2013 жылғы 7 қарашада өткен семинар-кеңес туралы

Тақырыбы: Батыс Қазақстан облысының еңбек және халықты әлеуметтік қорғау саласындағы мекемелерде іс жүргізу мен мұрағат жұмыстарын жетілдіру жолдары.

Өткен күні:    2013 жылғы  7 қараша.

Бағдарламасы:

№	Шараның    тақырыбы	уақыты	жауаптылар
1	Семинар-кеңесті  ашу	10.00	А.Н.Савгабаева
2	«Әлеуметтік мекемелерді қызмет барысында Ұлттық мұрағат қоры құжаттары пайда болатын мемлкеттік заңды тұлғалардың іс жүргізуі мен құжаттарды сақтаудың жай-күйін тексерудің қорытындысы»	10.30	А.Н.Савгабаева
3	Іс қағаздар жүргізудің ұйымдастырылуы	11.00	Ж.Утешова
4	Түс  мезгілі	13.00
5	Мекемеде мұрағат ісінің ұйымдастырылуы	14.00	С.Семгалиев
6	Істер номенклатурасын жасақтау жөніндегі электрондық қалыпты пайдалану туралы	15.00	А.Искакова
7	Қорытынды	17.00	А.Н.Савгабаева

 

Қатысқандар: БҚО жұмыспен қамтуды  үйлестіру  және  әлеуметтік  бағдарламалар басқармасы, Қалалық  жұмыспен  қамту  және  әлеуметтік  бағдарламалар бөлімі - «Жұмыспен  қамту  орталығы» ММ-сі, Көшім  балалар психоневрологиялық  медициналық-әлеуметтік мекемесі, Қарттар  мен  мүгедектерге  арналған  жалпы  үлгідегі Орал медициналық-әлеуметтік  мекемесі, Круглоозерный психоневрологиялық  медициналық-әлеуметтік мекемесі, «Мұқтаж  жандарға  үйде  әлеуметтік  көмек  көрсету  бөлімшесі»     ММ-сі, Шапағат балалардың  күндіз  болуына  арналған  медициналық –әлеуметтік  мекемесі, «Қазақстан  саңыраулар  қоғамының Орал  қаласындағы  оқу-өндірістік кәсіпорны» МЕМ-сі, «Қазақстан  соқырлар қоғамының Орал  қаласындағы  оқу-өндірістік кәсіпорны» МЕМ-сі, «Орал  қаласындағы  белгілі  тұрағы  жоқ  тұлғаларға  арналған  әлеуметтік  бейімдеу  орталығы» ММ-сі, «Орал  қалалық  әйелдерге   арналған  әлеуметтік  оңалту  және бейімделу  орталығы» ММ-сі қызметкерлері.

Мұрағат директоры А.Савгабаеваның кіріспе сөзі:

Құрметті семинарға қатысушылар!

 «Ұлттық мұрағат қоры және мұрағаттар туралы» Қазақстан Республикасы Заңының 18, 18.1 баптары, Қазақстан Республикасы Мәдениет және ақпарат министрінің 2012 жылғы 10 тамыз №123 және №124 бұйрығы және Батыс Қазақстан облысының мұрағаттар және құжаттама басқармасы  басшысының             2013 жылғы 27 мамырдағы №29 бұйрығына сәйкес  ҚР-ның еңбек және халықты әлеуметтік қорғау Министрлігі жүйесіндегі 23 мекеменің ведомостволық мұрағатында сақтаудағы құжаттарына  жоспарлы тексеру жүргізілді. Тексеру ҚР Мәдениет Министрлігінің бұйрығымен бекітілген  тексеру парағына сәйкес жүргізілді. Қызметтерді  бағалау критерияларына сәйкес  жинаған балдар есебімен  тексеру қорытындысы бойынша:

-  6 мекеме  шағын тәуекел тобына

-  13  мекеме орта тәуекел тобына

-  4 мекеме жоғары деңгейлі тәуекел тобына жатқызылды.

Жалпы есеппен, ҚР-ның еңбек және халықты әлеуметтік қорғау жүйесінің  ұйымдары үшін  орташа балл 11,3 пайызға теңестірілді.

Шындығын айтсақ, ҚР-ның еңбек және халықты әлеуметтік қорғау жүйесіндегі  мекемелер   құжат айналымын ұйымдастыру және  құжаттардың сақталуын  қамтамасыз ету бойынша артта қалған. Біздің  ойымызша  мұндай жағдай  аталған  мәселелерге көп   назар  аударылмауы,ведомостволық  жүйеде қалыптасатын  құжаттардың  ортақ Тізімдемесінің болмауынан туындап отыр. Қызметкерлердің жетіспеушілігі  құжаттармен  белгілі бір мақсатта жоспарлы түрде жұмыс  жасауға кедергі жасайды. Өкінішке орай, біз тек кезекті тексеру комиссиясы келерде ғана  мұрағат жайын ойлаймыз. Мемлекеттік мұрағат қызметінің басшылығымен  кейбір мекемелерде ведомостволық мұрағаттар пайда болды. Әкімшіліктің бұйрығымен іс жүргізу мен мұрағатқа жауапты тұлғалар тағайындалды. Мекемелер мен ұйымдарда сараптау комиссиялары құрылып, қызмет жасауда. Сараптау комиссиясы және ведомостволық мұрағат ережелері жасалып  және ол құжаттама және мұрағат Басқармасының   сараптау-тексеру комиссиясымен келісілген. Құжаттармен  қамтамасыз ету және құжаттарды сақтау мәселелері бойынша  құқықтық-нормативті  және ғылыми- әдістемелік жұмыстар өткізіледі.Тексеру барысында Круглоозерный психоневрологиялық медициналық-әлеуметтік мекемесі  мен Көшім психоневрологиялық   медициналық- әлеуметтік  балалар  мекемесінде   құжаттаманы   және  іс жүргізуді  ұйымдастыру  жақсы қалыптасқандығы байқалды.  Мекемелерде құжаттама жасаудың және құжаттаманы басқарудың келісілген  негізгі  қағидалары белгіленген, қағидаларда қарастырылған ұйым құжатының нақты түрінің бланкісі және ұйымның жалпы бланкілері жасақталған, алайда,құжаттарды жасауға  қойылатын талаптардың бұзылуы  Батыс Қазақстан облысының  жұмыспен қамтуды үйлестіру және әлеуметтік бағдарламалар басқармасы, Орал қаласындағы белгілі тұрағы жоқ тұлғаларға арналған әлеуметтік бейімдеу орталығында,  Круглоозерный  психоневрологиялық   медициналық - әлеуметтік  мекемесі және Көшім психоневрологиялық   медициналық- әлеуметтік  балалар  мекемелерінде  анықталды. Осы кемшіліктерді  жоюда  мекемелерге   іс жүргізуші штатын штаттық құрылымға енгізу және құжаттам жасаудың және құжаттаманы басқарудың үлгілік қағидаларын басшылыққа ала отырып, мекеменің құжаттама жасаудың және құжаттаманы басқарудың қағидаларын жасақтап, БҚО мұрағаттар және құжаттама басқармасының  СТК-на келісу, Мемлекеттік Елтаңбасы бейнеленген бланкілерді талаптарға сәйкес келтіру. Қағидаларда  талап етілетін мекеме бланкілерінің барлық түрлері іс қағаздар жүргізу  үрдісіне енгізу  жөнінде  ұсыныс жасалды.       

Кіріс  және шығыс, ішкі құжаттарды өңдеу тәртібі  БҚО жұмыспен қамтуды үйлестіру және әлеуметтік бағдарламалар басқармасы, Көшім психрневрологиялық медициналық –әлеуметтік балалар мекемелерінде  толық  сақталып, электрондық  түрде ЭҚАБЖ арқылы жүзеге  асырылса, сол сияқты жұмыспен қамту және әлеуметтік бағдарламалар  бөлімі,Орал қаласындағы белгілі тұрағы жоқ тұлғаларға  арналған әлеуметтік бейімдеу орталығы, Круглоозерный психоневрологиялық медициналық-әлеуметтік мекемесі және қарттар мен мүгедектерге арналған жалпы үлгідегі Орал медициналық – әлеуметтік мекемелерінде  мүлде сақталмайтындығы  анықталды.  Мекемелерде ішкі  құжаттардың сақталуы, құжаттарды тіркеу және құжаттарды бақылау тәртібінің  сақталуы дұрыс  жолға  қойылмаған, журналдардың  тараулары толық толтырылмайды  және  бақылау  ұйымдастырылмаған, кейбірінде  құжаттарды  бақылау  тәртібінің   сақталуын  бақылап   шығу  мүмкіндігі  болмағандықтан, құжаттардың деректемелерін рәсімдеуді Қазақстан Республикасы Үкіметінің 2011 жылғы 21 желтоқсандағы №1570 қаулысымен бекітілген Мемлекеттік және  мемлекеттік емес ұйымдарда құжаттама жасаудың және құжаттаманы басқарудың үлгілік қағидаларына сәйкес жүргізу. Мекеме қызметкерлеріне іс қағаздар жүргізу негіздері бойынша оқулар ұйымдастыру туралы  ұсыныс жасалды.     

Келісілген  істер  номенлктарусының  бар  болуы, іс жүргізуде қолданыстағы нақты істердің  атауларының істер номенклатурасындағы атауларға сәйкес келуі. Іс жүргізумен аяқталған істерді қалыптастыру мен рәсімдеу, олардың қойылған талаптарға сәйкес келуі. Істер  номенклатурасында  қорытынды жазбалардың толтырылуын тексере отырып, мекемелерде  істер  номенклатурасы БҚО мұрағаттар   және құжаттама  басқармасының СТК –мен  келісіліп, бекітілгендігі көрінді. Іс жүргізуде қолданыстағы  нақты  істердің  атаулары  істер  номенклатурасындағы  атауларға  сәйкес  келеді. Іс жүргізумен  аяқталған  істер сақталуда, бірақ  олардың арасында  өңдеуден  өтпегендері де  бар.                             Алайда, мекемелердегі іс жүргізумен  аяқталған  істерді  қалыптастыру  мен рәсімдеу  қойылған талаптарға  сәйкес  келмейді. Атап айтсақ,  қарттар мен мүгедектерге арналған жалпы үлгідегі Орал медициналық – әлеуметтік мекемесінде істердің  атаулары  онда тігілген құжаттармен қарама қайшы.  Істі рәсімдеу  тәртібі бұзылған. Істер  номенклатурасындағы  қорытынды  жазбалар  толтырылмаған. Бұл мекемеге  жаңа істер номенклатурасын жасақтау  тапсырылды.

Құжаттарды сақтау үшін мұрағаттық қоймалары жұмыспен қамту және әлеуметтік бағдарламалар  бөлімі  мен  Орал қаласындағы белгілі тұрағы жоқ тұлғаларға  арналған әлеуметтік бейімдеу орталығында ведомостволық  мұрағат қоймасына орын бөлінбеген, қалған  мекемелерде  ведомостволық  мұрағат жасақталған. Мекемелердегі ведомостволық мұрағат қоймаларының  кейбірі  санитарлық-гигиеналық талаптарға  сай  емес.

Құжаттарды есепке алу тәртібі  санаулы  мекемелерде  ғана    сақталған, көпшілігінде  есепке  алу  журналдары  жүргізілмеген, құжаттардың  шығуы  мен  түсуі  есепке  алынбайды  деуге  болады. 

Мекемелерде   Ұлттық мұрағат қоры  және басқа  да   мұрағаттық  құжаттарды  жеке   және   заңды  тұлғаларға  пайдалануға  беруден   негізсіз бас  тарту фактілері орын  алмаған. Мұрағаттық   құжаттардың  жоғалу  фактілері  БҚО жұмыспен қамтуды үйлестіру және әлеуметтік бағдарламалар басқармасы, қарттар мен мүгедектерге арналған жалпы үлгідегі Орал медициналық – әлеуметтік  мекемесі  және  жұмыспен қамту және әлеуметтік бағдарламалар бөлімі  сияқты  мекемелерде анықталды.

Кемшіліктер мониторингі бойынша  тәуекел деңгейін бағалауға арналған  критериялардың  төмендегіше бұзылуы  көптеп кездеседі:

-  құжаттарды дайындауды ұйымдастыруға қойылатын талаптардың бұзылуы;

-  құжат айналымдарын ұйымдастыруға қойылатын талаптардың бұзылуы;

-  ҚР –ның ҰМҚ-дағы уақытша сақталатын құжаттардың ведомостволық мұрағатта  сақтаудың  мерзімдері  мен оларды мемлекеттік мұрағатқа тапсыру тәртібінің бұзылуы;

-   ҰМҚ-ы    және жеке құрам бойынша құжаттардың есепке алынбауы;

-  Ведомостволық мұрағаттардағы  ҚР ҰМҚ-ы  және жеке құрам жөніндегі құжаттарының физикалық және химиялы-техникалық жағдайларының есепке алынбауы;

Батыс Қазақстан облысының  жұмыспен қамтуды үйлестіру және әлеуметтік бағдарламалар басқармасы, Орал қаласындағы белгілі тұрағы жоқ тұлғаларға арналған әлеуметтік бейімдеу орталығында, қарттар мен мүгедектерге арналған жалпы үлгідегі Орал медициналық – әлеуметтік  мекемесі  және  жұмыспен қамту және әлеуметтік бағдарламалар бөлімдерінде құжаттардың құндылығына ғылыми-техникалық өңдеу жұмыстары жүргізілмеген. Аталмыш  мекемелердің  басшыларына  осы мәселе жайында  бірнеше қайтара   ауызша  және  жазбаша  түрде ескертулер берілді. Ғылыми- техникалық өңдеу жүргізумен қатар, арнайы ведомостволық  мұрағат орындарының болмауы негізгі мәселе болып отыр. Әлеуметтік  саладағы  алты мекемеде ғана ведомостволық мұрағат бар, бұл  26,08 пайыздық көрсеткішті құрайды. Бұлар, Батыс Қазақстан облысының  жұмыспен қамтуды үйлестіру және әлеуметтік бағдарламалар басқармасы, Көшім психоневрологиялық   медициналық- әлеуметтік  балалар  мекемесі  және  аудандардағы  әлеуметтік мекемелер.

ҚР-ның еңбек және халықты әлеуметтік қорғау  саласындағы мекемелердің  жұмысын  қорытындылай келе, ҚР-ның еңбек және халықты әлеуметтік қорғау  саласындағы мекемелерде құжаттардың  мамандандырылған Тізімдемесін  жасақтау  және бекіту, барлық  әлеуметтік саладағы мекемелерге құжаттарды ұйымдастыру мен таратуға  арналған фирмалық бланкілерді даярлау, сақтау мерзімдері өткен  құжаттарға  ғылыми-техникалық өңдеу жүргізу жұмыстарына белсене  кірісіп, жыл  аяғына  дейін  аяқтау керектігі  жөнінде  ұсыныс берілді.