Мекеменің істер номенклатурасын тексеру жөніндегі электрондық қалыбын пайдалану бойынша әдістемелік ұсынымдар

Қалыпты көшіру

Ұсынымдарды көшіру

Мекеменің істер номенклатурасын тексеру жөніндегі электрондық қалыбы Microsoft Office Excel 2003 арқылы біздің мұрағат қызметкерлерінің өз күшімен дайындаған жасақталымы болып табылады.

Істердің номенклатурасын тексеру қалыбы мекемелердің істер номенклатурасындағы  әр істің атауы бойынша таңдалған тармақтар нөмірлері, сақтау мерзімдері мен  мазмұндарын үлгілік істер тізіліміндегі оларға сәйкесті тармақтар нөмірлері, сақтау мерзімдері мен  мазмұндарымен салыстыруды автоматтандырылған түрде жүргізу және тексеру барысында сәйкессіздіктерді анықтау үшін арналған.

Бұл қалып Батыс Қазақстан облысы мемлекеттік мұрағатының ведомстволық мұрағаттармен жұмыс бөлімі мен филиалдар қызметкерлеріне арналады. Сонымен қатар, жергілікті атқарушы орган сараптау-тексеру комиссиясының мүшелері де қолана алады.

Бұл қалыпты пайдалану бірнеше артықшылықтарға ие:

1) Сақтау мерзімдеріндегі қателіктерді автоматты түрде анықтауға мүмкіндік береді;

2) Сақтау мерзімдеріндегі қателіктерді автоматты түрде анықтаған кезде бір номенклатуралық бетте үлгілік тізбеге сай қандай сақтау мерзімі болу керектігін көрсетеді;

3) Үлгілік тізбеде жоқ номенклатурадағы пункт нөмірлерін  автоматты түрде анықтайды;

4) Пункт нөмірі мен сақтау мерзімін дұрыс жазу бір номенклатуралық бетте үлгілік тізбеге сай  істің тақырыбын шын мәніндегі номенклатура бойынша істің тақырыбымен салыстыруға мүмкіндік береді;

5) Пункт нөмірі мен сақтау мерзімін дұрыс жазу бір номенклатура бетінде тізбенің қай тарауына осы пункттің кірістірілгенін және осы нақты жағдай таңдауына сәйкестілігін анықтайды;

6) Ұйымның істер номенклатурасын тексеру кезінде қағаз мәліметтері мен қолмен іздеуге деген қажеттік жойылады, барлық іздеу операциялары мен қалыптағы мағына алмастыру автоматты түрде жүзеге асады.

Мекеменің істер номенклатурасын тексеру жөніндегі электрондық қалыбын пайдалану бойынша әдістемелік ұсынымдарда оны пайдалану негіздемелері, оның функциялары, бағытталуы мен мүмкіндіктері, онымен жұмыс істеу тәртібі мен қағидаттары, фотосуреттері бар қолдану жөніндегі толық нұсқаулығы келтірілген.