итоговые записи составляются к каждому из 4-х экземпляров описи, 4-й экземпляр передается собственнику. Три экземпляра остаются в архиве.

47.Акт приема на хранение документов личного происхождения.

Прием архивных документов оформляется актом приема на хранение документов личного происхождения в двух экземплярах на основании итоговой записи. Акт составляет ответственный за учет архивных документов. Акт утверждается директором Государственного архива. Первый экземпляр остается в архиве, второй экземпляр передается собственнику. Акту присваивается очередной номер в рамках конкретного фонда.

48. Книга учета поступлений документов.

В книгу учета поступлений документов вносятся все первичные и повторные поступления архивных документов. Книга заполняется заместителем директора на основании данных акта приема на хранение документов личного происхождения. В графе 8 указывается название описи «личного происхождения».

49. Реестр описей.

Изменения в реестр описей вносит заместитель директора.

50.Список фондов.

Заместитель директора проверяет наличие фонда в архиве, уточняет его номер. При первом поступлении фонда ему присваивается номер по списку фондов только после фактического поступления документов в архив. Номер, присвоенный архивному фонду по списку фондов, является его учетным номером, сохраняется за ним во всех учетных документах.

51. Лист фонда и карточка фонда.

Лист фонда составляет заместитель директора на впервые поступивший фонд. Карточка фонда составляется в 2-х экземплярах, один из которых высылается в Управление архивов и документации Западно-Казахстанской области с годовым отчетом. Последующие изменения в лист фонда вносит ответственный за учет архивных документов.

52.Сведения об изменении в составе и объеме фондов.

Сведения об изменении в составе о объеме фондов заполняет заместитель директора в соответствии с данными описи и листа фонда.

53. Дело фонда.

В дело фонда подшиваются сдаточная опись, договор дарения, акт описания архивных документов и акт приема на хранение документов личного происхождения с отметкой: «Изменения в учетные документы внесены, должность, подпись, расшифровка подписи, дата», историческая справка к фонду или дополнение к ней, вносится дополнение во внутреннюю опись, пересоставляется лист-заверитель.

Изменения вносит заместитель директора.

54.Паспорт архива.

Паспорт архива составляется ежегодно заместителем директора по состоянию на 01.01. наступающего года.

8.Учет поступления особо ценных документов

55.При отнесении документов к особо ценным в описях в графе «Примечание» напротив заголовков соответствующих единиц хранения, единиц учета проставляются отметки «ОЦ».

Опись особо ценных дел, документов (номерник) составляется для поединич-ного и суммарного учета выявленных ОЦД данного фонда.

Описи особо ценных дел, документов (номерники) составляются на документы одной или нескольких описей фонда в зависимости от количества особо ценных единиц хранения, единиц учета в данной описи. По возможности составляется одна опись не зависимо от количества описей в фонде. Если большинство документов по описи являются особо ценными, отдельная опись ОЦД не составляется, а копируется имеющаяся опись фонда, к ней составляется номерник, который является переводной таблицей от номера единицы хранения к номеру единицы хранения ОЦД. В итоговой записи указывается общее количество особо-ценных единиц хранения, включенных в опись (номерник).

Опись ОЦД (номерник) составляются в трех экземплярах, утверждается экспертно-проверочной комиссией Управления архивов и документацииЗападно-Казахстанской области.

56.Акт о завершении работы по выявлению особо-ценных документов.

Составляется акт о завершении работы по выявлению особо ценных документов в фонде (для пополняющегося фонда акт о проведении работы по выявлению особо ценных документов за соответствующий период времени). Акт составляется исполнителями, утверждается директором Государствен-ного архива.

57. Реестр описи особо ценных дел ведется в архиве для обеспечения суммарного учета описей (номерников) особо ценных документов. Описи особо ценных дел, документов и номерники учитываются в едином реестре описей (номерников). Каждой описи (номернику) присваивается порядковый номер, указываются номер фонда и номер описи. К реестру описей (номерников) ОЦД составляется итоговая запись.

Изменения вносит заместитель директора.

58.Список фондов, содержащих особо-ценные документы ведется для обеспечения суммарного учета таких фондов в архиве. В него вносятся все фонды, в которых выявлены особо ценные документы.

Изменения вносит заместитель директора.

59.Сведения о количестве особо ценных документов архива вносятся в паспорт архива заместителем директора.

9. Схема учета архивных документов

60.Схема учета поступления документов.

Опись дел, годовой раздел описи

↓

Акт приема-передачи архивных документов на хранение

↓

Книга учета поступлений документов

↓

Реестр описей дел, документов

↓

Список фондов

↓

Лист фонда (карточка фонда)

↓

Сведения об изменениях в составе и объеме фондов

↓

Дело фонда

↓

Паспорт архива

21.Схема учета выбытия документов

Акт приема-передачи архивных документов на хранение

↓

Опись дел, документов

↓

Лист фонда (карточка фонда)

↓

Реестр описей дел, документов

↓

Список фондов

↓

Сведения об изменениях в составе и объеме фондов

↓

Дело фонда

Паспорт архива

62.Схема учета изменений в составе и объеме фондов по результатам внутри архивных работ.

Акт

↓

Опись дел, документов

↓

Лист фонда (карточка фонда)

↓

Реестр описей дел, документов

↓

Список фондов

↓

Лист фонда

↓

Сведения об изменениях в составе и объеме фондов

↓

Дело фонда

↓

Паспорт архива

63. Схема учета поступления документов личного происхождения.

Сдаточная опись

↓

Договор дарения документов

↓

Опись дел, документов ( годовой раздел описи)

↓

Акт описания архивных документов

↓

Акт приема на хранение документов личного

происхождения

↓

Книга учета поступлений документов

↓

Реестр описей дел, документов

↓

Список фондов

↓

Лист фонда (карточка фонда)

↓

Сведения об изменениях в составе и объеме фондов

↓

Дело фонда

↓

Паспорт архива

64.Схема учета поступления особо ценных документов.

Опись особо ценных дел (номерник)

↓

Акт о завершении работы по выявлению особо

ценных дел

↓

Реестр описей особо ценных дел

↓

Список фондов, содержащих особо ценные документы

↓

Паспорт архива