Батыс Қазақстан облысының мемлекеттік архивінде архивтік құжаттарды есепке алу қағидасы мен кестесі

Батыс Қазақстан облысы мұрағаттар және құжаттама
басқармасы «Батыс Қазақстан облысының мемлекеттік
мұрағаты» мемлекеттік мекемесінің
2012 жылғы 4 қыкүйектегі №10 бұйрығымен
БЕКІТІЛГЕН

Батыс Қазақстан облысының мемлекеттік мұрағатында мұрағаттық құжаттарды есепке алу қағидасы мен кестесі

1. Жалпы ережелер

1. Батыс Қазақстан облысының мемлекеттік мұрағатында мұрағаттық құжаттарды есепке алу қағидасы мен кестесі(әрі қарай ҚАҒИДА мен КЕСТЕ) Батыс Қазақстан облысының мемлекеттік мұрағатындағы орталықтан және әрбір мұрағат қоймасында жүргізілетін есепке алу құжаттарының құрамы мен мәліметтер базасы нақтылайды, сонымен қатар есепке алу жұмыстарының орындалуының жүйелілігін анықтайды және мұрағаттық құжаттарды есепке алудың графикалық нысандағы кестесі есепке алу тәртібін белгілейді.

Ұлттық мұрағат қоры құжаттарының және өзге де мұрағат құжаттарының белгіленген есепке алу бірліктерінде саны мен құрамын анықтау және осы сан мен құрамды есепке алу құжаттарында көрсету мұрағат құжаттарын мекенжай бойынша олардың бар болуы мен жағдайын бақылауды, іздеудің мүмкіндігі мен ұйымдастырушылық ретке келтіруін қамтамасыз етеді.

2. Осы ҚАҒИДА мен КЕСТЕ«Ұлттық мұрағат қоры және мұрағаттар туралы» Қазақстан Республикасының 1998 жылғы 22 желтоқсандағы Заңына, Қазақстан Республикасы Үкіметінің 2011 жылғы 26 желтоқсандағы «Ұлттық мұрағат қорының құжаттарын, басқа да мұрағат құжаттарын мемлекеттік және арнаулы мемлекеттік мұрағаттардың толықтыруы, сақтауы, есепке алуы мен пайдалануы қағидаларын бекіту туралы» №1604 қаулысына,Қазақстан Республикасының осы саланы реттейтін басқа да нормативтік құқықтық актілерге және Батыс Қазақстан облысы мұрағаттар және құжаттама басқармасы «Батыс Қазақстан облысының мемлекеттік мұрағаты» мемлекеттік мекемесі туралы Ережесіне сәйкес әзірленді.

3. Осы ҚАҒИДА мен КЕСТЕДЕ мынадай негiзгi ұғымдар пайдаланылады:

мұрағат ісі-мемлекеттік ұйымдар мен заңды және жеке тұлғалар қызметінің Ұлттық мұрағат қорын қалыптастыру, мұрағаттарды, мұрағат қорлары мен коллекцияларын құру, олардың сақталуы мен пайдалынылуын ұйымдастыруға байланысты саласы;

мұрағаттық құжат-қоғам үшін маңыздылығына қарай, сондай-ақ меншік иесіне құнды, сақталынатын немесе сақталуға жататын құжат;

мұрағат қорлары-бір-бірімен тарихи немесе қисынды байланысты құжаттардың жиынтығы;

мұрағат коллекциясы-қор құрушылар қызметінде құрылған және бір немесе бірнеше белгілелі бойынша біріктірілген құжатардың жиынтығы;

Ұлттық мұрағат қоры-заңда белгіленген тәртіппен ұлттық құндылық деп танылған барлық мұрағаттарың, мұрағат қорлары мен коллекцияларының, деректі ескерткіштердің, тарихи, ғылыми, әлеуметтік,экономикалық, саяси немесе мәдени айырықша маңызы бар құжаттардың жиынтығы;

ресми құжат-жеке немесе занды тұлға жасаған,белгілелген тәртіппен ресімделген, куәландырылған құжат;

мұрағаттық құжаттардың қағаз негізіндегі сақтау бірліктері – іс – жеке қаптамаға немесе папкаға салынған бөлек мұрағаттық құжаттар;

қор ісі – әрбір мұрағат қорына, біріккен мұрағат қорына және мұрағаттық коллекцияға жүргізілетін мұрағат қоры мен толықтыру көзінің (қор құрушының) тарихы туралы құжаттардың жиынтығы; қордан тыс дыбыс-бейнелік және электронды құжаттардың ұйымдастырылуы – құжатты өткізуші ұйымның ісі.

2. Құжаттардың есебін жүргізу принциптері

4. Мұрағат мұрағат құжаттарының мемлекеттік есебін жүргізеді.

5. Мұрағатта құжаттарды есепке алу жұмыстың барлық кезеңдерінде есепке алынатын құжаттардың сабақтастығы және шынайылығы, толықтығы, серпінділігі, сәйкестендірілуі, орталықтандырылған принциптері негізінде құрылады.

6. Көрсетілген принциптер мыналар негізінде жүзеге асырылады:

1) Ұлттық мұрағат қорының толықтыру көздері мен қалыптастырудың барлық негіздеріне ортақ есепке алу бірліктерін орнату;

2) құжаттарды сақтау және есепке алуды ұйымдастыру бірлігі;

3) есеп көрсеткіштерінің салыстырылымдығы;

4) есеп құжаттары және оларды толтыруға қойылатын талаптар формаларының тұрақтылығы мен қатаң регламенттелуі;

5) барлық есепке алу құжаттарына олардың нақты саны мен құрамын көрсететін Ұлттық мұрағат қоры құжаттарының көлемі мен құрамы туралы өзгерістерді жедел енгізілуі.

3. Мұрағат құжаттарын орталықтандырылған мемлекеттік есепке алу құжаттарының құрамы мен жүргізілу тәртібі

7. Мұрағат құжаттарын орталықтандырылған мемлекеттік есепке алу құжаттарының құрамы мен жүргізілу тәртібі, соның ішінде мұрағат төлқұжатының формасы және мұрағатты толымдау көзінің төлқұжаты және оларды ұсыну тәртібі уәкілетті органның нормативтік құқықтық актілермен белгіленеді.

8. Есепке алынатын құжаттар:

мұрағатта сақталатын мұрағат құжаттары, сонымен қатар мұрағат құжаттарының сақтандыру көшірмелері мен пайдалану қоры көшірмелері, құжаттар және істер тізімдемелері;

Ұлттық мұрағат қорының құжаттары, сондай-ақ мұрағатты толықтыру көздерінде сақтаулы тұрған жеке тектік бойынша құжаттар.

9. Құжаттарды есепке алу мұрағат құжаттарына (сақтау бірліктеріне/есепке алу бірліктеріне) мұрағат шифрларының ажырамас бөлігі болып табылатын есепке алу нөмірлерін беру арқылы жүзеге асырылады. Мұрағаттықшифр (сақтаудың әрбір бірлігіне оны есепке алу мен сәйкестендіруді қамтамасыз ету мақсатында салынатын белгі) келесі элементтерден тұрады: мұрағаттың қысқартылған атауы (оның ресмиаббревиатурасы) және мұрағаттық қордың, істер, құжаттар тізімдемелері, сақтау бірліктері, есепке алу бірліктерінің нөмірлері.

10. Мұрағатта мұрағат құжаттарын есепке алу мұрағат директорының орынбасарымен жүзеге асырылады.

11. Істер, құжаттар тізімдемелерінен басқа есепке алу құжаттары қызметтік пайдалануға арналған және де пайдаланушыларға берілмейді. Жекелеген жағдайларда мұрағат директорының шешімімен қор ісі берілуі мүмкін.

12. Ақпаратты бекіту техникасына, тәсіліне, жеткізуші түріне қарамастан мұрағат құжаттарын есепке алудың негізгі бірліктеріне мұрағат қоры мен сақтау бірлігі жатады.

13. Ұлттық мұрағат қорының орталықтандырылған мемлекеттік есепке алудағы құжаттары мыналар болып табылады:

мұрағат төлқұжаты;

қордың карточкасы;

қорлардың көлемі мен құрамындағы өзгерістер туралы мәліметтері;

қорлар каталогі бойынша есептік мәліметтері;

Батыс Қазақстан облысы мемлекеттік мұрағаттаының толықтыру көздері - ұйымдар мұрағаттарының жинақ төлқұжаты.

14. Негізгі (міндетті) есепке алудағы мұрағаттық құжаттарға Ұлттық мұрағат қорының орталықтандырылған мемлекеттік есепке алудағы құжаттарынан басқа мыналар кіреді:

құжаттардың келіп түсуін есепке алу кітапшасы– мұрағатқа келіп түскен барлық құжаттарды есепке алу үшін, сонымен қатар белгілі хронологиялық уақыт аралығында келіп түскен мұрағаттық құжаттардың құрамы мен саны; олардың жағдайы;

қордың тізімі– мұрағатқа сақтауға келіп түскен қорларды тіркеу, оларға нөмір беру, сақтаудағы және сақтаудан шығып қалған мұрағат қорының санын есепке алу;

қор парағы– мұрағат қоры шеңберінде құжаттар, істер тізімдемесінің саны мен құрамы және олардың нөмірленуін, мұрағаттық құжаттардың саны мен құрамын, олардың жағдайын, жалпы мұрағат қорында және құжаттар, істер тізімдемесіндегі өзгеру динамикасын, мұрағат қоры атауының өзгеруін жазуды есепке алу;

дыбыс-бейнелік құжаттарды есепке алу парағы – белгілі бір түрдегі қорға жинақталмағанда дыбыс-бейнелік құжаттар санын есепке алу; дыбыс-бейнелік құжаттар тізімдемесін есепке алу және нөмірлеу, олардың өзгеру динамикасы;

істер, құжаттар тізімдемесі– мұрағаттық құжаттарды жекелеп және жалпы тізімге алу, олардың жүйелілігінің ережесін бекіту, берілген тізімге енгізілген мұрағаттық құжаттардың құрамы мен көлемінде болған өзгерістерді есепке алу;

құжаттар, істер тізімдемесінің тізілімі – құжаттар, істер тізімдемесін, олардың саны мен құрамын есепке алу;

мұрағат қоймасының төлқұжаты– берілген мұрағат қорының мұрағат қоры мен мұрағат құжаттарын жалпы есепке алу;

Қазақстан Республикасының ұлттық құндылығы объектілеріне жататын құжаттар баяндамасы және есепке алу парағы;

аса құнды құжаттардан тұратын қор тізімі;

аса құнды істер, құжаттар тізімдемесі немесе аса құнды істер нөмірінің тізімі (нөмірлік);

аса құнды істер, құжаттар тізімдемесінің тізілімі;

сақтандыру және пайдалану қорының келіп түсуін есепке алу кітапшасы;

сақтандыру қорының тізімдемесі;

істе парақтар санын есепке алу үшін істің куәландырушы парағы;

құрамына Қазақстан Республикасы ұлттық құндылықобъектілеріне жатқызылған құжаттар кіретін істер үшін іс құжаттарының ішкі тізімдемесі.

15. Мұрағаттың қосалқы есепке алу құжаттары құрамына мыналар: карточкалар және қор қимылының кітапшасы, істер, құжаттар тізімдемесі, басқа мұрағатқа берілген құжаттарды есепке алу кітапшасы, жоюға бөлінген қорларды және құжаттарды есепке алу кітапшасы, құжаттарды түріне қарай есепке алу кітапшасы және тағы басқалар кіреді.

4. Құжаттардың түсуін есепке алу

16. Істер тізімдемесі

Мұрағат құжаттары мұрағатқа ғылыми-анықтамалық аппаратқа сәйкес реттелген жағдайда қабылданады. Құжаттарды қабылдау мұрағат қоймасының меңгерушісі, қор сақтаушысымен тізімдеменің сипаттау баптарына сәйкес даралап қабылданады, әрбір істің бар болуы тексеріледі.Бұл жерде істердің санынан басқа: істер парақтарының бар болуы және ішінара дұрыс нөмірленуі, куәландыру парағының болуы, істердің тақырыптарының тізімдеменің сипаттау баптарына сәйкестігі, істердің дұрыс шифрлануы, істердің физикалық жағдайы тексеріледі.Барлық анықталған кемшіліктер істерді өңдеу кезінде ұйымға оны түзету үшін ұсынылады. Егер қорды (қордың бөлігін) қабылдау кезіндетізімдемеге енгізілген жекелеген істер жоқ болатын болса, құжаттардың болмау себебі туралы ұйым анықтама ұсынбайынша, құжаттарды қабылдау-табыстау ресімделмейді. Жоғалған түпнұсқа мұрағат құжаттары олардың көшірмелерімен ауыстырылуы мүмкін.

17. Тексеру нәтижесі бойынша осы жылдық бөлім бойынша қабылданған істердің саны туралы қорытынды жазба жасалады (егер қабылдау кезінде мекемеде жасалған қорытынды жазба нақты қабылданған істер санына сәйкес келмейтіні анықталса) және тиісті актіге сілтеме жасай отырып, осы тізімдеме бойынша қабылданған барлық істер саны туралы жиынтық қорытынды жазба жасалады. Қорытынды жазбалар тізімдеменің 4данасының әрқайсысына жасалады, 4-ші дана мекемеге беріледі. Үш данасы мұрағатта қалады. Қорытынды жазбаларды мұрағат қоймасының меңгерушісі жасайды.

18. Мұрағат құжаттарын қабылдау мұрағат құжаттарын сақтауға екі данада жасалған қабылдау-табыстау актісімен тізімдемеге жасалған қорытынды жазба негізіндересімделеді.Бірінші данасы мұрағатта қалады, екіншісі мекемеге беріледі.Істер тізімдемесінде көрсетілген сақтау бірліктері болмаған жағдайда актіде жоқ болған сақтау бірліктерінің нөмірлері көрсетіледі. Актіге нақты қор шеңберіндегі кезекті нөмір беріледі.

19. Акт мұрағат қоймасының меңгерушісімен жасалып, мемлекеттік мұрағаттың директорымен бекітіледі.

20. Құжаттардың түсуін есепке алу кітабы

Құжаттардың түсуін есепке алу кітабына қор бойынша барлық деректер енгізіледі. Кітап қабылдау-табыстау актісі және тізімдеме деректері негізінде толтырылады.

Жыл сайын1 қаңтарға және есептен кейінгі тоқсан сайын әрбір тоқсанның бірінші айының 1-і күні жағдайы бойынша мұрағатқа түсетін мұрағат құжаттарының саны қорытындыланады.

21. Істер, құжаттар тізімдемелерінің реестрі

Істердің әрбір жаңа тізімдемесіне тізімдемелердің реестрі бойынша кезекті реттік нөмір беріледі.Тізімдемелердің реестрі бойынша реттік нөмір істердің тізімдемесінің мұқабасына жоғарғы сол жақ бұрышында (тізімдемелердің барлық нұсқаларында) қойылады.

Жыл сайын 1 қаңтарда тізімдемелер реестріне жыл бойына түскен және істен шыққан істер тізімдемелері, олардың жалпы саны туралы қорытынды жазба жасалады.Тізімдемелер реестріне өзгерістерді мұрағат қоймасының меңгерушісі енгізеді.

22. Қорлар тізімі

Мұрағатта қордың болуы, оның нөмірі тексеріледі. Қордың бірінші түскенінде мұрағатқа нақты құжаттар түскен соң ғана қорлар тізімі бойынша оған нөмір беріледі. Қорлар тізімі бойынша мұрағат қорына берілген нөмір оның есепке алу нөмірі болып табылады, барлық есепке алу құжаттарында сақталады.

Мұрағат қорының атауы істер, құжаттар тізімдемесінің титул парағы немесе тарихи анықтама негізінде енгізіледі. Жыл сайын 1 қаңтарға қорлар тізіміне қорытынды жазба жасалады, онда қорлардың жалпы саны және жыл ішінде түскен және шығып кеткен қорлар саны көрсетіледі. Қорлар тізімі қатты мұқабаға алынып, парақтары нөмірленеді, куәландырушы парағы жасалады.

Қорлар тізіміне өзгерістерді директордың орынбасары енгізеді.

Қорлар тізімі Батыс Қазақстан облысының мұрағаттар және құжаттама басқармасының рұқсатымен ғана қайта жасалуы мүмкін.ч

23. Қор парағы және карточкасы

Бірінші түскен қорға қор парағын мұрағат құжаттарын есепке алуға жауапты тұлға толтырады. Қор карточкасы 2 данада жасалады, олардың біреуі жылдық есеппен бірге Батыс Қазақстан облысының мұрағаттар мен құжаттама басқармасына беріледі.Оларда қордың барлық мұрағат құжаттары ескеріледі. Қор бойынша сақтауда тұрған келесі құжаттар түскен кезде қабылдау-тапсыру актісі және тізімдеме деректеріне сәйкес істердің түсуі туралы жаңа жазба жасалады, әрбір тізімдеме және тұтас қор бойынша мұрағатта сақтаулы тұрған істердің саны қорытындыланады.

24. Қор құрамы мен көлеміндегі өзгерістер туралы мәліметтер

Бағандарды қордың парағы және тізімдеме деректеріне сәйкес мұрағат құжаттарын есепке алуға жауапты тұлға толтырады. Жыл соңында «Мәліметтер» қорлардың реттік нөмірлерінде жүйеленеді, қайта басылады және жылдық есеппен бірге мұрағаттар және құжаттама басқармасына жіберіледі.

25. Қор ісі

Қор ісіне қабылдау-табыстау актісі мына белгімен тігіледі: «Есепке алу құжатына өзгерістер енгізілді, лауазымы, қолы, қойылған қолдың мәні, күні», қорға тарихи анықтама немесе оған қосымша, ішкі тізімдемеге қосымша енгізіледі, куәландырушы парақ қайта жасалады.Өзгерістерді мұрағат қоймасының меңгерушісі енгізеді.

26. Мұрағат төлқұжаты

Мұрағат төлқұжаты жыл сайын мұрағат құжаттарының есебінен алдағы жылдың 1 қаңтардағы жағдайы бойынша директордың орынбасары толтырады. Жыл сайын түсініктеме жазба жылдық есеппен бірге Батыс Қазақстан облысының мұрағаттар мен құжаттама басқармасына жолданады. Мұрағат төлқұжаты қағаз және электронды нұсқада да бірдей болуы тиіс.

5. Құжаттардың шығуын есепке алу

27. Мұрағаттан мұрағаттық құжаттарды шығарып тастау мыналар негізінде:

сақтауға жатпайтын құжаттарды жоюға бөлу туралы актч;

құжаттардың қайта қалпына келмейтіндей етіп зақымданғаны туралы акт;

құжаттарды сақтауға қабылдау-тапсыру туралы акт,

іздеуі аяқталған, жолымен, құжаттың табылмағандығы туралы акт;

мұрағаттық құжаттарды иесіне қайтару актісі;

сақтау бірліктерінің, құжаттардың түпнұсқасын шығару туралы акт жүзеге асырылады.

28.Құжаттарды сақтауға қабылдау-табыстау актісі мұрағат қорларымен жұмыстардың нәтижесінде жасалады, оның барысында істерді басқа мұрағатқа жоспарлы тапсыру жүзеге асырылады.Актіні мұрағат құжаттарын есепке алуға жауапты тұлға немесе мұрағат құжаттарымен жұмыс нәтижесі бойынша орындаушы жасайды, мелекеттікмұрағаттың директоры бекітеді. Бірінші нұсқасы мұрағатта қалады, екінші нұсқасы мекемеге беріледі.

29. Істердің, құжаттардың тізімдемесі

Мұрағат қоймасының меңгерушісі осы қор тізімдемесінің барлық даналарына жаңа қорытынды жазба түсіреді, онда тиісті актіге сілтеме жасай отырып, олардың жартысын басқа мұрағатқа ауыстыру нәтижесінде істер санындағы өзгерістер бекітіледі.Тізімдемедегі тиісті істер тақырыптарына қарсы: «Шығып кетті» деген мөртабан қойылады.Мұрағат қорын мұрағаттың біреуінен екіншісіне табыстаған кезде істер тізімдемесі мен қор ісінің 3 данасы беріледі.Істер тізімдемесінің көшірмесі тапсырушы мұрағатта қалады және оған істерді қабылдау-табыстау актісіне қосымша ретінде мұрағат тапсырушының мұрағат қорына енгізіледі.

30. Қор парағы жәнекарточкасы

Қабылдау-табыстау актісінің деректеріне сәйкес істердің шығуы туралы жаңа жазба жасалады, мұрағатта сақтауда қалатын тізімдеме және тұтас қор бойынша істер саны қорытындыланады.

Өзгерістерді директордың орынбасары енгізеді.

31. Істер, құжаттар тізімдемелерінің реестрі

Өзгерістер істер тізімдемелерне тұтас табыстаған кезде енгізіледі.Бұл жерде осы тізімдеменің нөмірі өзге тізімдемелерге тағайындалмайды да, бос қалады.«Ескерту» бағанында тізімідеме қайда кетті, нөмірі, мерзімі, акт атауы туралы белгі қойылады. Жылдың соңында шығып кеткен тізімдемелерді ескере отырып, жаңа қорытынды жазба жасалады. Өзгерістерді мұрағат құжаттарын есепке алу және сақтауды ұйымдастыру бөлімінің меңгерушісі енгізеді.

Өзгерістер тек қорды тұтас табыстаған кезде ғана енгізіледі. Төртінші «Шығу туралы белгі» бағанындақордың қай мұрағатқа (мекемеге) кетуі, сондай-ақ кету негіздемесі –нөмірі, атауы және қабылдау-табыстау актісі көрсетіледі. Жыл соңында қорытынды жазба жасалған кезде қорлардың жалпы саны және жыл ішінде кеткен қорлар саны көрсетіледі.

Қорлар тізіміне өзгерістерді директордың орынбасары енгізеді.

32. Қорлар құрамы мен көлеміндегі өзгерістер туралы мәліметтер

Бағандар тізімдеме деректері және қор парағына сәйкес толтырылады. Егер қор тұтас кетіп қалса, «01.01.ж. қор көлемі» бағанында «Ж» жазылады. Жыл аяғында «Мәліметтер» қорлар нөмірлерінің ретімен жүйеленеді, қайта басылады және жылдық есеппен бірге мұрағаттар басқармасына жіберіледі. Өзгерістерді директордың орынбасары енгізеді.

33. Қор ісі

Қор ісіне директордың орынбасарының белгісімен қабылдау-табыстау актісі тігіледі: «Есепке алу құжаттарына өзгерістер енгізілді, лауазымы, қолы, қойылған қолдың мәні, күні», ішкі тізімдемеге қосымша енгізіледі, куәландырушы парақ қайта жасалады. Егер қор тұтасымен басқа мұрағатқа кететін болса, онда қор ісі құжаттармен бірге беріледі, егер мекеменің ведомстволық мұрағатына берілсе,онда мұрағат қорында қалады.

34. Мұрағат төлқұжатын директордың орынбасары толтырады.Төлқұжаттың түсіндірме жазбасында қандай қорлар (құжаттар), саны және қайда жіберілгені көрсетіледі.

6. Ішкі мұрағат жұмыстары нәтижесі бойынша қорлар құрамы мен көлеміндегі өзгерістерді есепке алу

35. Мұрағаттағы мұрағат құжаттарының санычч есепке алу құжаттарын салыстырудың нәтижесінде, егер сақтаудағы мұрағаттық құжаттарды санау кезінде қателер анықталған болса,мұрағаттық құжаттардың бар болуын және жай-күйін тексеру барысында есепке алынбай қалған сақтау бірліктері болған жағдайда, мұрағаттық құжаттарды қайта өңдеуден өткізу кезінде бір іс бірнеше істерге бөлінген жағдайда,мұрағаттық құжаттарды бейнелеу, құжаттар, істер тізімдемесін қайта жасау барысында сақтау бірліктерінің/есепке алу бірліктерінің бірігуі немесе бөлектенуі мүмкін жағдайда өзгереді.

36. Актілер: мұрағат құжаттарын сипаттау,тізімдемелерді өңдеу, сақтауға келмейтін құжаттарды жоюға шығару, есепке алу құжаттарындағы техникалық қателер туралы, меншік иесіне мұрағат құжаттарын қайтарып беру, істерді біріктіру, бөлу,іске жаңа мұрағат құжаттарын енгізу, мұрағат құжаттарын табу туралы, құжаттардың түзетуге келмейтін бүлінуі туралы, іздеу жолдары таусылған құжаттарды таба алмау туралы актілер орындаушылардың тиісті мұрағат қорларымен жүргізген тиісті жұмыс нәтижесінде толтырылады. Актінің әрбір түрі осы құжат және нақты қор шегінде бөлек нөмірленеді, мұрағат директорымен бекітіледі.

37. Істердің, құжаттардың тізімдемесі

Тиісті актіге сілтеме жасай отырып, жүргізілген жұмыс нәтижесі бойынша істер санының өзгерісін бекітетін осы қордың тізімдемесінің барлық даналарында жаңа қорытынды жазба жасалады. Тізімдеме мәтінінде шығып кеткен істердің тақырыптарына қарсы «Шығып кетті» мөртабаны қойылады.

Құжаттарды сипаттау, тізімдемелерді өңдеу нәтижесі бойынша жаңа тізімдеме жасалады, оның қорытынды жазбасы құжаттарды сипаттау актісінің деректеріне, тізімдемелерді өңдеуге сәйкес келеді.

Мұрағат қорларының барлық құжаттарын жоюға бөлген кезде істер тізімдемелерінің бір нұсқасықор ісіне орналастырылады.

Есепке алу құжаттарына өзгерістерді мұрағат қоймасының меңгерушісі енгізеді.

38. Қор парағы және карточкасы

Актілер деректерінің негізінде жазбалар жасалады, тізімдеме және тұтас қор бойынша қорытынды жасалады.

Құжаттарды сипаттау актісінің, тізімдемелерді өңдеунегізіндеқордың парағы мен карточкасы Батыс Қазақстан облысының мұрағаттар және құжаттама басқармасымен келісіле отырып, қайта жасалуы мүмкін. Карточканың бір нұсқасы жылдық есеппен бірге мұрағаттар және құжаттама басқарамасына жіберіледі.

Қор парағы мен карточкасына өзгерістерді директордың орынбасары енгізеді.

39. Істер, құжаттар тізімдемелерінің реестрі

Өзгерістер жаңа тізімдемелер құрастырған немесе тұтас тізімдемелер құжаттарын табыстаған кезде енгізіледі. Реестрге өзгерістерді директордың орынбасары енгізеді.

40. Қорлар тізімі

Тұтас қор кеткен кезде 4 бағанда тиісті белгі қойылады -қордың қай мұрағатқа (мекемеге) кетуі, сондай-ақ кету негіздемесі –нөмірі, атауы және қабылдау-табыстау актісі көрсетіледі. Мұрағат қорының барлық құжаттарын жоюға бөлген кезде істер тізімдемесінің бір нұсқасы, қор карточкасы мен парағы қор ісіне орналастырылады.

Қорлар тізіміне өзгерістерді директордың орынбасары енгізеді.

41. Қорлар құрамы мен көлеміндегі өзгерістер туралы мәліметтер

Бағандар тізімдеме деректері, қор карточкасы және қор парағына сәйкес толтырылады.Қорлар құрамы мен көлемі туралы өзгерістерді директордың орынбасары енгізеді.

42. Қор ісі

Тиісті акт белгісімен «Есепке алу құжаттарына өзгерістер енгізілді, лауазымы, қолы, қойылған қолдың мәні, күні», ішкі тізімдемеге қосымша енгізіледі, куәландырушы парақ қайта жасалады. Қор ісін мұрағат қоймасының меңгерушісі ресімдейді.

Қордың барлық құжаттарын жоюға бөлген кезде қор ісі мұрағат қорына енгізіледі.

43. Мұрағат төлқұжаты директордың орынбасарымен белгіленген тәртіпте толтырылады.Төлқұжаттың түсіндірме жазбасында тұтас мұрағат бойынша құжаттар көлеміндегі өзгерістер болса мәлімет беріледі.

7. Жеке тектік құжаттардың түсуін есепке алу

44. Меншік иесінің мемлекеттік меншікке тапсырған жеке тектік мұрағаттық құжаттары сақтауға қабылдауға келіп түскендігін есепке алу актісі негізінде жүзеге асырылады. Актіге құжатты қабылдап алғандығы туралы Батыс Қазақстан облысы мұрағаттар және құжаттама басқармасының СТК-ның шешімі немесе құжаттарды мұрағатқа қабылдағандығы туралы құжаттарды тапсыру тізімдемесі қоса беріледі.

Мұрағаттық тапсыру тізімдемесі меншік иесінің мұрағатқа мұрағат құжаттарын тапсырған кездеғылыми анықтамалық аппарат және мұрағат құжаттарын пайдалану бөлімінің меңгерушісімен толтырылады.

45. Істердің, құжаттардың тізімдемесі ғылыми анықтамалық аппарат және мұрағат құжаттарын пайдалану бөлімінің меңгерушісімен толтырылады,Батыс Қазақстан облысының мұрағаттар және құжаттама басқармасының сараптау тексеру комиссиясымен бекітіледі.

46. Мұрағат құжаттарын сипаттау актісі

Жеке тектік мұрағат құжаттарының саны мен құрамындағы өзгерістер оларды сипаттау нәтижесінде мұрағат құжаттарының сипаттау актісімен құжатталады, оның негізінде есепке алу құжаттарына өзгерістер енгізіледі.Мұратта сақтауға жатпайтын құжаттарға меншік иесіне мұрағат құжаттарын қайтару актісі екі данада толтырылады да, бір данасы құжаттармен бірге меншік иесіне беріледі.

Мұрағат құжаттарын сипаттау актісі ғылыми анықтамалық аппарат және мұрағат құжаттарын пайдалану бөлімінің меңгерушісімен толтырылады, мемлекеттік мұрағаттың директорымен бекітіледі.

Құжаттарды мұрағат қоймасының меңгерушісіжәне қор сақтаушысымен қабылданады. Тізімдеменің сипаттау баптарына сәйкес даралап қабылданады, әрбір істің бар болуы тексеріледі. Бұл жерде істердің санынан басқа: істер парақтарының бар болуы және ішінара дұрыс нөмірленуі, куәландыру парағының болуы, істердің тақырыптарының тізімдеменің сипаттау баптарына сәйкестігі, істердің дұрыс шифрлануы, істердің физикалық жағдайы тексеріледі.Тексеру нәтижесі бойынша мұрағат қоймасының меңгерушісімен осы жылдық бөлім бойынша қабылданған істер саны туралы қорытынды жазба жасалады. Істер тізімдемесіндегі сақтау бірліктері (есепкек алу бірліктері) түрлі тасымалдауышта қосымша осы сақтау бірліктері (есепке алу бірліктері) қосымша көрсетіледі. Қорытынды жазбалар тізімдеменің 4данасының әрқайсысына жасалады, 4-ші дана меншік иесіне беріледі. Үш данасы мұрағатта қалады.

47. Жеке тектік құжаттарды сақтауға қабылдау актісі

Мұрағат құжаттарын қабылдау қорытынды жазба негізінде екі данада жеке тектік құжаттарды сақтауға қабылдау қабылдау актісімен ресімделеді.Акт директордың орынбасарымен толтырылады. Актіні мұрағат директоры бекітеді.Бірінші данасы мұрағатта қалады, екінші данасы меншік иесіне беріледі. Актіге нақты қор шегінде кезекті нөмір беріледі.

48. Құжаттардың түсуін есепке алу кітабы

Құжаттардың түсуін есепке алу кітабына барлық бастауыш және мұрағат құжаттарының қайталап түсетін құжаттары енгізіледі.Кітап жеке тектік құжаттарды сақтауға қабылдау актісінің деректері негізінде мұрағат құжаттарын есепке алуға жауапты тұлғамен толтырылады.8 бағанда «жеке тектік» тізімдемесінің атауы көрсетіледі.

49.Тізімдемелер реестрі

Тізімдемелер реестріне өзгерістерді директордың орынбасары енгізеді.

50. Қорлар тізімі

Директордың орынбасары мұрағаттағы қордың бар болуын тексереді, оның нөмірін анықтайды. Бірінші рет түскен кезде оған мұрағатқа құжаттар нақты түскен соң ғана қорлар тізімі бойынша нөмір беріледі. Қорлар тізімі бойынша берілген нөмір есеп нөмірі болып есептеледі және барлық есепке алу құжаттарында сақталады.

51. Қор парағы жәнекарточкасы

Қор парағын бірінші түскен қорғадиректордың орынбасары толтырады. Карточка екі данада жасалады, оның біреуіБатыс Қазақстан облысының мұрағаттар және құжаттама басқармасына жылдық есеппен бірге жіберіледі. Кейінгі өзгерістерді қор парағына директордың орынбасары тұлға енгізеді.

52. Қорлар құрамы мен көлеміндегі өзгерістер туралы мәліметтер

Қорлар құрамы мен көлеміндегі өзгерістер туралы мәліметтерді директордың орынбасары қордың тізімдемесі және парағына сәйкестолтырады.

53. Қор ісі

Қор ісіне тапсыру тізімдемесі, сыйға тарту шарты, мұрағат құжаттарын сипаттау актісі және жеке тектік құжаттарды сақтау және қабылдау актісі мына белгісімен тігіледі: «Есепке алу құжаттарына өзгерістер енгізілді, лауазымы, қолы, қойылған қолдың мәні, күні», қорға тарихи анықтама немесе оған қосымша, ішкі тізімдемеге қосымша енгізіледі, куәландырушы парақ қайта жасалады. Өзгерістерді директордың орынбасары енгізеді.

54. Мұрағат төлқұжаты

Мұрағат төлқұжаты жыл сайын директордың орынбасарымен келесі жылдың 01.01.ж. жағдайы бойынша толтырылады.

8.Аса құнды құжаттардың түсуін есепке алу

55. Құжаттарды аса құндыларға жатқызған кезде «Ескерту» бағанында есепке алу бірлігі, сақтау бірлігі тақырыптарына қарсы «АҚ» белгісі қойылады.

Аса құнды құжаттардың, істердің нөмірлерінің тізімдемелері (нөмірлері) осы қордағы анықталған АҚҚ даралап және жиынтықтап есепке алу үшін құрастырылады.

Аса құнды құжаттардың, істердің нөмірлерінің тізімдемелері (нөмірлері) осы тізімдемедегі есепке алу бірілігіне, аса құнды сақтау бірліктеріне қарай қордың бір немесе бірнеше тізімдемелерінің құжаттарына жасалады. Мүмкіндігінше қордағы тізімдемелердің санына қарамастан бір ғана тізімдеме жасалады. Егер құжаттардың көпшілігі тізімдеме бойынша аса құнды болып табылса, АҚҚ бөлек тізімдемесі жасалмайды, тек қана қолдағы бар тізімдеменің көшірмесі жасалады. Бұл жағдайда оған нөмір белгіленеді,ол сақтау бірлігі нөмірінен АҚҚ сақтау бірлігінің нөміріне ауыстыру кестесі болып табылады. Қорытынды жазбада сақтаудың АҚ бірліктерінің жалпы саны көрсетіледі/ тізімдемеге немесе нөмірге енгізілген есепке алу бірлігі. АҚҚ тізімдемесі үш данада жасалады, Батыс қазақстан облысының мұрағаттар және құжаттама басқармасының сараптау-тексеру комиссиясымен бекітіледі.

56. Аса құнды құжаттарды анықтау бойынша жұмыстың аяқталуы туралы акт жасалады (толықтырушы қор үшін тиісті уақыт кезеңінде аса құнды құжаттарды анықтау бойынша жұмыстарды жүргізу туралы акт). Акт орындаушылармен толтырылады, мемлекеттік мұрағаттың директорымен бекітіледі.

57. Аса құнды істер тізімдемесінің реестрі аса құнды құжаттардың тізімдемесін жиынтық есепке алуын қамтамасыз ету мақсатында жүргізіледі.Аса құнды құжаттар, істер және нөмірлер тізімдемесі тізімдемелер бірыңғай реестрінде ескеріледі. Әрбір тізімдемеге реттік нөмір беріледі, қор және тізімдеме нөмірі көрсетіледі. АҚҚ тізімдемелер реестріне қорытныды жазба жасалады.

Өзгерістерді директордың орынбасары енгізеді.

58. Аса құнды құжаттардан тұратын қорлардың тізімі мұрағаттағы осындай қорларды жиынтық есебін қамтамасыз ету үшін жүргізіледі.Аса құнды құжаттар анықталған барлық қорлар енгізіледі.

Өзгерістерді директордың орынбасары енгізеді.

59. Мұрағаттың аса құнды құжаттарының саны туралы мәліметті мұрағат төлқұжатына директордың орынбасары енгізеді.

9. Мұрағат құжаттарын есепке алу сызбасы

60. Құжаттардың түсуін есепке алу сызбасы

схема каз