Батыс Қазақстан облысының мемлекеттік мұрағатында аса құнды құжаттарды анықтау жұмыстары жөніндегі әдістемелік ұсынымдар

Батыс Қазақстан облысы мұрағаттар және құжаттама басқармасының «Батыс Қазақстан облысының мемлекеттік мұрағаты» ММ

БЕКІТЕМІН
Батыс Қазақстан облысының мемлекеттік
мұрағатының директоры
_______________ А.Савгабаева
«____»____________ 2012 жыл

Батыс Қазақстан облысының мемлекеттік мұрағатында аса құнды құжаттарды анықтау бойынша
ӘДІСТЕМЕЛІК ҰСЫНЫМ

Құрастырушылар:
Батыс Қазақстан облысының мемлекеттік
мұрағатының директоры А.Савгабаева
Зерттеушілермен жұмыс және ақпараттық
технологиялар секторының меңгерушісі
А.Искакова

                           КЕЛІСІЛДІ                                                                                                     КЕЛІСІЛДІ
Батыс Қазақстан облысы мемлекеттік                                                    Батыс Қазақстан облысы мұрағаттар және
мұрағатының 2012 жылғы «__» ___________                                                       құжаттама басқармасының
№__ СК хаттамасымен                                                                                        2012 жылғы «__» ___________
                                                                                                                                     №___ СТК хаттамасымен

Орал қаласы
2012 жыл

МАЗМҰНЫ

Рет саны                                           Атауы                                                                    Парақ №

1.        Жалпы ережелер....................................................................................................... 3
2.        Негізгі ұғымдар.......................................................................................................... 3-4
3.        Аса құнды құжаттарды анықтау жұмыстарын ұйымдастыру тәртібі............... 4-5
4.        Аса құнды құжаттарды анықтау жұмыстарын жоспарлау тәртібі..................... 5-6
5.        Аса құнды құжаттарды анықтау тәртібі................................................................ 6-11
5.1.     Аса құнды құжаттарды анықтаудың қағидаттары................................................. 7
5.2.     Аса құнды құжаттарды анықтаудың басымдықтары........................................... 7-8
5.3.     Құжаттарды аса құнды құжаттар ретінде тану критерийлері............................  8-11
6.        Аса құнды құжаттарды, сақтау бірліктерді аннотациялау тәртібі..................... 11-18
7.        Аса құнды құжаттарды талқылауға салу тәртібі .................................................18-19
8.        Аса құнды құжаттардың, сақтау бірліктердің тізімдемелерін
          (нөмірліктерін) дайындау тәртібі............................................................................. 19-20
9.        Аса құнды құжаттарды анықтау жұмыстары бойынша есеп беру тәртібі.........20-21
10.      Қорытынды ережелер................................................................................................ 21
11.      Қолданылған әдебиеттер тізімі.................................................................................. 21
12.      Қосымшалар............................................................................................................... 22-34

1. Жалпы ережелер.

1. Батыс Қазақстан облысының мемлекеттік мұрағатында аса құнды құжаттарды анықтау бойынша әдістемелік ұсыным (одан әрі – ұсыным) Қазақстан Республикасының 1998 жылғы 22 желтоқсандағы «Ұлттық мұрағат қоры және мұрағаттар туралы» №326-1 Заңы мен Қазақстан Республикасы Үкіметінің 2011 жылғы 26 желтоқсандағы «Ұлттық мұрағат қорының құжаттарын, басқа да мұрағат құжаттарын мемлекеттік және арнаулы мемлекеттік мұрағаттардың толықтыруы, сақтауы, есепке алуы мен пайдалануы қағидадаларын бекіту туралы» №1604 қаулысының талаптарына сәйкес дайындалды.
2. Осы ұсыным аса құнды құжаттардың негізгі ұғымы туралы түсінік береді, оларды анықтаудың негізгі қағидаттары мен басымдылықтарын белгілейді, Батыс Қазақстан облысының мемлекеттік мұрағатында сақтаудағы ұлттық мұрағат қорының құрамынан сарқылмас мәдени-тарихи және ғылыми құндылығы бар, қоғам және мемлекет үшін ерекше маңызды аса құнды құжаттарды ерекшелеп, анықтаудың және одан әрі сипаттаудың тәртібін реттейді.
3. Осы ұсыным Батыс Қазақстан облысының мемлекеттік мұрағатында сақтаудағы ұлттық мұрағат қорының құрамынан аса құнды құжаттарды анықтау жұмыстарын атқаратын қызметкерлер үшін жұмыс барысында басшылыққа алу және қолдану үшін арналады.
4. Осы ұсыным Батыс Қазақстан облысының мемлекеттік мұрағатында сақтаудағы қағаз негізіндегі құжаттарға (фотоқұжаттарға) қатысты қолданылады.
Бейнеқұжаттар, киноқұжаттар және дыбыстық құжаттар арасынан аса құнды құжаттарды анықтау жұмыстарын реттеу мен ұйымдастыру арнайы ұсынымдармен белгіленеді.

2. Негізгі ұғымдар.

5. Осы ұсынымда келесі ұғымдар қолданылады:
1) Аса құнды құжат.
Аса құнды құжат (одан әрі – АҚҚ) болып сарқылмас мәдени-тарихи және ғылыми құндылығы бар, қоғам және мемлекет үшін ерекше маңызды аса құнды құжаттар ерекшеленеді және олар үшін есепке алудың, сақтаудың және пайдаланудың ерекше тәртібі белгіленетін ҚР Ұлттық мұрағат қорының құжаты табылады.
Бұл жерде мемлекет пен қоғам (басқару, қорғаныс, халықаралық қатынастар), мәдениет, тарих және өзге де ғылымдар үшін ерекше маңызы бар құжаттарды анықтау туралы болып отыр.
2) Өзгермейтін мағына.
«Өзгермейтін мағына» ұғымына сипаттама ретінде тәртіптердің, биліктің, саяси, экономикалық және әлеуметтік коньюнктураның ауысуына қарай құжаттың өзінің құқықтық, мәдени мағынасын жоғалтпайтын қасиеті алынады, ал «орны толмас» ұғымы АҚҚ бірегей түрлеріне қатысты айтылады, құжатты кез келген көшірмемен (ерекше жағдайда түпнұсқа құқығындағы құжат көшірмесінің ұғымы) халықаралық құқық, сот, шынайлылығы және жәдігерлік құндылықтар тұрғысынан толық ауыстыруға болмайтын құжаттарға қатысты айтылады.
3) Құжаттың аса құндылығы.
Құжаттың аса құндылығы құжатта көрсетілген фактілер, оқиғалар, құбылыстардың маңыздылық дәрежесіне тікелей байланысты. Бұл маңыздылық дәрежесі оны ҚР Ұлттық мұрағат қорының құрамына құжатты құнды ретінде анықтауда мазмұндаудың жалпы критерийі ретінде де қолданылатындықтан, оның қоғам мен мемлекетке деген өзгермейтін мағынасы оның аса құндылығын анықтауда маңызды түзету болып табылады.
Ең алдымен, өзгермейтін жалпы мемлекеттік, ҚР көлемінде және мемлекеттік, облыс көлемінде құжаттардың мағынасын, олардың мәдени және құқықтық мағына тұрғысынан автографиялық орнын толтыру мүмкін еместігін ескеру қажет.
Фактілер, оқиғалар, құбылыстардың маңыздылық ұғымы екі дәрежемен тығыз байланысты: бір жағынан – АҚҚ Батыс Қазақстанға тарихи тұрғыдан қатысты фактілер, оқиғалар, құбылыстарды көрсетуі тиіс, екінші жағынан, облысты мұнай-газ кешенің, машинажасау, ауыл шаруашылық, жеңіл және тамақ өндірістерін қамтитын ерекше аумақтық-өндірістік кешен ретінде толық сипаттауы тиіс.

3. Аса құнды құжаттарды анықтау жұмыстарын ұйымдастыру тәртібі.

6. АҚҚ анықтау жұмыстары жоспарлы түрде ұйымдастырылады. Ғылыми-анықтамалық аппарат және құжаттарды пайдалану бөлімі келесі күнтізбелік жылға арналған АҚҚ анықтау жұмыстарының жылдық іс-шаралар жоспарының (одан әрі – іс-шаралар жоспары) жобасын ағымдағы жылдың 1 желтоқсанына дейін мұрағат басшысына ұсынады.
7. Іс шаралар жоспары осы ұсынымның талаптарына сәйкес №1 қосымшаға сәйкес дайындалады. Онда АҚҚ анықтау жұмыстары кезең-кезеңімен көрсетіледі, жұмыстардың әр түріне орындауға және бақылауға жауапты лауазымды тұлғалар, орындалу мерзімдері мен нысандары белгіленеді.
8. Мұрағат басшысы келесі күнтізбелік жылға арналған жылдық іс-шаралар жоспарының жобасын заңмен белгіленген мерзімде бекітеді.
9. Ғылыми-анықтамалық аппарат және құжаттарды пайдалану бөлімі бекітілген жылдық іс-шаралар жоспары негізінде белгіленген тәртіпте келесі күнтізбелік жылға арналған іс-шаралар жоспарын орындау жөніндегі жұмысшы тобын құру туралы бұйрық жобасын дайындайды, оны ағымдағы жылдың 25 желтоқсанына дейін басшылыққа ұсынады. Келісілген бұрықтың жобасы рәсімделеді.
10. Топ мүшелігіне мұрағаттың қорлары мен құрамын жақсы тани білетін, мұрағаттардағы жалпы жұмыс тәжірибесі 5 жылдан кем емес, тарих, өлке тану және социология мамандықтары бойынша білімі бар облыстық мұрағаттың жоғары біліктілікті қызметкерлері енгізіледі.
11. АҚҚ анықтау жұмыстары одан әрі бекітілген іс-шаралар жоспарына сәйкес жұмысшы топ мүшелерінің күшімен жүзеге асырылады.

4. Аса құнды құжаттарды анықтау жұмыстарын жоспарлау тәртібі.

12. АҚҚ анықтау жұмыстары кезең-кезеңімен жоспарланады. Жоспарлау барысында осы ұсынымда белгіленген АҚҚ анықтаудың басымдылықтары мен қағидаттары басшылыққа алынады.
13. АҚҚ анықтауға нақты кіріспестен бұрын атқарылатын жұмыстын көлемін анықтау мақсатында зерделеу-дайындық шаралары жүргізіледі. Зерделеу-дайындық шараларын ғылыми-анықтамалық аппарат және құжаттарды пайдалану бөлімінің бастығы жүзеге асырады. Аталған шараларды өткізу нәтижесінде мұрағатта АҚҚ анықтау жұмыстарының перспективті жоспар-кестесі жасақталады, жоспар-кесте 10 жылға арналып дайындалады.
14. Зерделеу-дайындық шараларын біртіндеп төмендегі тәртіпте жүзеге асырылады.
Ең алдымен жоспарға анықтау жұмыстарымен қамтылмаған қорлар енгізіледі, одан кейін АҚҚ анықтау жұмыстарымен қамтылған қорларды қайта қараудың кезеңі келеді.
Анықтау жұмыстарымен қамтылмаған қорларды анықтау үшін қорлар тізімі зерделенеді. Ғылыми-анықтамалық аппарат және құжаттарды пайдалану бөлімі құрамдарында АҚҚ анықтап бөлуге жататын қорлар тізімін нақтылайды. Ол үшін күні бүгінге жұмыстың жайы анықталады, яғни мұрағаттағы АҚҚ анықтау жұмыстарымен қамтылмаған қорлардың тізімі жасақталады, одан кейін сол қорлар тізімі уақытаралық шеңберліктеріне байланысты қарау кезеңдерін белгілей отырып, үш топқа бөлінеді.
Әр топтағы қорлар қорқұрушының облыстың тарихи-мәдени, ғылыми және басқа да даму салаларын қалыптастырылуына қосқан үлесі мен дәрежесіне байланысты қарау кезеңдерін белгілей отырып, тағы да екі топқа бөлінеді. Бірінші топқа мемлекеттік билік пен басқару саласына жататын қорқұрушылардың қорлары жатқызылады. Екінші топқа басқа ведомстволық және салалық қорқұрушылардың қорлары енгізіледі.
Қорларды топтау жұмыстары аяқталғаннан кейін әр топтың құрамындағы қорлардың тізімдемелерін зерделеу қажет, зерделеу нәтижесінде қор шегіндегі ең ерте құрастырылған құжаттардан ең соң құрастырылған құжаттарға қарай бағытымен жылжығандағы тізімдемелердің тізімін жасау қажет.
Одан кейін сақтау бірліктерінің атаулары зерделеуге жатады, атап айтқанда әр қордың әр тізімдемесінің ішінен сақтау бірліктерінің атауларына қарап, олардың құрамында аса құнды мазмұнды құжаттардың болуы мүмкін сақтау бірліктерінің атаулары іріктеледі. Оның ішінде ұйымдастырушылық-өкімдік (бұйрықтар, есептер); ақпараттық-талдау (талдаулар, ақпараттар, анықтамалықтар); жеке шығу тегіне қарай – жеке құжаттар, хат алмасу, фотосуреттер және т.б. құжаттар болуы мүмкін. Нәтижесінде нақты қордың нақты тізімдемесінде зерделенетін сақтау бірліктерінің тізімі шығарылады.
15. Осы жұмыстар барлық қорлар, барлық тізімдемелер және барлық сақтау бірліктер бойынша зерделеніп, тиісті жиынтық тізімдер дайындалғаннан кейін аяқталған болып есептеледі.
Зерделеу-дайындық жұмыстарын жүргізу тәртібі №2, АҚҚ анықтау жұмыстарының кезеңділігі №3 қосымшаларда сұлба түрінде келтірілген.
Зерделеу нәтижесінде №4 қосымшаға сай АҚҚ анықтау жұмыстарының көлемі мен кезеңділігі бекітіледі.
16. АҚҚ анықтау жұмыстарының көлемі мен кезеңділігі нәтижесінде мұрағаттағы АҚҚ анықтаудың перспективті жұмыс жоспары дайындалады.
Анықталған жұмыстың көлемі 10 жылға бөлініп, әр жылдың жұмыс жоспары кезеңділіктерді сақтай отырып дайындалады, әр жылдың 25 желтоқсанына дейін келесі жылға арналып бекітіледі. Бекітілген жылдық жұмыс жоспарына сәйкес жылдық жұмыс көлемі жұмыс тобының мүшелері арасында бөлініп, әр жүмыс топ мүшесіне оған тиесілі қорлар мен сақтау бірліктерінің тізімдері есепті жылдың басында 3 қаңтарға дейін таратылып беріледі.

5. Аса құнды құжаттарды анықтау тәртібі.

17. АҚҚ анықтау барысында осы ұсынымда белгіленген АҚҚ анықтау қағидаттары, басымдылықтары мен құжаттарды АҚҚ ретінде тану критерийлері басшылыққа алынады.
18. Егер қаралған сақтау бірлігінде ең болмағанда бір құжат аса құнды болып табылса, онда сол сақтау бірлігі тұтастай аса құнды сақтау бірлігі санатына жатқызылады.
19. АҚҚ анықтауды тікелей жұмыс тобының мүшесі оған тиесілі қорлар мен сақтау бірліктерінің тізіміне сәйкес атқарады. Ол үшін ол тізім бойынша сақтау бірліктерінің әр парағын зерттеу арқылы АҚҚ белгілері бар құжаттарды анықтайды, оларды №5 қосымшадағы нысанға енгізеді, анықталған құжаттарға қысқаша аннотация дайындайды, есепті жылдың соңында №6 қосымшаға сәйкес АҚҚ анықтау жұмыстарының аяқталуы туралы акт толтырады, оларға қол қояды.

5.1. Аса құнды құжаттарды анықтаудың қағидаттары.

20. АҚҚ анықтау үдерісі келесі қағидаттарға сай іске асырылады:
1) Қабылданған басымдықтарға сай кезең-кезеңімен анықтау;
2) АҚҚ анықтау жұмыстарымен мұрағаттық қорларды толығымен қамту;
3) Құжаттарды АҚҚ жатқызу барысында біркелкі тәсілдеме қолдану;
4) Құжаттарды АҚҚ жатқызу барысында талқылау арқылы алқалық шешім қабылдау;
5) АҚҚ анықтау кезінде олардың мұрағатаралық, қораралық қайталануын болдырмау.

5.2. Аса құнды құжаттарды анықтаудың басымдықтары.

21. АҚҚ анықтау кезеңділігін белгілеу барысында келесі белгілер бойынша басымдылықтар орнатылады:
1) бұрын атқарылған жұмыстардың көлеміне байланысты;
2) құжаттардың құрастырылу уақытына байланысты;
3) қорқұрушының облыстың тарихи-мәдени, ғылыми және басқа да даму салаларын қалыптастырылуына қосқан үлесі мен дәрежесіне байланысты.
22. Бұрын атқарылған жұмыстардың көлеміне байланысты АҚҚ анықтаудың келесі кезеңділігі белгіленеді:
1) Бірінші кезеңде бұрын АҚҚ анықтау жұмыстарымен қамтылмаған қорлар қаралады;
2) Екінші кезеңде бұрын АҚҚ анықтау жұмыстарымен қамтылған қорлар олардың ішіндегі құжаттардың мазмұндарын қазіргі заман позициясынан бағалай отырып, соның ішінде бұрын тыйым салынған тақырыптарға қатысты (құпиясыздандырылғын құжаттар құрамынан), АҚҚ тізімдерін толықтыру мақсатымен қаралады.
Сол кезеңде толықтыру жұмыстарымен қатар, АҚҚ тізіміндегі осы ұсынымның қағидаттары мен критерийлеріне сәйкес келмейтін, ол тізімдерге формалды түрде, номиналдық белгілер мен идеологиялық себептер бойынша, құжаттардың мазмұны мен қораралық байланыстарын ескермей енгізілген АҚҚ тізімнен шығару жұмыстары жүргізіледі.
23. Одан әрі бөлінген екі топтың әрқайсысы үшін олардың құжаттарының құрастыру уақытына байланысты АҚҚ анықтаудың келесі кезеңділігі белгіленеді:
1) Бірінші кезеңде Ұлы Отан соғысына дейінгі (1875-1940 жылдар) мерзімнің құжаттарын қамтитын қорлар қор ішінде ең ерте құрастырылған құжаттардан ең соң құрастырылған құжаттарға қарай жылжығандағы бағытпен қаралады;
2) Екінші кезеңде Ұлы Отан соғысы басталғанан бастап Қазақстан Республикасы тәуелсіздігіне дейінгі (1941-1990 жылдар) мерзімнің құжаттарын қамтитын қорлар қор ішінде ең ерте құрастырылған құжаттардан ең соң құрастырылған құжаттарға қарай жылжығандағы бағытпен қаралады;
3) Үшінші кезеңде Қазақстан Республикасы тәуелсізідік алғаннан бастап осы күнге дейінгі (1991-2013) мерзімінің құжаттарын қамтитын қорлар қор ішінде ең ерте құрастырылған құжаттардан ең соң құрастырылған құжаттарға қарай жылжығандағы бағытпен қаралады.
24. Одан әрі бөлінген үші топтың әрқайсысы үшін олардың қорқұрушыларының облыстың тарихи-мәдени, ғылыми және басқа да даму салаларының қалыптастырылуына қосқан үлесі мен дәрежесіне байланысты АҚҚ анықтаудың кезеңділігі белгіленеді:
1) Бірінші кезеңде қорларында әлеуетті түрде АҚҚ болуы мүмкін қорқұрушының қорлары оның құжаттарындағы ақпараттың құндылығы критерийіне қарай қаралады. Бұл мемлекеттік билік пен басқару органдарының қорлары.
2) Екінші кезеңде ведомстволық және салалық топтар бойынша құжаттар қаралады.

5.3. Құжаттарды аса құнды құжаттар ретінде тану критерийлері.

25. АҚҚ анықтау кезінде құжаттарды АҚҚ ретінде танудың келесі міндетті критерийлері пайдаланылады:
1) құжатты құрастыру уақыты;
2) құжаттардағы ақпараттың құндылығы;
3) заңды күші, құжаттардың шынайылығы;
4) қор құрушы мәні;
5) құжаттың авторлығы;
6) құжаттардың палеографиялық, көркем және өзге де ерекшеліктерінің болуы;
26. Құжатты құрастыру уақыты – негізгі, өзіне өзі жеткілікті критерий, оны қолдану тарихтың түрлі кезеңдеріне қатысты құжаттардың салыстырмалы бірдей емес құндылығының факторымен түсіндіріледі.
АҚҚ жасақталған уақыты төңкеріске дейінгі мерзімге жататын құжаттардың көшірмелері де осы регламенттің талаптарына сәйкес келетін жағдайда жатқызылуы мүмкін.
Құжатты құрастыру уақытының критерийі АҚҚ тек мемлекет тарихының ерекше кезеңдерінде (төңкеріске дейінгі кезең, КСРБ мен Қазақ КСР өрлеу кезеңі, Қазақстан Республикасы Тәуелсізік алғаннан басталатын кезеңі) ғана емес, сонымен қатар облыстың және оның жекелеген аумақтырының құрылу, қалыптасу және өзгеру ерекше кезеңдеріндегі құрастырылған құжаттарды жатқызу үшін қолданылады.
Бұл жерде құжаттарды АҚҚ құрамына жатқызған кезде келесі жағдайды ескеру керек:
1) ерекше кезең дегенде соғыс, көтеріліс, халық қозғалысы мен төңкерістерді ғана түсінбеу қажет, сонымен қатар ел мен аймақтардағы өзге де маңызды оқиғаларды, саяси, әлеуметтік, экономикалық реформаларды жүргізу, мемлекеттік қатыстылықтың немесе аймақтың мемлекеттік мәртебесінің өзгеруі, сондай-ақ табиғи және адами факторлар туғызатын төтенше оқиғаларды да түсіну қажет;
2) аталған кезеңдегі құжаттың жасалу уақыты ғана маңызды емес, сонымен қатар оның кезең мәніне немесе осы кезеңді сипаттайтын нақты фактіге, оқиғаға, іс-әрекетке тікелей қатысы маңызды, құжаттың оқиғаны белгілеудегі рөлі;
3) іріктеуге жай ғана дәуірдің заттық куәгері болатын құжаттар ғана емес, мазмұны бойынша сәйкес келетін құжаттар жатады.
ХХІ ғасырдан бастап оқиғаларға қатысты құжаттарды жасау уақытының критерийі өзге критерийлермен, ең алдымен, құжаттағы құндылық критерийлерімен, авторлығы және құжат шынайылығымен үйлесімде қолданылады.
27. Құжаттағы ақпараттың құндылығы – АҚҚ анықтаудағы ең маңызды, негізгі критерий. Ол құжаттарды объективті, тарихи тұрғыдан бағалауға негізделген, олар қордағы өзге құжаттармен салыстырғанда қайталанбас ақпараттан тұрады және осы оқиға, факт, құбылыс туралы толық әрі жан-жақты мәліметке ие болады. Оны қолданған кезде тарихи көзқарас өте маңызды, өйткені кеше маңызды болған оқиға бүгін онша маңызды болмай қалады және керісінше.
АҚҚ өзекті де, әлеуетті де құнды ақпараты бар құжаттар жатқызылады.
Ақпараттың өзекті құндылығы құжаттардың жедел әрі тиімді пайдалануымен анықталады.
Бұл жерде АҚҚ анықтау сәтте ең маңызды болып табылатын жеке және заңды тұлғалардың жеке мүліктік пен мүліктік емес құқықтарын дәлелдейтін құжаттамаларға, жерге орналастыру мен жерді бөлу құжаттамаларына, шежірелікке, демографиялық құрамға және халықтың көшіп-қонуына, биографиялық құжаттарға, қоғамның әлеуметтік даму аспектілерін, соның ішінде саяси партиялар мен ұйымдардың, қоғамдық қозғалыстардың құрылуын сипаттайтын құжаттарға, адамдардың қоғамға, мемлекетке, саясатқа көзқарастарын, олардың дүние сезінулерін сипаттайтын құжаттарға басымдылық берілуі тиіс.
Сонымен қатар, маңызды ақпарат мезеттік, коньюктуралық сәттерге тәуелді болмайды, бұл саяси, тарихи және өзге коньюктураға байланысты. Маңызды ақпарат уақытаралық тұрақтылық пен көпшілік сипатқа ие.
Әлеуетті құнды ақпараты бар құжаттарға тарихи шындық позициясынан қарағанда өз құрамында құндылықтың әлеует белгілерін қамтитын және болашақта АҚҚ критерийлеріне ие болуы мүмкін құжаттар жатқызылады.
Жеке тектік қорларының құжаттарына қатысты анықталатын АҚҚ ретінде өмір жолындағы маңызды факторларды, қор құрушы қызметтің мемлекеттік, ғылыми, шығармашылық нәтижелерін көрсететін құжаттар жатады.
28. Құжаттардың шынайлылығы және олардың заңды күші – бұл бір-бірімен байланысты екі критерий, сондықтан АҚҚ анықтауда оларды кешенді түрде қарастырған жөн. Шынайы құжаттарды іріктеу АҚҚ анықтаған кезде қажет.
Ең алдымен, түпнұсқалар анықталады. Ресми құжаттардың түпнұсқа екендігін көрсететін белгілер:
1) ұйымның ресми бланкы, лауазымды тұлға қолының қойылуы, ұйымның мөрі, құжаттың датасы және есепке алу нөмірі және сол сияқты;
2) жеке тектік құжаттар үшін – оның қолтаңбасымен жазылуы немесе құжат иесінің қолының бар болуы.
Түпнұсқалар болмай, мұрағат қорының құжаттары жоғалу орын алған жағдайда, ақпараттың көшірмесі бір нұсқасы сақталған немесе осы көшірменің ерекше маңызы болған кезде құжаттардың көшірмелерін АҚҚ жатқызуға болады. Бұл тұрғыда құжаттардың шынайылылығы – бұл тек анықтау мен іріктеу критерийі емес, сонымен қатар осындай анықтаудың міндетті жағдайы, кесімді императив болып табылады.
Құжаттың шынайылығы әсіресе, мұрағатаралық қайталау дегенді жою кезде маңызды. Бірнеше қорларындағы мазмұны әрі сипаты бір маңызды оқиға мен фактіге қатысты құжаттарды АҚҚ ретінде белгілеу кезінде қайталауды болдырмау үшін осы критерий пайдаланылады - қорқұрушы қорындағы мәртебесі және автобиографиялығы жоғары, оның қызметі осы оқиғада елеулі орын атқарған бір түпнұсқаны таңдап алу қажет.
Ең алдымен, мемлекеттік органдармен, лауазымды тұлғалармен, қоғамдық ұйымдармен өз құзыреті шегінде заңмен белгіленген тәртіппен жасалған және ресімделген құжаттар заңды күшке ие. Оларға заңнама, дипломатиялық, нормативтік, әкімшілік актілер, сонымен қатар құқықтық сипаттағы басқа құжаттар, мәселен: жарғы, шарт, келісім, әкімшілік хаттама, жазым оқиға туралы акт және т.б. Осы құжаттардың барлығы, егер шынайы немесе тиісті дәрежеде рәсімделген көшірме болса, заңды күшке ие болады.
29. Қор құрушы мәні – бұл бұрын АҚҚ анықтауда басты болып саналған, қазіргі уақытта АҚҚ қандай қорларда маңызды екенін анықтауда негізгі ориентир болып табылады, бұл жерде құжаттағы ақпараттың маңызы қораралық құжаттамалық байланыстар шеңберінде шешімі болуы тиіс.
Яғни, әр түрлі қорларда бір мазмұнды АҚҚ қайталануы байқалса, онда қай қорқұрушының қорында осы құжаттар ең маңызды да елеулі болып табылады, сол қорқұрушының қорындағы құжаттарға АҚҚ ретінде таңдалуына басымдылық беріледі.
Жеке тектікке қатысты құжаттарға қор құрушы мағынаның критерийлері қоғамдық, саяси, мәдени, ғылыми қызмет салаларында анықтаушылардың бірі болып табылады. Жеке қорлар аса көрнекті тұлғалар ретінде қорқұрушыларды сипаттап қана қоймай, тарих, ғылымды дамыту, мәдениет және Батыс Қазақстанның көптеген кәсіптері бойынша бай материалға ие.
Бұл критерий өзінің мәнін сақтай отырып, жоғарыда аталған критерийлермен тығыз байланыста қолданылуы тиіс.
30. Құжаттың авторлығы – жеке тектікке қарай құжаттарға қатысты кеңінен қолданылатын критерий, бірақ ресми құжаттарға қатысты да қолданылады. Олар АҚҚ жатқызуға жолданады, еліміздің саяси, мәдени, ғылыми өміріндегі рөліне қарай олардың есімдерімен байланысты. Критерийге автографиялық ұғымы кіреді, АҚҚ көшірмелер емес, түпнұсқа авторлары қол қойған автографтар жатады.
Тұлғаның марапаттауларын, атақтарын, қоғамға танылу маңыздылығын жоққа шығармай, бұл критерийді кеңінен қолдану қажет, бұл жерде құжаттары аса құндыға жатқызылған тұлғаның өмірде әрдайым қоғамға таныла бермеуі мүмкін, немесе, таныла отырып, оны жоғалтып алуы мүмкін. Сондықтан, құжат авторын саяси бағалау тұрғысынан ғана қарамау қажет, оның тарихтағы орны мен рөлін ескеру керек, олар әрдайым жағымды бола бермейді. Бұл жерде авторлық критерийі қорқұраушының өзінің құжаттарына ғана емес, сонымен қатар оның корреспонденттеріне, оған бағытталған, сондай-ақ олармен жинақталған құжаттама коллекциясына да таратылады.
Критерий сонымен қатар ұйымдар қорларындағы АҚҚ анықтаған кезде пайдаланылады, онда қызметі осы қорқұрушымен байланысты болған көрнекті тұлғалардың құжаттары құжаттың мазмұны критерийін міндетті қолданумен үйлесімді сақталған. Көрнекті тұлғаның қолтаңбасы жеке алғанда (қолы, бұрыштама) құнды құжаттарға жатқызатын критерий болып табылады.
Осы критерийге сәйкес АҚҚ анықтау көрнекті тұлғалардың қолтаңбалар коллекциясын жасауға әкелмеуі тиіс.
31. Құжаттардың палеографиялық, көркем және өзге де ерекшеліктерінің болуы ең алдымен, тарихтың ерте кезеңдеріндегі құжаттарға немесе жеке тектік құжаттарға қолданылады. Осы критерийге «жекелік» критерийі жатқызылуы мүмкін, құжат өзінің формасына, элементтеріне, мазмұндау тәсіліне қарай жалғыз болады да, соған ұқсайтын болмайды. Ерекше жағдай ретінде тілдік ерекшеліктері ескерілуі мүмкін, дыбыстау әдісі, жазу құралы, елтаңбалы мөр, құжатты жасаудың әдеттегіден тыс орны (қамауда, тұтқында, экстремалды жағдайдағы түсірілім және т.б.).
32. Құжаттарды АҚҚ жатқызу критерийлер есебіне құжаттың физикалық жағдайы мен құжаттардың қарқынды қолдану дәрежесі жатпайды.

6. Аса құнды құжаттарды, сақтау бірліктерді аннотациялау тәртібі.

33. Егер қаралған сақтау бірлігінің құрамында аз ғана бөлігі АҚҚ ретінде анықталса (іс парақтары жалпы санының 50 пайызына дейінгі көлемде), бұл жағдайда сақтау бірлігінің ішінен табылған АҚҚ әр қайсысына бөлек аннотация жасалады.
Аннотация жеке құжатты сипаттау үшін немесе құжат мазмұнының бөлігіне қысқаша сипаттама беру тәртібі бойынша жасалады.
34. Заңнамалармен бекітілген тәртіп бойынша мұрағаттық құжат деңгейіндегі мұрағаттық аннотациясы мыналарды қамтиды:
1) тақырыбы.
Мұрағаттық құжаттардың тақырыбы: мұрағаттық құжат түрінің атауы; құжат алынған немесе жіберілген мекенжайы; сұрақ немесе тақырып, оқиға, дерек, тұлға, көрсетілген құжаттың мазмұны жататын төңіректің аты; оқиға уақытын қамтиды. Қажетті мәліметтер жоқ болған жағдайда, анықтамалық ақпараттар көрсетіледі: «авторы белгісіз», «уақыты көрсетілмеген». Қажет болған жағдайда құжаттың атауы мәнін толықтай ашатын аннотациямен толықтырылады;
2) мұрағаттық құжаттар туралы анықтамалық мәліметтер.
Мұрағаттық құжаттар туралы ақпарат мұрағаттық шифр элементтерінен (қор нөмірі; құжаттар, істер тізімдемесі; сақтау бірліктері нөмірі, парақтар нөмірі); мұрағаттық құжаттардың көлемінен (парақтар саны); құрылған уақытынан тұрады;
3) түпнұсқаға/көшірмеге нұсқау;
Ресми құжаттардың түпнұсқа екендігін көрсететін белгілер - ұйымның ресми бланкы, лауазымды тұлға қолының қойылуы, ұйымның мөрі, құжаттың датасы және есепке алу нөмірі және сол сияқты; жеке тектік құжаттар үшін – оның қолтаңбасымен жазылуы немесе құжат иесінің қолының бар болуы.
Егер түпнұсқалық туралы мәліметтер атауында көрсетілген бір құжатқа (құжаттар бөлігіне) қатысты болса, түпнұсқалық туралы нұсқаулар құжаттың (құжаттардың) сипатынан кейін жақша ішінде кішкентай әріптермен жазылады.
4) тасығыш түрі (немесе жаңғырту әдісі);
5) пайдалану және қол жеткізу шарты.
Мұрағаттық құжаттарға қол жеткізу және оларды пайдалануда Қазақстан Республикасының заңнамасымен немесе қор иесімен пайдалануға және қол жеткізуге шектеу енгізілген құжаттар, соның ішінде, Қазақстан Республикасының Ұлттық құндылық объектілеріне жататын құжаттардың және физикалық жай-күйі қанағаттандырмайтын құжаттардың бар екендігі; пайдалану қорының бар екендігі туралы; мұрағаттық құжаттардың тілі және сыртқы ерекшеліктері туралы; ҒАА жүйесіне қосылғандығы туралы ақпараттың бар екендігі туралы мәліметтер болады.
Баспасөз материалдарын аннотациялау барысында құжаттың түрі, оның атауы немесе құжаттың алғашқы сөзі (атауы болмаған жағдайда), ұйғарынды деректері көрсетіледі.
Сызба және басқа да өнертапқыштық материалдарды аннотацияланған жағдайда материал, түрі, құжаттың форматы және оны орындау әдістері, карталар үшін масштабы көрсетіледі.
Аннотацияда тұлғаның аты, ұйымның атауы, географиялық атаулар және сол сияқты құжаттарда аталған және маңызды мәні бар деректер (аннотация соңында «аталады» айдарымен санамаланады) келтіріледі.
35. Аннотацияның соңында аннотацияланған құжаттардың парақ саны жазылады. Аннотацияда мәліметтердің толықтық дәрежесі көрсетіледі («қысқаша мәлімет», «толық мәлімет»). Аннотация құжат атауынан соң жаңа жолдан бастап жазылады.
36. Аннотация жазылғанда негізгі мағынасы жоқ сөздер мен сөз тіркестерін («құжаттарда бар...», «құжаттарға ... қатысы бар»), сондай-ақ «аса құнды құжаттар», «өте қызықты құжаттар» және тағы сол сияқты субъективті тұжырымдарды қолдануға тыйым салынады.
37. Егер қаралған сақтау бірлігінің құрамында көп бөлігі аса құнды құжаттар ретінде анықталса (сақтау бірлігінің парақтары жалпы санының 50 пайызынан астам көлемде), бұл жағдайда аннотация сол мұрағаттық сақтау бірлігіне толықтай жасалады.
38. Мұрағаттық сақтау бірлігі деңгейіндегі мұрағаттық аннотациясына төмендегілер кіреді:
1) сақтау бірліктерінің реттік нөмірі;
2) ескі инвентарлық нөмірі;
3) сақтау бірліктерінің атауы.
Басқару құжаттарының сақтау бірліктерінің атауы, жеке тектік мұрағаттық құжаттардың сақтау бірліктеріне:
мұрағаттық құжаттар түрінің атауы;
мұрағаттық құжаттың (тардың) авторы (лары);
құжаттар жіберілген немесе алынған мекенжай;
сұрақ немесе зат, оқиғаның, деректің, аумақтың атауы, құжаттар қатысы бар тұлғаның тегі мен аты-жөні;
оқиғаның уақыты.
Керекті мәліметтер жоқ болған жағдайда: «авторы белгісіз», «уақыты көрсетілмеген», «...жылдан ерте емес» деген түсіндірме ақпараттар көрсетіледі.
Жобалық немесе құрылымдық құжаттамалардың сақтау бірліктерінің атауында нысанның шифры, жобаның аты, кезеңі, бөлігі, томның нөмірі, жобаның аяқталу жылы туралы мәліметтер болады.
Фотоқұжаттардың сақтау бірліктерінің атауында кескіннің сипаты немесе фотоальбомның, слайдтың, негативтің атауы, автордың тегі мен аты-жөні, түсірілімнің орны мен уақыты туралы мәліметтер болады.
4) ол туралы анықтамалық мәліметтер; Сақтау бірліктері туралы анықтамалақ мәліметтер:
мұрағаттық шифрдың элементтерінен (қор нөмірі; құжаттар, істер тізімдемесі, сақтау нөмірі) тұрады;
сақтау бірліктерінің көлемінен; қағаз негізіндегі құжаттар үшін-парақтар санынын; фотоқұжаттар үшін – сақтау бірлігін құратын негативтер санынан; фотоальбомдар үшін – фотобедерлеменің санынан тұрады;
мұрағаттық құжаттардың алдыңғы және соңғы уақытынан; дыбыс-бейнелік құжаттар үшін – жазбаның жазылған уақыты немесе қайта жазылған уақытынан тұрады;
5) түпнұсқа/көшірме екендігін көрсететін нұсқаудан;
6) тасығыш түрінің нұсқауынан немесе жаңғырту әдістерінен тұрады. Сақтау бірліктері/есепке алу бірліктерінің материалдық тасығышының түріне қарай сипаттау кезінде мыналар көрсетіледі:
басқару құжаттамалары және жеке тұрғыдағы мұрағаттық құжаттар үшін - қағаз, калька, пергамен, тағы сол сияқты;
фото құжаттар үшін – формат және үлдірдің негізі, түрлі түсті таратылым;
7) мұрағаттық құжаттарды пайдалану және оларға қол жеткізу шарты, тілі, сыртқы ерекшеліктері. Сақтау бірліктеріне қол жеткізу шарты және оларды пайдалануда құжаттарға қол жеткізу және пайдалану ережесіне Қазақстан Республикасының заңнамасымен немесе қор иесімен шектеу қойылған мұрағаттық құжаттар туралы мәліметтер, оның ішінде Қазақстан Республикасының ұлттық құндылық объектілеріне жататын және физикалық жай-күйі қанағаттандырмайтын құжаттардың бар екендігі туралы мәліметтер, пайдалану қорының бар екендігі туралы мәлімет; мұрағаттық құжаттардың тілі және сыртқы ерекшеліктері туралы мәліметтер; сақтау бірліктеріне/есепке алу бірліктеріне ҒАА бар екендігі туралы мәліметтер болады.
Қажет болған жағдайда аннотация мұрағаттық қордың атымен және оның салалық бөлігімен (құжаттар, істер тізімдемесі), бөлек мұрағаттық құжаттардың аннотациясымен немесе берілген сақтау бірліктерінің тобымен толтырылады.
39. Сақтау бірліктерінің атауын жасау барысында, оны түзу негізіне қандай элементтердің және олардың байланысы болғанын, оның тақырыбының немен тұжырымдалатынын ескеру қажет. Осыған орай:
1) сақтау бірліктерінің құрамын сипаттайтын сақтау бірліктерінің түрі (іс, өзара жазысқан хат-хабарлар, құжаттар, тізілім, альбом, журнал, кітаптар және тағы сол сияқты) немесе құжаттардың түрі (әртүрлілік) (хаттамалар, баяндамалар, бұйрықтар, есеп берулер, еске алу актілері, мақалалар, романдар, жазба кітапшалары және тағы басқа) атаудың басында көрсетіледі;
2) іс жүргізуде бір сұрақ бойынша сот, тергеу, жеке, дербес, төрелік және басқа істердің атаулары бірізділікке байланысты «іс» деген сөзбен аяқталады;
3) іс жүргізу реттілігімен байланысы жоқ, бір сұрақты қамтитын сақтау бірліктері «құжаттар» сөзімен басталады, атаудың соңына құжаттың негізгі түрлері көрсетіледі, «құжаттар» терминімен қандай да бір қорытынды құжаттардың (бұйрық, хаттама, өкім) қосымша құжаттары да белгіленеді. Жеке қорда бұл термин бір тұлғаға тиесілі құжаттар түрінің әр түрлі руды сипаттау барысында қолданылады;
4) егер сақтау бірліктері хат алмасу болып табылатын болса, құжат атауына корреспонденттердің ресми атауы және көтерілген мәселе (зат) көрсетіледі. Егер хат алмасу бірыңғай корреспонденттермен жүргізілген болса, атауында сол корреспонденттердің жалпы атауы көрсетіледі;
5) құжаттың мағынасын көрсететін сұрақтың (заттың) мазмұны атаудың негізгі бөлігі болып табылады және құжаттардың іс түрін, авторын, корреспондентін (адресатын) көрсеткеннен кейін беріледі.
40. Құжаттың мазмұнын көрсететін сұрақтың (заттың) атауын мазмұндау барысында:
1) ұйым атауының немесе тұлғаның тегінің және аты-жөнінің толық немесе ресми қысқартылған атауын, тұлғаның қызметін, шенін, егер істегі құжаттардың мазмұны қандай да бір ұйымға немесе тұлғаға қатысты болған жағдайда мамандығы көрсетіледі; егер үш немесе одан да көп ұйым немесе тұлға ескертілетін болса, олардың түрлеріне түсініктеме беру керек;
2) қылмыстық істер атауында тұлғаның тегі, аты, әкесінің атынан (немесе аты-жөні) басқа істің мәнін ашу керек;
3) егер сақтау бірліктері құжатының мазмұны жалпы бір сұрақтың бөлігі болып табылатын бірнеше сұрақтарға байланысты болса, атауында жеке сипаттағы барлық сұрақтарды қамтитын тұжырымдалған жалпы бір тақырып көрсетіледі.
41. Жергілікті жердің атауы (тұрғылықты жердің, географиялық нысандардың, әкімшілік-аумақтық бірліктердің) егер құжаттардағы оқиғаның орнын немесе автродың тұрғылықты жерін (адресаттардың, корреспонденттердің) көрсету керек болған жағдайда істің атауына кіргізіледі. Олардың атаулары өсу реттілігімен беріледі: ауыл (село, деревня), қала, аудан (уезд), облыс (губерния, бөлік) және тағы басқалар.
42. Бір түрдегі ұйымдық-басқару құжаттамасының сақтау бірліктерін құру барысында, құжаттар атына құжаттардың атауы көпше түрде қысқа нөмірлері қойылып беріледі.
43. Іс түрін немесе құжаттың түрін белгіліген соң, атына іске кірген құжаттардың авторы көрсетіледі. Егер құжаттың авторы қызметі барысында түзілген ұйым болып табылған жағдайда, істің атында ұйымың аты түсіп қалады немесе жалпы түрлік атауы беріледі (комитет, сот, комиссия және тағы сол сияқты).
44. Егер көрсетілген күн оқиға мен болған факті арасындағы тарихи байланысты көрсететін және құжаттардың нақты мазмұнын түсіну үшін қажет болса, құжатта баяндалған күн тақырыпта көрсетіледі.
45. Егер іс бір құжаттан тұратын болса, онда тақырыбында құжаттың түрі, кімнен келгені, кімге бағытталғаны, уақыты және қысқаша мазмұны көрсетіледі.
46. Жоспарлар мен есеп берулерден тұратын сақтау бірліктерінде құжаттар атауында жоспар жасалынған жыл (кезеңі) немесе есеп берілген жыл (кезеңі) көрсетіледі.
Статистикалық есептері бар сақтау бірліктерінің атауы, статистикалық есептілік нысанының нөмірін көрсетумен жасалады.
47. Тақырыпқа енгізілген зерттеу арқылы тақырып түзуші белгілеген деректер (тегі, аты, әкесінің аты, жергілікті жердің атауы, ұйымның атауы және тағы басқа) төртбұрышты жақшаға алынады.
48. Істің құжаттарын бейнелеу барысында, олардың көшірмелігі көрсетіледі. АҚҚ бейнелеу барысында, олардың түпнұсқасы немесе көшірмелігі белгіленеді және көрсетіледі.
49. Ресми құжаттардың түпнұсқа екендігін көрсететін белгілер:
1) ұйымның ресми бланкы, лауазымды тұлға қолының қойылуы, ұйымның мөрі, құжаттың датасы және есепке алу нөмірі және сол сияқты;
2) жеке тектік құжаттар үшін – оның қолтаңбасымен жазылуы немесе құжат иесінің қолының бар болуы.
50. Егер түпнұсқалық туралы мәліметтер атауында көрсетілген бір құжатқа (құжаттар бөлігіне) қатысты болса, түпнұсқалық туралы нұсқаулар құжаттың (құжаттардың) сипатынан кейін жақша ішінде кішкентай әріптермен жазылады.
51. Істе құжаттардың түпнұсқалығы немесе көшірмесі жазба әріптерімен атаудан соң жазылады. Егер, атауында көрсетілген бір немесе бірнеше құжаттар ғана көшірме болып табылатын болса, атауында олардың көшірме екендігі көрсетілген құжаттан (құжаттардан) кейін жақша ішінде кішкентай әріптермен беріледі.
Егер істегі құжат (құжаттар) аннотацияланатын болса, түпнұсқа немесе көшірме туралы мәлімет аннотациядан соң жазба әріптерімен беріледі.
52. Егер істе аса құнды бірақ толығымен сақталмаған құжаттар болған жағдайда, олардың толықтығының дәрежесі көрсетіледі: «үзінді», «жекелеген парақтар», «басы жоқ», «соңы жоқ» және сол сияқты.
53. Аталған құжаттар түріне (әртүрлі құжаттарға) жаңғырту ерекше болған жағдайда немесе мазмұнын сипаттау үшін принципті мәні болған жағдайда құжаттар үшін жаңғырту тәсілі көрсетіледі.
Құжатта жаңғырту әдісін көрсету үшін мына терминдер қолданылады: «қолжазба», «қолтаңба», «машинкаға басылған», «баспа», «гектограф», «стеклограф» және басқалары.
54. Егер істің сыртқы ерекшелігі мұрағат қорындағы құжаттардың көпшілігінен ерекшеленетін болса, оны баяндау барысында сол ерекшеліктері көрсетіледі. Істер мен құжаттардың сыртқы ерекшелігіне мыналар жатады:
1) ерекше жазба материалы (пергамент, жібек және сол сияқты);
2) мұқабаның және тысының ерекше материалы (былғары, бедерлі мата және сол сияқты);
3) мұқабадағы безендіру, мәтіндегі иллюстрациялар немесе безендірулердің бар болуы;
4) мұрағат қорының құжаттарының тілінен ерекшелеп тұратын құжаттардың тілі;
5) мөрлер;
6) қосымша қағаздар, маталар үлгісінің және тағы сол сияқтылардың бар болуы;
55. Толықтық дәрежесі туралы, жаңғырту әдісі туралы, құжаттың ішкі және сыртқы ерекшеліктері туралы деректер атаудан соң келтіріледі және аннотация жаңа жолдан басталады.
56. Жазбаша және санмен жазылған толық мерзімі (күні, айы, жылы) нормативтік құқықтық актілерде, шығармашылық құжаттарда, құқық және азаматтардың заңдық қызығушылықтарына қатысты құжаттарда, қаржылық құжаттарда, бір мәселе бойынша істе, сонымен қатар мерзімін көрсету өте маңызды болып табылатын құжаттарда (баяндамаларда, үнпарақтарда, стенограммаларда, хаттарда және сол сияқты) көрсетіледі.
57. Істі құрап тұрған құжаттардың соңғы мерзімін айқындау үшін төмендегілерді ескеру қажет:
1) істің бастапқы мерзімі болып ең алғашқы құжаттың құрылған (тіркелген) күні болып табылады, ал соңғысы болып – ең соңынан құрылған (тіркелген) құжаттың күні болып саналады;
2) декреттер, жарғылар, шарттар, қаулылар, бұйрықтар, өкімдердің және сол сияқты мерзімі, қол қойылған күні көрсетіледі, егер құжаттарда мерзімі көрсетілмеген болса жарияланған уақытының мерзімі немесе қызметке енген күннің мерзімі жазылады;
3) бағдарламалар, жоспарлар, шығындар есебіне, штаттық кестелерге, есептерге және сол сияқтыларға соңғы мерзімі қойылмайды;
4) егер істе құжаттардың қосымшасына істегі құжаттан бұрын мерзім қойылған болса, онда мерзімі жаңа жолдан: «...жылдың құжаттары бар» деп жазылады;
5) егер іс кітаптар мен журналдардан тұратын болса, олардың соңғы мерзімі етіп алғашқы және соңғы жазба алынады;
6) егер іс түпнұсқасынан кейінірек жасалған немесе қортүзуші жұмысы үшін алған көшірген құжаттардан тұратын болса (мысалы, редакцияның мұрағат қорынан, әртүрлі комиссия және сол сияқты) соңғы мерзім болып көшірме дайындалған күн болып табылады (түпнұсқаның мерзімі атауында көрсетіледі);
7) егер іс бір ұйымда басталып, екінші ұйымда аяқталған болса, үш мерзім көрсетіледі: бірінші ұйымның іс жүргізуінде басталған іс, екінші ұйымға келіп түскен мерзім және соңғы ұйымның іс жүргізуінде аяқталған іс (бірінші және екінші мерзім бөлшек ретінде көрсетіледі);
8) егер істе революцияға дейінге және кеңес кезеңіндегі құжаттар болса, соңғы мерзімге екі кезеңнің де мерзімі кіргізіледі;
9) мерзімін көрсетер кезде бірінші күні, айы, жылы көрсетіледі.
58. Мерзімдерді құжат мерзіміндегі стильді бұзбай отырып көрсету керек (басқа стильге аудармай). Тек төмендегілер өзгереді:
1) ескі стильді жаңа стильге ауыстыру кезеңіне жататын құжаттары бар істер, яғни 1918 жылдың 14 ақпаны мен 1 шілде арасы, оларға екі мерзім көрсетіледі. Бірінші жаңа стильдегі мерзім көрсетіледі, одан соң жақшаның ішінде ескі стильдегі мерзім көрсетіледі;
2) егер істегі құжаттар ескі стильді жаңа стильге ауыстырғанға дейін құрылған болса және халықаралық маңызы болса, онда оған екі стиль бойынша мерзімі қойылады, кейін жақшаның ішінде жаңа стильдегі мерзімі жазылады.
59. Егер істің толық мерзімі немесе олардың жеке элементтері құжат мағынасы анализі негізінде шамамен айқындалатын болса, өзгерістер келісіледі, ал мерзімі немесе жеке элементтері төртбұрышты жақшаға алынады. Толығымен анықталмаған толық немесе олардың жекелеген элементтерінің соңына сұрау белгісі қойылады.
60. Анықталған АҚҚ тізімін топ мүшесі әр тоқсаннын соңғы айының 20-на дейін АҚҚ, аса құнды сақтау бірліктеріне (одан әрі - АҚСБ) жасалған аннотациялармен қоса ғылыми-анықтамалық аппарат және құжаттарды пайдалану бөлімінің бастығына тапсырады.

7. Аса құнды құжаттарды талқылауға салу тәртібі.

61. АҚҚ анықтау жұмыстары қағидаттарының талаптарына сәйкес топ мүшелері анықтаған АҚҚ жатқызуға болатын құжаттар әр тоқсан сайын топтың отырысында талқыланады. Ол үшін ғылыми-анықтамалық аппарат және құжаттарды пайдалану бөлімінің бастығы әр жұмыс топ мүшесінің тоқсан соңында тапсырған қорытынды тізімдерін, атқарылған жұмыстары туралы акттерін (№6 қосымша) жинақтайды, әр тоқсанның соңғы айының 25-не дейін топ мүшелерінің отырысын ұйымдастырады.
Талқылау нәтижесінде анықталған құжаттардың ішінен көпшілік дауыспен АҚҚ жатқызылатын құжаттардың, сақтау бірліктерінің тізімі бекітіледі, отырыстың хаттамасы рәсімделеді.
62. Топ жұмысының құжаттарын рәсімдеу топтың басшысының тапсырмасы бойынша ғылыми-анықтамалық аппарат және құжаттарды пайдалану бөлімі мамандарының біреуіне жүктеледі. Жылына топтың 4 отырысы өтуі тиіс. Соңғы отырыста есепті жыл ішінде анықталған АҚҚ нақты тізімі бекітіледі.
63. Есепті жылдың 15-ші желтоқсанына дейін ғылыми-анықтамалық аппарат және құжаттарды пайдалану бөлімінің бастығы талқылау нәтижесінде белгіленген АҚҚ бар сақтау бірліктерінің тізімдемелері (номерліктері) дайындалады (№7,8,12,13 қосымшалар).
64. АҚҚ, АҚСБ тізімдемелері (нөмірліктері) (одан әрі – тізімдемелер, нөмірліктер) АҚҚ анықтау жұмыстарымен толықтай қамтылып, осы жұмыстар аяқталған қорлар бойынша ғана жасақталады.
65. Аталған тізімдемелер (нөмірліктер) осы ұсыныммен бекітілген тәртіпте дайындалады.
66. Дайындалған тізімдемелер (нөмірліктер) мен АҚҚ аннотацияларын ғылыми-анықтамалық аппарат және құжаттарды пайдалану бөлімінің бастығы мұрағаттың сараптау комиссиясының отырысына есепті жылдың 25 желтоқсанына дейін енгізеді, онда барлық анықталып ұсынылған АҚҚ, АҚСБ тізімдемелері (нөмірліктері) талқылауға салынады.
67. Талқылау нәтижесінде мұрағаттың сараптау комиссиясы АҚҚ тізімін белгілейді, АҚҚ мен АҚСБ тізімдемелерін мақұлдайды және мұрағат басшысының бекітуіне ұсынады.
68. Мұрағаттың сараптау комиссиясымен ұсынылған және мұрағат басшысымен бекітілген АҚҚ тізімдемелері (нөмірліктері) мен АҚҚ аннотациялары мұрағаттың сараптау комиссиясының хатшысымен есепті жылдың 30 желтоқсанына дейін Батыс Қазақстан облысы мұрағаттар және құжаттама басқармасының эксперттік-сараптау комиссиясының кезекті отырысына келісуге ұсынылады.
69. Құжаттарды АҚҚ жатқызу Батыс Қазақстан облысы мұрағаттар және құжаттама басқармасының эксперттік-сараптау комиссиясының шешімі негізінде жүзеге асырылады және белгіленген тәртіпте есепке алу құжаттарымен беркітіледі.

8. Аса құнды құжаттардың, сақтау бірліктердің тізімдемелерін (нөмірліктерін) дайындау тәртібі

70. Тізімдемелер (нөмірліктер) әр қордың барлық тізімдемелерін қамти отырып бір рет жасалады.
71. Тізімдеме осы ұсынымның №7,12,13 қосымшаларына сәйкес рәсімделеді. Тізімдеме дайындау тәртібі жалпы мұрағаттық құжаттарға дайындалатын тізімідемелердің тәртібімен ұқсас келеді.
Тізімдемеде сақтау бірліктерінің алдыңғы есепке алу нөмірлері сақталып қалады.
72. Тізімдеме сақтау бірліктерінің баяндау мақаласынан, қорытынды жазбалардан, куәландыру парағынан және тізімдеменің анықтамалық аппаратынан тұрады.
73. Тізімдеменің анықтамалық аппаратына төмендегілер кіреді:
1) титулдық парақ (№11 қосымша). Істердің мұрағат тізімдемесінің титулдық парағында төмендегі мәліметтер кіреді:
мұрағаттың толық атауы;
құжат мұрағаттық тізімдемесіне енген мерзімге жататын хронологиялық реттілікпен ұйымның ресми атауы ретінде жазылатын қортүзушінің барлық қайта атауларымен қоса мұрағат қорының атауы, барлық бағынушылардың өзгерген және қысқартылған атаулары (жақшаның ішінде);
мұрағат қорының нөмірі;
мұрағат тізімдемесінің нөмірі (мұрағат қорының парағы бойынша);
мұрағат тізімдемесінің атауы;
мұрағат тізімдемесіне енгізілген құжаттардың соңғы мерзімі. Егер мұрағат тізімдемесіне үзіліспен бірнеше жылдың ісі енгізілген болса, титулдық парақта құжаттары бар жылдар ғана көрсетіледі;
2) мазмұны. Мазмұнында мұрағат тізімдемесінің ісіне және анықтамалық аппарат бөліміне мыналар аталып шығады: алғы сөз, барлық бөлімінің, бөлімшелерінің, мұрағат тізімдемесіне енгізілген істегі басқа да ұсақ топтардың қысқартылған атауларының тізімі, көрсеткіштер, шифрлар аударма сызбаларының қарсысына тізімдеменің сәйкес парақтарының нөмірлері қойылады;
3) алғы сөз. Алғы сөз істер, құжаттар тізімдемесінің әрбіріне немесе мұрағат қорындағы барлық тізімдемелерге жалпы жасалады. Алғы сөзде заң шығарушы көздерге және қор құжаттарына сілтеме көрсете отырып қортүзушінің қысқаша тарихы жазылады.
4) қысқартулардың тізімі. Қысқартулар тізімін жасау – істердің мұрағаттық тізімдемесін және анықтамалық аппаратты бірізділендіру, оның көлемін азайту үшін қажет. Қысқартулар тізімі сипаттамасында қысқарған сөздер болған жағдайда жасалады. Қысқартулар алфавиттік реттілікпен орналастырылады, сол жағында – қысқартылған сөз, сызықша, түсіндірме. Тізімге жалпыға мәлім қысқартылған сөздер кірмейді. Қысқартуларды өздігінен жасауға рұқсат етілмейді;
5) көрсеткіштер. Мұрағаттық тізімдемелердің ақпараттылығын арттыру мақсатында көрсеткіштер жасалады. Ғылыми айналымның құрамына кіретін, басқа қор иелерінің құжаттары бар мұрағат қоры, белгілі бір қортүзушінің құжаттарын іздеуді қамтамасыз ету мақсатында арнайы қордың көрсеткіштерін жасау қамтамасыз етіледі. Онда мұрағат қорының аты мен нөмірі көрсетіледі және сол мұрағат қорына жататын істердің нөмірлері жазылады. Тиісті көрсеткіштер істер жататын мұрағат қорындағы мұрағат тізімдемесінің алғы сөзіне де жазылады;
6) мұрағат шифрларының аударма кестесі (тізімдемені қайта жасаған уақытта).
74. Егер тізімдемеде мұрағаттық құжаттардың көптеген бөлігі (50 пайыздан астам көлемінде) аса құнды болып саналатын болса, аса құнды құжаттардың, істердің жеке тізімдемесі жасалмай, алдыңғы тізімдеме көшіріледі. Бұл жағдайда оған №8 қосымшаға сай нөмірлік жасалады.
75. Қорытынды жазбада тізімдемеге немесе нөмірлікке енгізілген аса құнды сақтау бірліктерінің жалпы саны көрсетіледі. Барлық сақтау бірліктері көшіріліп біткен соң берілген тізімдеме немесе нөмірлікке: «Барлық сақтау бірліктері/есепке алу бірліктері көшірілді, уақыты, қызметі, қолы» көрсетіледі.
76. Тізімдеме үш данада жасалады.

9. Аса құнды құжаттарды анықтау жұмыстары бойынша есеп беру тәртібі.

77. Мұрағатта АҚҚ анықтау жұмыстары перспективті жоспарының орындалуына және жұмыстың жәй-күйіне есептер мен зерттеулер жүргізілуі тиіс.
Ол үшін ғылыми-анықтамалық аппарат және құжаттарды пайдалану бөлімінің бастығы төмендегі есеп нысандарын жүргізуді қамтамасыз етеді:
1) АҚҚ анықтау жұмыстарының перспективті жоспарының орындалуы туралы еркін нысандағы мәтіндік сараптау – жыл сайын;
2) АҚҚ анықтау жұмыстары перспективті жоспарының орындалуы туралы №10 қосымшаға сәйкес жылдық сандық есеп – жыл сайын;
3) АҚҚ анықтау жұмыстарының ағымдағы жағдайын есепке алу журналы (№11 қосымшаға сәйкес) – тұрақты.

10. Қорытынды ережелер.

78. Батыс Қазақстан облысы мұрағаттар және құжаттама басқармасымен келісілген АҚҚ заңнаманың талаптарына сәйкес мемлекеттік есепке алынады, оларға тиісті мемлекеттік есеп нысандары рәсімделеді.
79. Батыс Қазақстан облысы мұрағаттар және құжаттама басқармасымен келісілген АҚҚ заңнаманың талаптарына сәйкес сақталады және оларға қатысты тиісті сақтылығын қамту шаралары қолға алынады.
80. Жоғарыда аталған АҚҚ қатысты есепке алу, сақтау және сақтылығын қамтамасыз ету тәртібі бөлек «Мұрағаттық құжаттарды есепке алу ережесі мен сұлбасымен» реттеледі.

11. Қолданылған әдебиеттер тізімі.

81. Осы ұсынымды дайындау барысында төмендегі әдебиеттер қолданылды:
1) Қазақстан Республикасының 1998 жылғы 22 желтоқсандағы «Ұлттық мұрағат қоры және мұрағаттар туралы» №326-1 Заңы;
2) Қазақстан Республикасы Үкіметінің 1999 жылғы 7 қазандағы «Қазақстан Республикасының Ұлттық мұрағат қоры туралы ережені бекіту туралы» №1538 қаулысы;
3) Қазақстан Республикасы Үкіметінің 2002 жылғы 28 мамырдағы «Құжаттар көшірмелерінің мемлекеттік сақтандыру қоры туралы ережені бекіту туралы» №578 қаулысы;
4) Қазақстан Республикасы Үкіметінің 2011 жылғы 26 желтоқсандағы «Ұлттық мұрағат қорының құжаттарын, басқа да мұрағат құжаттарын мемлекеттік және арнаулы мемлекеттік мұрағаттардың толықтыруы, сақтауы, есепке алуы мен пайдалануы қағидадаларын бекіту туралы» №1604 қаулысы;
5) Қазақстан Республикасы Үкіметінің 2006 жылғы 30 қарашадағы «Қазақстан Республикасының мұрағат ісі мен құжаттама жүйелерін дамытудың 2007-2009 жылдарға арналған бағдарламасын бекіту туралы» №1153 қаулысы;
6) Қазақстан Республикасы Мәдениет, ақпарат және қоғамдық келiсiм министрлiгi Мұрағаттар мен құжаттаманы басқару жөніндегі комитеті төрайымының 2000 жылғы 11 тамыздағы «Қазақстан Республикасының Ұлттық мұрағат қоры құжаттарының орталықтандырылған мемлекеттiк есебi туралы нұсқауды бекiту жайлы» №47 бұйрығы;
7) www.ogugauo.ru/attachments/article/117/ocd.doc‎

Батыс Қазақстан облысының мұрағаттар және
қужаттама басқармасы «Батыс Қазақстан
облысының  мемлекеттік мұрағаты»
мемлекеттік мекемесінде аса құнды
құжаттарды анықтау бойынша 
әдістемелік ұсынымдарына
№13 қосымша

Аса құнды фотоальбомдер тізімдемесінің нысаны

 Жиыны тізімдеме бойынша  _____________________________________  іс,
                                                                 (санмен және жазумен)

олардың ішінде ____________________________________көшірме жасалды.

Ғылыми-анықтамалық аппарат
және құжаттарды пайдалану
бөлімінің меңгерушісі                         _____________        _________________
                                                                   (қолы)                     (Тегі, аты-жөні)

_____________
     (Күні)

Келісілді
СТК ___________________
(мұрағаттық органның,
_____________________
мұрағаттың атауы)
_______________  № ____ хаттамасымен

* Белгіленген тәртіппен тізімдемеге титулдық парақ жасалады.