«Қорлар тізімі, тізімдемелер, істер және құжаттар тізілімі» электрондық мәліметтер қорын жасақтау және толықтыру жөніндегі әдістемелік ұсынымдар

Қалыпты көшіру

Ұсынымдарды көшіру

«Қорлар тізімі, тізімдемелер, істер және құжаттар тізілімі» электрондық мәліметтер қорын жасақтау қалыбы Microsoft Office Access 2003 арқылы біздің мұрағат қызметкерлерінің өз күшімен дайындаған жасақталымы болып табылады және мемлекеттік мұрағаттар қызметкерлері мен ведомстволық мұрағаттар мұрағатшыларының қолдануларына ұсынылған.

Мәліметтер қорының мақсаты мен бағыты – қағаз түріндегі мұрағаттық құжаттар мен ғылыми-анықтамалық аппаратты электрондық нұсқаға көшіру.

Бұл қорда мұрағаттың төмендегі төрт негізгі қорларын өзара байланыстырып құрып оларды толықтыру көзделді:

- «Қорлар» (мұрағаттық қорлар атауларының тізілімі);

- «Тізімдемелер» (мұрағаттық сақтау бірліктері тізімдемелері атауларының тізілімі);

- «Істер» (мұрағаттық істер атауларының тізілімі);

- «Құжаттар» (құжаттардың ішкі электрондық тізімдемелері).

Қағаз түріндегі мұрағатты электрондық нұсқаға көшірудің көптеген артықшылықтары бар:

1. Құжаттармен жұмыс барысында шапшаңдық;
2. Сенімділік пен ұзаққа төзуі;
3. Көппайдаланушы тәртіп;
4. Дистанциялық қол жеткізу;
5. Болашақта кез келген бағдарламалық жасақтамалармен біріктіру мүмкіндігі;
6. Түпнұсқалардың сақталуы мен мұрағатшылардың жұмыс гигиенасының жақсаруы.

Мәліметтер қорын толықтай толтырған жағдайда ондағы мәліметтерді болашақта автоматтандырылған каталогтар, электрондық тізімдемелер мен жолсілтерлер жасауда пайдалануға болады.

«Қорлар тізімі, тізімдемелер, істер және құжаттар тізілімі» электрондық мәліметтер қорын жасақтау және толықтыру жөніндегі әдістемелік ұсынымдарда» аталған мәліметтер қорының функциялары, бағыты, мүмкіндіктері, оны толықтыру қағидаттары, құрылымы мен тәртібі және оған енгізілген ақпараттың сақталуын қамтамасыз ету жөніндегі шаралар туралы сипатталған.